top of page
  • תמונת הסופר/תסיוון ערער ראובן

עקרונות לניהול ידע בצבא ארה"ב

עודכן: 30 בינו׳ 2023

צבא ארה"ב, המנהל ידע מזה מספר שנים, פרסם לאחרונה 12 עקרונות לניהול ידע על-פיהם הצבא צריך להתנהל. עקרונות אלה אינם חדשים ואינם מפתיעים, הם מבוססים על עקרונות ניהול הידע שכולנו מכירים: תרבות – תהליך – טכנולוגיה (הערה: אנו מבססים את עקרונותינו גם על מימד התוכן), והם נכונים לרוב הארגונים.


אם-כן תשאלו, מה נוכל ללמוד מכך?

החידוש פה הוא בכך שצבא ארה"ב יצא במהלך שכזה: ריכז את אותם העקרונות, שם אותם "על הנייר", סיפק רציונל לכל עקרון והמליץ על דרכים ליישום. נחזור לצבא ארה"ב, למאמר ולעקרונות האמורים בו. אסטרטגיה צבאית ומבצעית תלויה בקבלת החלטות עקבית ומהירה בכל היחידות בארגון. חוסר וודאות ושינויים תכופים בסביבה הפוליטית והצבאית, מהווים אתגרים משמעתיים לצבא ארה"ב. בסביבה מורכבת כזו, אלה המחדשים, לומדים, מאמצים שינויים במהירות ונוהגים בהחלטיות, ישרדו בתחרות. צבא ארה"ב הינו ארגון מבוזר, ובעיניו אתגר ניהול הידע הוא ליצור את הקשר, החיבור בין אלה שיודעים לבין אלה שצריכים לדעת (know-why, know-what, know-how, and know-who) באמצעות יצירת סביבה משתפת בידע, אשר תביא להשגת מטרות ויעדי הארגון. יישום העקרונות תאפשר יצירת תרבות משתפת-ידע בצבא, בה ידע מועבר לרוחבו ולאורכו של הארגון לצורך השגת יעדיו. בצבא שבו רעיונות טובים מוערכים ללא התחשבות במקורותיהם, שיתוף ידע הופך למוכר, ידוע ומוערך, ובסיס הידע נגיש לכל מי שרלוונטי. להלן עקרונות ניהול הידע כפי שגובשו ע"י צבא ארה"ב:


מימד האנשים / תרבות

דרך יישום


רציונל


העקרון


פיתוח תוכניות לימודים ומתודולוגיות הדרכה לאימון ולחינוך הכוח ביכולת לניהול ידע בכל הדרגים של הצבא

יצירת תרבות של שיתוף בידע – על הצבא לחנך את הדור הבא של סוכני ניהול השינוי, כך שיבינו את עקרונות ניהול הידע ויוכלו להאיץ את השגת המטרות והיעדים של הצבא

יש להדריך ולחנך מובילי ידע, מנהלים ומנהיגים

.1

הקמת תחומי עיסוק בניהול הידע, בעלי תפקידים בתחום. החדרת יעדים ומדדים לניהול ידע ושילובם במערך המדידה הארגוני

מה שמתוגמל בארגונים – נעשה. תגמול מנחה התנהגות

יש לתגמל שיתוף ידע ולהפוך את קריירת ניהול הידע למתגמלת

.2

מנהיגים צריכים לשלב את עקרונות הליבה של שיתופיות עם התהליכים העסקיים והמש"א בהם הם עוסקים.

עקרונות הליבה של שיתופיות:

  1. אחריות אישית לספק מידע

  2. עידוד להשתתפות – יש לעודד חיילים ואזרחים להשתתף ולשתף בקהילות וירטואליות מבלי הצורך לקבל אישור מקדים

  3. קהילות שיתופיות המונעות ע"י המשתמשים עצמם מגדריות את עצמן, הן מתפתחות מעצמן ולכן הן מוצלחות יותר מאשר אלה המונעות ע"י ספקי הטכנולוגיה


סביבה שיתופית מעודדת יצירת רעיונות חדשים, הבנה ודרכים חדשות למימוש כוונות המפקדים

יש לייצר תורה לשיתופיות

.3

הבניית תהליכי העבודה היום-יומיים לכדי הזדמנויות למידה תקדם רכישת ידע חדש והעברתו. חשוב לקדם למידה קבוצתית במסגרות פורמאליות ולא-פורמאליות

למידה מתמשכת הינה חלק מהפעילות היום-יומית. זוהי למידה מהירה יותר וטובה גם ביכולת העמידה ובתוצאות המושגות אל-מול המתחרים

יש לנצל כל מפגש, בין פנים אל פנים ובין וירטואלי כהזדמנות להרכשת ושיתוף ידע


.4

לא כל ידע חשוב לתעד. חשוב להעריך את הידע בעל הערך הרב ביותר, לתעדו ולשתפו עם הגורמים הרלוונטיים

ידע נוטה להעלם. מחזור החיים של ידע אינו יכול להתחיל עד שאינו מתועד וערכו מוערך

יש למנוע אובדן ידע

.5

לא כל ידע חשוב לתעד. חשוב להעריך את הידע בעל הערך הרב ביותר, לתעדו ולשתפו עם הגורמים הרלוונטיים

ידע נוטה להעלם. מחזור החיים של ידע אינו יכול להתחיל עד שאינו מתועד וערכו מוערך

יש למנוע אובדן ידע

.6

מימד התהליך

דרך יישום

רציונל

העקרון

יש לאזן בין "צריך לדעת" לבין "צריך להגן". דורש ממובילי קהילות להגדיר נהלי אבטחת מידע אשר במסגרתם מידע נחשף רק למי שצריך אותו

מניעת גישה של מתחרים למידע קריטי וליבתי מאפשר לצבא ארה"ב ולשותפיו יתרון מוחלט בתקשורת והעברת מידע מעבר לגבולות הארגון ולגבולות ג"ג

יש להגן על נכסי מידע וידע ולאבטחם (הרשאות).

