top of page
  • תמונת הסופר/תד"ר מוריה לוי

ניהול ידע באמצעות האופיס

תחום ניהול הידע ניהול הידע שפרץ לעולם העסקי באמצע שנות ה- 90 תפס תאוצה ובצדק הרי אין איש אשר יכחיש או יתווכח עם חשיבותו של ניהול הידע ותיעודו.

בעקבות תחום חדש זה קמו חברות רבות אשר פיתחו כלים וטכנולוגיות לשימור, תיעוד ואחזור המידע במערכת/בארגון.

בסקירה זו אין אנו באים להמעיט בחשיבותן של טכנולוגיות אלו, להפך; אין לנו אלא הערכה למערכות מתוחכמות שבאופן ברור יכולות להצדיק את ההשקעה בהן ע"י ייעול תהליך העבודה של מאות ואלפי העובדים (תלוי בגודל הארגון ובסוג העבודה), ייעול שעל ידי ניהול נכון יתרום להשגת יעדי הארגון (Time to Market, יותר מכירות ועוד).


בימים קשים אלה בארץ ובעולם, ארגונים גדולים וקטנים כאחד מנתבים את האמצעים העומדים לרשותם לרכישות הכרח בלבד, הרזרבות, אם קיימות, נשמרות לימים קשים.

במקרים כאלה נוצר מצב אמביוולנטי : ניהול ידע נחשב ע"י רוב הארגונים ל"מותרות", השקעה שלעיתים נקברת יחד עם פרויקטים של רווחה, אך דווקא בתקופה זו חשיבות ניהול הידע גדולה מבעבר.

פיטורים מאסיביים של עובדים, מעבר תפקידים בתוך החברה, כל אלה ועוד גורמים לאיבוד ידע ומידע חיוני ואף קריטי לחברה, לעיתים עובד לוקח איתו הידע שנצבר במשך שנים, כזה שלא קיים אצל אף עובד אחר.

מסקנה: דווקא בתקופה קשה זו זקוקים הארגונים לניהול ידע יותר מתמיד..


מטרתה של סקירה זו אינה לשכנע אתכם בחשיבותו של ניהול ידע; זו ודאי ידועה וברורה בשלב זה, ואף לא לשכנע אתכם ברכישת מערכת יקרה, אלא לתת פיתרון דל תקציב מתאים לכיסם של רוב הארגונים ללא קשר לגדלם.


כמו בפרויקטים אחרים, תופס רכיב התוכנה והטכנולוגיה נתח נכבד מעוגת התקציב.

בארגונים קטנים יש למצוא תחליף לטכנולוגיה זו; בארגונים גדולים יותר יש למצוא כלים משלימים לה, עבור הצרכים המקומיים, שאינם מקבלים מענה כולל. וכאן נכנסת לתמונה תוכנת ה- Office, הנמצאת ברוב הארגונים ממילא, ואין כמעט עובד שאינו מכירה ומשתמש בה..


ישנם המשווים את האופיס למכונית המרצדס: בין הנוהגים בה יש את אלו המכירים את כל תכונותיה ומנצלים אותה בהתאם, יש את אלו אשר מנצלים את תכונותיה הבסיסיות בלבד, ויש את אלו שהמכונית "יושבת בחניה" ולא מנוצלת כמעט כלל.

אם כך, מדובר במערכת בעלת תכונות ופונקציות רבות מאוד, שבעזרתה ניתן לנהל ידע רב, אך רוב משתמשיה לא מכירים יותר מתכונות בסיסיות בלבד.


ה- Office יכול להוות פיתרון ניהול ידע מצוין לארגונים קטנים (עד 100 איש) או למחלקות בתוך ארגונים גדולים.

הפתרונות ייעודיים – ספציפיים ובאים לענות על הצורך של הארגון לתעל את המידע כך שניתן יהיה לתעד אותו ולאחזרו במקרה הצורך.


כיצד ניתן להיעזר בOffice לצורך ניהול ידע? להלן מספר כיוונים אפשריים :


תבניות (Templates):

בגרסת XP: שיטת התגיות (Smart Tags).

בכל הגרסאות: תבניות - טכניקות פשוטות, אך יעילות למדי.

נתרכז בשיטת התבניות, שכן, מרבית הארגונים עדיין אינם משתמשים בגרסת ה- Office המתקדמת XP


ניהול ידע באמצעות התבניות :

  1. הנחיות כיצד לבצע את התהליך.

