top of page
  • תמונת הסופר/תד"ר מוריה לוי

Effective Knowledge Work - סיכום ספר

עודכן: 14 בדצמ׳ 2023


עטיפת הספר

הספר Effective Knowledge Work: Answers to the Management Challenge of the 21st Century מזכיר בשמו את ספרו המפורסם של דרוקר משנת 1999 ולא בכדי. הספר שנכתב בשנת 2011 ע"י שני חוקרים אקדמיים Klaus North מגרמניה ו Stefan Gueldenberg מדנמרק, נכתב בחסות מכון דרוקר והוצא ע"י Emerald (Journal of Knowledge Management). הספר נכתב בראייה אקדמית, אך עם זאת הוא משלב גם רעיונות פרקטיים וכן סיפורי מקרה, חלקם סיפורי מקרה אמיתיים, וחלקם תרחישים דמיוניים המתארים היבטים שונים של עבודת ידע עוד חמש, עשר ואפילו עשרים שנה.


הנושאים המרכזיים המכוסים בספר:


חשיבותו של הספר הינה כפולה: גם אקדמית, גם מעשית. היות ומעטים הספרים בתחום ניהול עובדי הידע- על אחת כמה וכמה.

הספר אינו תמיד קל לקריאה, אך בהחלט מלמד. להלן עיבוד הנושאים המרכזיים שבו.


מפת הספר

מיהם עובדי הידע ולמה חשוב להשקיע בקידומם?

עובדי הידע הינם בעלי תפקידים "עתירי ידע". דוגמאות לתפקידים כאלו כוללים הנדסה, מדע, הוראה, ייעוץ, בנקאות, ניהול, רפואה, משפט ואמנות. בשנים האחרונות, אחוז הולך וגדל של העובדים הופכים להיות עובדי ידע.

ההבדלים בין עבודת ידע לעבודה חומרית באים לידי ביטוי במספר היבטים:


עבודה חומרית

עבודת ידע

היבט

חומרים

מידע וידע

קלט

מוצר או שירות ממשיים

מידע וידע

תפוקה

מוחשיות

לא מוחשית

מטרת העבודה

עיבוד חומרים

עיבוד מידע, יצירה ושימוש בידע

פעילות

ידניות

שכליות

מיומנות

כלים פיזיים

כלי מידע ותקשורת

כלים

היבטים אלו מהווים בסיס להגדרת עובדי הידע ועבודת הידע: עבודה המבוססת על מיומנויות שכליות, בעלת תפוקות לא מוחשיות ושהערך המוסף המתקבל נשען על עיבוד מידע ויצירתיות, על פיתוח ותקשור ידע. בהסתכלות תהליכית עבודת ידע נובעת מיצירת ערך מוסף ע"י שילוב של: מחקר, ניתוח, הבניה, שיקוף, שילוב, סינתזה, תכנון, פיתוח, תקשור, תיעוד ולמידה. החוקרים מאבחנים אבי טיפוס החזקים כל אחד בחלק אחר של המיומנויות דנן.

מדוע חשוב להשקיע בעובדי הידע ובעבודת הידע?

  • לעובד: כי ככל שהעובד מצליח לקדם את אפקטיביות עבודתו, כך מעלה את הערך המוסף שלו לארגון, וכנגזר מכך את ביטחונו התעסוקתי והאטרקטיביות שלו בתוך הארגון. מעבר לכך, עובדים רבים הופכים להיות מועסקים עצמאיים. משפיע על יכולת קבלת תעסוקה ועל שכרה; משפיע על ניצול מיטבי של הזמן ואפשרות לריבוי משימות ותפוקות.

  • לארגון: אפקטיביות עובדי הידע ועבדת הידע, כך טבע כבר דרוקר ב- 1999, היא הגורם המשפיע ביותר על ביצועי הארגון והצלחתו. קידום עובדי הידע משפיעה ישירות על יכולת התחרותיות המבנית (חדשנות, איכות, מוניטין, ועוד) ובעקיפין על יכולת התחרותיות התרבותית (עובדים המשקיעים את מרצם ומחשבתם מתוך תשוקה).

  • למדינה/עיר: נמצא כי במדינות/ערים בהם יש יותר עובדי ידע ערך התל"ג (התוצר הלאומי הגולמי לנפש) גבוה יותר. עובדי הידע הינם מנוע הצמיחה העיקרי במקום בו מתגוררים.

