top of page
  • תמונת הסופר/תשגית סלמון

החלפת מערכת לניהול ידע –הכח לעשות את השינוי

עודכן: 12 בדצמ׳ 2022

ארגונים נוהגים מעת לעת להחליף מערכות לניהול ידע, כשם שאדם פרטי נוהג להחליף סמארטפון, רכב, דירה... הסיבות לכך מגוונות: מערכת שהתיישנה ואינה נתמכת טכנולוגית, הצורך בחדשנות והישארות בקדמת הטכנולוגיה, החלפת מערכת במקום שינוי גדול במערכת הקיימת ועוד.

ההחלפה (או שדרוג... או הסבה...), גם אם כתוצאה מאילוץ וגם כחלק מתהליך טבעי בארגון, מהווה הזדמנות לבצע איתור צרכים מחודש, תהליך שאמור להתבצע גם בשגרה, אך לעיתים נזנח.

בשנים האחרונות ליוויתי, ואני עדיין מלווה, פרוייקטים רבים מעין אלה. בהסתכלות לאחור, השונות ביניהם גבוהה.

לכאורה, כולם החלו בנקודת פתיחה זהה - אנחנו משדרגים: את הפורטל, את האתר, את מנהלת הידע... בפועל, כל שדרוג נובע מצורך אחר (לא תמיד צורך טכנולוגי), ומצריך, לפיכך, תהליך אחר ועקרונות מנחים אחרים.

קחו לדוגמה ארגון גדול שהטמיע מערכת טכנולוגית חדשה, ונמצא בימים אלה בעיצומה של הסבת כל הידע מהמערכת הישנה, שאינה נתמכת עוד. המערכת הישנה מכילה אתרים מקצועיים ויחידתיים רבים, ובראשם מנהלי אתרים מן היחידות השונות בארגון. מנהלי האתרים בארגון לא בחרו בשינוי, אך מחוייבים לו. תחום ניהול הידע הארגוני משקיע משאבים רבים בתהליך ההסבה, הכולל טיוב הידע הקיים, אפיון מחדש של האתרים, בנייתם, הזנת תכנים, הדרכת מנהלי האתרים ותמיכה שוטפת בהם והעברת מקל מסודרת. מנהלי האתרים הם שותפים מלאים לתהליך: הם מטייבים את הידע הקיים, מאשרים את רשימת נושאי האתר (עץ תכנים), מעבירים בקשות לשינויים במבנה ומתנסים בעבודה על האתר. רק לאחר כל אלה, כאשר יש הסכמה משותפת, האחריות עוברת אליהם.

מהם הדגשים בתהליך?

  • לוחות זמנים קצרים

  • טיוב ותיקוף ידע (לא הכל עובר)

  • עבודה בשיתוף פעולה עם מנהלי האתרים

  • אפיון בזק, המתבסס בעיקר על הקיים, אך עדיין מצריך מתן ערך מוסף הן מבחינת נראות והן מבחינת יכולות

בארגון אחר מקימים מחדש את מנהלת הידע. שינוי ארגוני והיעדר מענה הולם של מנהלת הידע הקיימת, הביאו לצורך בשדרוג. השינוי מלווה, אמנם, בהחלפת מערכת, אולם תהליך איתור צרכים שבוצע, מצביע על כך שהקושי העיקרי היום הוא בתוכן: קשה לאתר את הידע, פריטי הידע ארוכים ומורכבים, ואינם מוצגים בתבניות ולכן קשה להשתמש בהם. בארגון זה, יבוצעו תיקוף ובדיקת שימושיות עם משתמשים פוטנציאליים, וזאת כדי לוודא שהקונספט שהוגדר אכן מתאים לצרכים שאותרו.

מה הדגשים בתהליך?

  • שיתוף משתמשים פוטנציאליים בתהליך האפיון וכתיבת התכנים

  • הגדרת עץ הידע (הנגשה חיצונית)

  • כתיבה מחדש של כל פריטי הידע

  • עבודה לפי תוכנית הסבה

  • הכשרה וליווי של כותבי התוכן

בארגון נוסף מקימים מחדש פורטל מקצועי. המשתמשים מתלוננים על מנוע החיפוש בפורטל הקיים- קשה להגיע אל הידע, הידע המוצג אינו מאורגן, ויש הצפה של ידע לא רלוונטי. הפורטל יוקם על מערכת חדשה, שבה יינתן דגש על מספר דרכי חיפוש. גיבוש הפיתרון והמחשתו מבוצעים בצורה הדרגתית, ומבשילים ככל שהתהליך מתקדם. באופן זה, הפערים בין ציפיות המשתמשים לבין הפיתרון המוצג להם הולכים וקטנים.

מה הדגשים בתהליך?

  • הגדרת סוגי ידע ונושאים מקצועיים לפי תפקידים ותחומי עיסוק

  • טיוב ותיקוף הידע הקיים

  • קיטלוג מחדש של כל הידע

  • תיקוף חוזר ונשנה של הפיתרון המתגבש

לסיכום: לעיתים, השינוי הנדרש אינו בדמות החלפת מערכת, אך אין לנו המוטיבציה והמשאבים לבצעו. המנוע לביצוע השינוי הוא החלפת המערכת, ואז, כחלק ממהלך כולל, קל יותר לגייס משאבים ומוטיבציה. הדגש הוא ההזדמנות לבצע התאמה לצורך, ואת ההזדמנות הזו, השתדלו לנצל.


Comments


bottom of page