.7

על מנהיגים להטמיע בצורה יצירתית את השימוש במדיה דיגיטלית (וידאו/אודיו) במערכי ההדרכה כדי למנף את נכסי הידע של הצבא. מומלץ עד כמה שניתן להמיר ידע קיים למדיה דיגיטלית כזו, כדי לעודד את השימוש בו


הגדרת ההקשר והסיטואציה של תוכן המוצג במדיה דיגיטלית (וידאו/אודיו) כדי שניתן יהיה לשלבו עם מידע וידע על פעילויות מבצעיות ועסקיות


יש לשלב נכסי ידע בתהליכי עבודה קיימים ולאפשר גישה אליהם לכל מי שנדרש

.8

יש להיצמד לחוקים ולתהליכים העסקיים שהוגדרו ע"י הצבא וע"י משרד ההגנה.

עם זאת, יש להתאים ולפתח את החוקים העסקיים כך שיענו על כוונת המפקד, וכן, להתאימם לתהליכים עסקיים כך שיאפשרו מתן מענה מהיר לאיומים מחד או להזדמנויות עסקיות מאידך

חוקים ותהליכים עסקיים מובנים ניתנים לשימוש חוזר, מצמצמים את עקומת הלמידה ותורמים לשיפור איכות מוצרים ושירותים


יש לעבוד לפי חוקים ותהליכים עסקיים סטנדרטים וחוקיים


.9

מימד הטכנולוגיה

דרך יישום

רציונל

העקרון

יש לעשות שימוש בכלים המאושרים ע"י צבא ארה"ב וע"י משרד ההגנה. יש ללמד את האנשים כיצד לעשות שימוש בכלי שיתופיות סטנדרטיים בכדי לצמצמם את עקומת הלמידה ובכדי לאמץ או לשנות את התובנות שנרכשו


אימון ושימוש בכלים נפוצים לשיתופיות מצמצם משאבי למידה ותחזוקה.


יש להשתמש בכלי שיתופיות סטנדרטיים

.10

מערכות לניהול ידע צריכות להיות מתכוננות תוך כוונה שהן צריכות לקשר בין מספר מערכות, לבצע חיפושים במערכות שונות ללא מגבלות טכנולוגיות

יש ליצור סביבה המאפשרת אחזור מהיר של מידע מבלי להתחשב במיקומו או בפלטפורמה בה הוא מאוחסן


יש לעבוד בארכיטקטורה פתוחה המאפשרת חיפוש חוצה גבולות


.11

בעת אפיון פתרון לניהול ידע, על מנהיגים להבטיח שלא יהיו מגבלות טכנולוגיות שימנעו את הגישה למידע הנמצא בבסיסי ידע שונים. מומלץ לעשות שימוש מושכל בעקרונות ניהול תוכן


במקביל להנגשת ידע באמצעות קטגוריות (עץ תכנים), יש לאפשר למשתמש לאחזר מידע באמצעות מילות חיפוש

יש להשתמש בארכיטקטורת חיפוש חסונה ואיתנה המאפשרת גילוי ידע


.12

יש לעשות שימוש במערכות ניהול ידע הקיימות בארגון כמערכות הבסיס ליצירת פתרונות ניהול הידע בארגון


שימוש בפורטל הארגוני של הצבא כשער כניסה למערכות אחרות, מצמצם את הבלבול שחווים המשתמשים ומספק להם תהליך אחיד של כניסה וגישה למקורות מידע. בנוסף, מקטין את העלויות של הקמת פורטלים אחרים, אתרים או רשתות ידע אחרות


יש להשתמש בפורטלים המאפשרים נקודת זיהוי יחידה לכלל המקורות; נכון גם לגבי שותפים


.4

לסיכום, אנו ממליצים לראות במהלך זה של צבא ארה"ב, מהלך שניתן לשאול אותו לארגונים שלנו: בימים אלה ‏של תחילת שנה חדשה מחד ושל בניית תוכניות עבודה לשנת התקציב הבאה מאידך, כדאי לעשות בדק-בית ‏ולראות האם יש לנו בארגון עקרונות מוצהרים לניהול ידע? עד כמה פעילות ניהול הידע מוכרת ומוטמעת ‏בארגון? כמו-כן, רבים הם המקרים בהם אנו מגדירים עקרונות אך למעשה, לא פועלים על-פיהם, או פועלים רק ‏על-פי חלקם. הגדרת דרכים אופרטיביות ליישום כל עקרון, כפי שעשה צבא ארה"ב, הופכות אותו לבר-פעולה.‏ שתהיה שנה טובה, שנת ניהול ידע !‏ ----------------------------------------------------------------------------------- סקירה זו מבוססת על מאמר מקיף שפורסם בנושא. להורדה לחצו כאן



Yorumlar


bottom of page