ניהול עובדי הידע


ניהול של עובדי ידע אינו פשוט כניהול עובדים שתפקידם מוגדר ומוכר למנהל. ישנם מספר היבטים שעל המנהל לקחת בחשבון כדי לנהל את עובדי הידע באופן מיטבי: גורמים המשפרים את אפקטיביות עבודת הידע: 1. יצירת בעלות של העובד על העבודה מחד והכרה בו מאידך:

  • העובד יודע מה מצופה ממנו

  • קיימים משאבים המאפשרים לבצע את העבודה כראוי

  • יש הזדמנות לעובד לעשות את שיודע באופן מיטבי

  • הכרה והוקרה לעבודה באופן קבוע

  • הכרה בעובד כאדם

  • קיום בעל תפקיד המשמש כמנטור לעובד

2. מידע, תקשורת ועבודת צוות:

  • מתן המידע הנדרש לעובד לצורך ביצוע המשימות

  • מתן כלים לעובד לניהול המידע בכלל והדואר בפרט

  • מתן כלים לעובד לשימוש הולם בערוצי התקשורת השונים (לרבות קשרי עמיתים)

  • מתן זמן לעובד להתרכז במשימה ללא הפרעות

  • יצירת אמון בצוות

3. ניהול עצמי:

  • איזון בין מבניות קבועה לחופש וגמישות הניתנים לעובד; בין זמן ללמידה ולביצועים

  • הפחתת משימות מנהלתיות בעבודת העובד

  • ניהול יעיל של הזמן: הפחתת נסיעות, שיחות מיותרות וזללני זמן אחרים.

גורמים המשפרים את המנהל כמוביל עובדי ידע:

1. התנהלות כעובד ידע טוב בעצמו 2. העמדת סביבת עבודה פיזית מתאימה ומאפשרת 3. העמדת תנאים לשיפור אפקטיביות עבודת הידע (כמפורט לעיל) 4. חיזוק המוטיבציה של העובד, בתמריצים אינטרינזיים ואקסטרינזיים (האחרונים גורמי היגיינה). 5. הנהגת העובדים:

  • דרישה לסטנדרטים גבוהים; סביבת עבודה מאתגרת

  • תכנון קריירה

  • קידום עבודת צוות; שימוש מיטבי

  • עידוד הלמידה ויצירת מקום לחדשנות

  • התייחסות לעובדים כנכס ולא כנטל

הסופרים מביאים מספר מודלים שונים, הלוקחים בחשבון, כל אחד, חלק מהגורמים המצוינים לעיל.

תרבות מקדמת

להלן אסטרטגיות ארגוניות תרבותיות המקדמות עבודת ידע אפקטיבית: 1. הקטנת השחיקה של עובדי הידע (גוזר הגברת היצירתיות): ברמת התרבות הארגונית-

  • דאגה לבריאות האנשים

  • סביבה המאפשרת לאנשים עצמאות וגיוון

  • אווירת צוות

  • סביבה בה אנשים יכולים להתנסות ולקבל משוב

  • סביבה פיזית מעודדת תקשורת

ברמת ניהול העבודה-

  • מניעת סתירות בהגדרת מטרות העבודות

  • הלימה בין המשימות ומסגרת המשאבים

  • הלימה בין המשימה והידע הקיים / יכול להילמד

  • הלימה בין הציפיות ובין הרמה המקצועית אליה מייחל העובד

  • מניעת סתירות בין החיים האישיים והמקצועיים

ברמת האישית ע"י העובד-

  • לשים לב לשגרת היום ולשמירת אנרגיה תוך שגרה זו

  • הפסקה של 5 דקות מומלצת אחת לשעה

  • הימנעות מעייפות יתר; לקיחת יום הפסקה/חופש לאחר ימים לחוצים

  • מאד לא מומלץ להיעזר בחומרים ממכרים ככלי להתמודדות עם מתח

  • יצירת מתחם זמן שבו לא עוסקים בעבודה

  • שיח עם עמיתים על הבעיות האישיות של העובד

  • איתור אזור מקצועי בו העובד שולט בו על שנעשה

  • עמידה על כך שהתגמול לעבודה יהיה הולם, ושהמעביד יעריך את שבוצע.

