top of page
  • תמונת הסופר/תד"ר מוריה לוי

ניתוח צרכים מוכוון תהליכים

עודכן: 8 בדצמ׳ 2022

בעולם הבינה העסקית (BI), כמו גם בעולם ניהול הידע (KM), אנו נתקלים, פעמים רבות בקשיי הטמעה. ברור לכולנו שהאמרה "אם זה טוב, הם כבר יבואו" הנה בגדר מיתוס, וברור לכולנו שנדרש תהליך הטמעה. יתר על כן, אנו כבר יודעים שכדאי לשלב את תוצרי הפעילות (הנתונים, המידע והידע) ולעוגנם בתהליכי עבודה קיימים. הכיצד? אם יש לנו דו"ח של מצב תזרים מזומנים של חברה ובעיות שהיו בתזרים, הרי שנשלבו, בין היתר, ליד בקשה חדשה להלוואה של החברה. אם יש לנו לקחים מפרויקט, הרי שנעגן את תהליך בדיקת הלקחים עברו בתוכנית העבודה של פרויקט חדש. וכו'. כאן אנו מבקשים ללכת צעד קדימה: מלכתחילה, לנתח את צורכי הדו"חות הניהוליים, צורכי הנתונים, המידע והידע, מנקודת מבט תהליכית. לבחור נתונים, מידע וידע שיוצגו למשתמש, הממוקדים בתהליכי עבודה מוגדרים שם אנו יודעים שהם נדרשים להם לצורך קבלת החלטות. לא לצאת מהתכנים אלא לצאת מהתהליכים. ללכת הפוך; או אולי בעצם, ללכת ישר. כדי להגדיר את התכנים הרצויים אנחנו נעזרים במשולש הזהב: התכנים יכללו שלוש קטגוריות: 1. תוכן תומך מטרה- עונה על חסר, והבאתו תסייע למנהלים בהגעה טובה יותר ליעד. 2. תוכן מזמין- שיגרום למנהלים לבוא ולהסתכל. 3. תוכן של מצאי- תוכן שכיום מובא למנהלים בדרך אחרת, ובם עושים בו שימוש, ונכון שיהיה משולב בתכנים החדשים. הנקודה החשובה הראשונה הנה שהתוכן תומך המטרה יהיה העיקר, ואילו התוכן המזמין ותוכן המצאי יהיו רק נלווים לו. אם לא כן, תתמצה פעילותנו בארגון וסידור קיים, אך נתקשה להציג שיפור עסקי אמיתי. נתמקד בתוכן תומך המטרה: כדי להביא תוכן שכזה, עלינו להבין היכן קיימים כיום פערים; היכן הרצוי והמצוי אינם קרובים דיים. אם יש לנו תהליך מכירה ואנו מצליחים ברוב ניכר מהמקרים בהשגתו, הרי שהתועלת מהבאת נתונים ומידע תומכי מכירה, יכולה להיות שולית. עלינו להתמקד קודם כל בעיקר: בחסר. בירור החסר נכון שיהיה בהסתכלות תהליכית. נראיין ונצפה בעבודתם של בעלי התפקידים ונפרוש את התהליכים המרכזיים. נשאל את המרואיינים באילו תהליכים קיימים הפערים המשמעותיים יותר היום (החלטות לא טובות דיין או אי קבלת החלטות) ונבחן לכל אחד מהתהליכים דנן: א. מהן ההחלטות הקשורות לתהליך עבודה זה. ב. היכן אנו מייצרים תכנים חדשים תוך כדי התהליך. לכל אחד מהשניים נבחן את הנתונים, המידע והידע התומכים: מהם הנתונים שאם נביאם למשתמש, יסייעו בידו בקבלת החלטה טובה יותר? אילו תכנים ראוי לקרב אליו כדי לקצר ולשפר את התכנים החדשים הנוצרים? ושאלות נוספות דומות. התכנים שיוצפו מייצגים את הצרכים; הם מייצגים את התכנים, שאם נציגם למנהל, בעת ביצוע התהליך, יקל בידו לקבל החלטה, או לקבל החלטה טובה יותר. אך זהירות! אחת הבעיות שלנו במה ה- 21 בכלל, וכאן בפרט, הנה הצפה. הצפה של נתונים; הצפה של דו"חות; הצפה של תוצאות Google ועוד. שם המשחק הנו, ללא ספק, מיקוד: מיקוד בבחירת תהליכי העבודה בהם נתמוך בכל שלב; מיקוד של התכנים מהסוגים השונים שכדאי להציף לכל תהליך; מיקוד של מה שנציג בכל דו"ח. דו"ח אחד בלבד יכול להיות מקיף, מלא נתונים ובסופו של דבר, מבלבל יותר מאשר עוזר. כמובן שצריך להיזהר ממיקוד יותר, ולמצוא איזון. אך לעיתים, עדיף פחות מאשר יותר. גם זול יותר ומהיר יותר להקים, אך בעיקר מחייב אותנו להתמקד ולחשוב באמת מה נכון להביא לפתחו של המנהל. וטיפ קטן ליישום: היעזרו בטבלה בה רושמים את התהליכים, התכנים והתעדוף (לפיו ממקדים). ניתן לראות כך את התמונה הכוללת ולמקד במידה הראויה. קל יותר להטמיע שימוש בנתונים, מידע וידע אלו. הם נבנים סביב תהליכי עבודה, ולכן קל לרכזם בתפריטים הקשורים כל אחד לתהליך מוגדר. למשתמש קל להתמצא בתכנים, כאשר הם מאורגנים סביב שמות תהליכים המוכרים לו. אז יש סיכוי רב יותר, שבשעת אמת, כאשר הוא עובד על מוגדר, הוא זוכר שם תפריט בדיוק כשם התהליך, ואכן הוא יכנס למסך המתאים ויעשו שימוש בתוכן שהוצע. תכנים שנבנים סביב צרכים ותהליכים, נוחים יותר לשימוש, אך בעיקר, מועילים יותר. פשוט, אבל עובד.


Comentarios


bottom of page