2. פיתוח למידה ויכולות:

  • השלמת ידע חסר

  • הבנה חדשה של הנלמד

  • פיתוח יכולות וערכים מוספים

  • הכרה ביכולות הקיימות (כאשר אנשים באים להתייעץ עם העובד)


תמיכה מחשובית


למחשוב תפקיד מהותי בתמיכה באפקטיביות עובדי הידע. המלצות:

  • תיעוש: מחשוב נושאים שניתן להפוך לסטנדרטיים. אגב, המחשוב הינו חלק מפתרון התיעוש, שיכול לכלול גם העברה פיזית של ביצוע העבודה המתועשת למדינות/אזורים בהם כוח האדם זול יותר להפעלה.

  • התאמת מערכות המידע, עד כמה שניתן, לצרכיו של הפרט. מערכות מידע תמיד עדיף שתהיינה אחידות וסטנדרטיות. עם זאת, היכולת לבצע בהן Personalization, תוך שיפור הנגשת הנתונים והפעולות לעובד, יכולה לשפר עד מאד את מועילותן.

  • ידידותיות למשתמש וביצועים נוחים.

להלן רשימת מרכיבי מערכות היכולים לסייע בעבודת הידע:


מרכיבי מערכות

דוגמאות

פעילות

תקשורת, חיפוש, תחזית, BI, המחשה

הזדמנויות וסיכונים, איתור תבניות, מחקרי שוק

איתור

חיפוש רגיש טקסט, סוכנים, קהילות

פיתוח תהליכים, מוצרים, שירותים ותחומים

חדשנות

איתור מומחים, רשתות חברתיות

מציאת איש קשר, פיתוח רעיונות, הגדרת תקן

עבודת צוות

ניהול פרוייקט משותף, שיחות WEB

ניהול שינויים, תמרוץ עובדים, ניהול פרוייקטים

ניהול

e-Learning, קהילות מומחה

למידה מניסיון

למידה

הגדרת יכולות וכוונות, פעילות שיתופית

קשרי רשת עם עמיתים

התמיכה המחשובית מאפשרת חיסכון במשאבים, הגדלת רווחיות ושיפור הזדמנויות, תוך תמיכה ב:

1. יעילות לפרט (כולל גם טלפונים סלולאריים וציוד נלווה)

2. שיתופיות (אזורי עבודה שיתופיים, שיחות ועידה ועוד)

3. תמיכה (כולל CRM, ERP, פורטלים ועוד)

4. חיפוש מידע

5. שימוש משותף בידע (eLearning, פורטל ארגוני, WIKI ועוד)

6. תכנון ובקרה


אולם...הטמעת מערכות מחשוב אינה טריוויאלית. מספר המלצות:

  • התמקדות בפרודוקטיביות

  • שילוב בתהליכי עבודה

  • הסתמכות על חוזקות בתרבות הידע הקיימת

  • הסתייעות במובילי דעה

  • יצירת אנלוגיות בין עובדים שונים, ככלי לקרבם וליצור שיתוף ביניהם

  • קשב של ההנהלה

התמודדות עם המידע

עם כל התמיכה המחשובית, על המנהלים והעובדים ללמוד להתמודד עם הצפת המידע הנובעת מהמחשוב. כלים מסייעים ברמת הארגון:

  • אימוץ זהיר של טכנולוגיות

  • הסתייעות בעזרה כאשר נתקלים בקשיים במערכות המחשוב. לא מומלץ לנסות לפתור הכול לבד

  • תעדוף צרכי הידע וארגון טוב של החשוב ביותר

  • ניהול רשימות למעקב אחר מידע ומשימות חשובות

כלים מסייעים ברמת מנהלים:

  • הכלת פערים. לא לחשוב שצריכים לדעת הכול, וכול הזמן

  • לדעת תמיד מי יודע מה, ומתי לפנות למי

  • התמחויות משנה המוטלות רק על עובדים מסוימים

  • הסתייעות בקהילות ידע מקצועיות

כלים מסייעים הרמת העובד:

  • הפרדה בין מידע שצריך וכדאי לדעת, והסטת היתר ואי עיסוק בו

  • הקטנה מדורגת אך שיטתית של כמויות המידע שמקבלים (עיתונים, מיילים וכו)

  • סינון מיידי של חומר המגיע, ולא איסופו וסינונו מאוחר יותר לאחר שנצברת ערימה גדולה

  • הגדרת גבולות. כאשר ישנה הצפה, אומץ להגיד "לא" למידע

  • הכרה בכך שלא אחד יכול לדעת הכול, אך כול אחד יודע משהו; היכולת להיעזר באחרים.

ישנם ערוצי תקשור רבים, ביניהם ניתן למנות מייל, פגישות פנים אל פנים, טלפון, שיחת ועידה, פורטל ועוד. יש לקבל החלטות לגבי השימוש ההולם בערוצי התקשורת השונים, כאשר יש לקחת בחשבון את הפרמטרים הבאים: 1. מהירות קבלת מענה/משוב למידע המועבר. 2. מגוון סוגי ההודעות שיכול לעבור בו זמנית באותו ערוץ. 3. מקביליות העברת המסר בכמה ערוצים ולכמה אנשים בו זמנית. 4. יכולת התחרטות. עד כמה קל למעביר המסר לקחת את דבריו חזרה (להתחרט). 5. שימוש חוזר. עד כמה ובאיזו קלות ניתן להמשיך לעשות שימוש חוזר במסר שהועבר. 6. חשאיות. יכולת שמירת ואכיפת מידור למסר. 7. מורכבות. התאמת הערוץ להעברת מסר מורכב.

תפקיד ניהול הידע


תפקידו של מנהל הידע משמעותי בסיוע להפעלה אפקטיבית של עובדי הידע. מדובר בתפקידים שחלקם מוכרים בעולם ניהול הידע, אולם מוצע להוסיף עליהם תפקידים נוספים: 1. טיפוח השיתופיות העמדת אמצעים לעובדים להיות בקשר זה עם זה, ולשתף זה עם זה מידע וידע. שיתופיות הינו לב ליבו של עבודת הידע, והקמת קהילות ידע יכולה על כן לסייע מאד לאפקטיביות העבודה. 2. פעילות כמאמנים לשיתופיות וכמנחים פעילויות שיתופיות (סדנאות ועוד) 3. מדידת והערכת האפקטיביות וסיוע להנהלה ולעובדי הידע להשיג את היעדים המוגדרים.

להלן פירוט בתחום האמון, שהנו התחום החדשני יותר ביחס למנהלי ידע: משמעויות של מאמן טוב בתחום הידע:

  • תאימות טובה יותר בין מוסר הידע ומקבל הידע

  • סיוע בהקטנת חסמים בהעברת הידע

  • סיוע בהעברת ידע מומחים לארגון

  • סיוע לאיתור וטיפול בידע "קבור"

  • סיוע בהפיכת ידע סמוי לגלוי

  • תמרוץ תהליכי הטיפול בידע על ידי העובדים.

כלים ושיטות להעברה ופיתוח ידע (יכולים לסייע לאמון): 1. הנחיה מה ואילך להעביר את הידע 2. שימוש ב Rules of thumb כטכניקה להעברת ידע סמוי 3. סיפור סיפורים 4. שאילת שאלות (תפיסת סוקרטס) 5. למידה מעשייה

ושתי המלצות אחרונות.

  • מיקוד

  • הסתייעות בקהילה (לא לנסות לעשות הכול לבד).


מדידת עובדי הידע

קדם מדידה יש לשים לב וללמוד את השגיאות המרכזיות המקובלות כיום במדידת ביצועים: 1. יותר מידי פעמים מודדים את הדברים הלא נכונים 2. יותר מידי פעמים מודדים תוך שימוש בסרגל מדידה לא מתאים 3. לא מודדים מה שחשוב 4. מודדים בלי להבין לשם מה ממדים שניתן לקחת בחשבון במדידת עובדי ידע: 1. כמות תפוקות (הערה: על פי דרוקר האיכות, המצוינת להלן, חשובה לפחות כמו הכמות). 2. איכות העבודה 3. עלות / רווחיות 4. עמידה בזמנים 5. עצמאות העובד 6. יעילות; ביצוע העבודה באופן נכון 7. מועילות; ביצוע העבודה הנכונה 8. חדשנות ויצירתיות 9. הצלחת הפרוייקט בו מעורב העובד 10. אחריות ומשמעות העבודה 11. שביעות רצון הלקוח 12. תפיסת הפרודוקטיביות של העובד את עצמו 13. זמני השבתה ברוב המודלים בספרות 2-3 מהממדים לעיל נלקחים בחשבון, כל מודל והממדים אותם הוא מדגיש. חזרה


בהקדמה לספר כותבת Dr. Doris Drucker חברת הנהלה במכון דרוקר: לגרום לעבודת ידע להיות אפקטיבית בתקופה בה אנו מוצפים במידע, הינו האתגר הניהולי הגדול ביותר בימים אלוץ אני מברכת את הספר, היות והוא מדגיש את ה"איך", וזה אכן מה שנדרש היום. ועל מילים אלו, אין לנו מה להוסיף.

댓글


bottom of page