  2. דגשים לתשומת לב ייעודית לנקודות מוגדרות בתהליך (תובנות תהליכיות ותוכניות).

  3. דוגמאות של תהליכים דומים שבוצעו בעבר בארגון.

  4. נתונים ממערכות מידע לקבלת החלטה על פרמטרי התהליך.

  5. תובנות רלוונטיות שהצטברו בזיכרון הארגוני.

אנו שבים ואומרים כי הצלחתו של פרויקט ניהול ידע טמון בין היתר בשילובו בהרגלי העבודה היומיומיים של העובד, תבניות ב- Word יכולות לתת מענה מושלם..

כיצד? התבניות נבנות ב- Excel/Word מרגע שנכתבת אותה תבנית ע"י אחד העובדים, כל שנותר הוא לגשת אל המסמך, עם בחירתו ופתיחתו נפתח קובץ חדש לחלוטין (מתאפשר מעצם שמירת המסמך כקובץ xlt/dot בהתאמה).

עצם השימוש בכותרות מובנות- Headings, מהווה הנחיה תהליכית (1).

דגשים לתהליך ולתוכן (2) ניתן לממש באמצעות הערות (Comments): לכל סעיף בו רוצים לתת דגש, מוסיפים הערה. לא נראה בהדפסה, אך יעיל בעת הכתיבה.


דוגמאות לתהליכים דומים (3) ניתן להציף ע"י הפניה לתיקיות (Folders) באמצעות כפתורי VBA המתלבשים על התבנית. אין אפשרות או רצון להוסיף Macros? ניתן לבצע קישור באמצעות Hyperlink. לחיצה על הכפתור מפעילה את ה- Explorer עם גישה לאזור התיקיות הרלוונטיות. אם התיקים אינם נשמרים ברשת, ניתן להפעילם \באמצעות אותם כפתורים, בהתאם למיקום שימורם.

ע"י הוספת כפתור או קישור המפנה למערכת (4) ניתן באופן מוגבל אף לשלוף נתונים ממערכות מידע קיימות. במקרים מסוימים, ניתן להפעיל את המערכת עם פרמטרים קשורים.

רוצים להרחיב? ניתן לנהל את מאפייני המסמך (בסיס לטקסונומיה ארגונית) באמצעות המאפיינים של המסמך.


מאגר תובנות-

תובנות שנצברו בארגון, שמורות ע"פ רוב בראשם של האנשים, היום יותר מתמיד חשוב לשמור כמה שיותר מאותן תובנות בארגון.

ישנם סוגים שונים של תכנים אותם אנו מנהלים במסגרת מערכות ניהול הידע. כאשר אנו מדמיינים מערכת ניהול ידע, בדרך כלל עולות בעיני רוחנו דוגמאות של תובנות (Insights) שהתגלו בארגון (תגליות) ורק מומחה אחד, ותיק ומיוחד, זוכר במה מדובר. פיסות ידע אלו, מהוות את הזיכרון הארגוני והן פסגת הידע אותה אנו מבקשים לנהל. למרות זאת, בבואנו לנהל את הידע בארגון, אנו מגלים ברוב המקרים שהידע אותו אנו מנהלים פשוט יותר, בסיסי הרבה יותר. אין זה מפתיע, שכן אין טעם לנהל תובנות (ה"פנטהאוז" של הידע) אם אין אנו מנהלים את התכנים הבסיסיים ("קומות היסוד").

כיצד? מאגרי תובנות (5) ניתן ולעיתים אף מומלץ להתחיל לנהל מתוך קובץ Excel מנוהל ומנוצל כיאות (ישנן כמה חברות גדולות בעלות מערכות ניהול ידע מתוחכמות שהתחילו מאגר תובנות מ- Excel פשוט).

ע"י יצירת טופס הבנוי נכון, מסודר, בעל קישורים (links) וסידרת מסננים ניתן לבנות מאגר תובנות יעיל ופעיל.


"רשימות טובות" - ניתן להכין "מאגרי ידע" קטנים ומשמעותיים בצורת רשימות טובות.

  • רשימות של מה נמצא ואיפה.

  • רשימות מומחים- מומחים בארגון לנושאים שונים אליהם ניתן לפנות בנושאים שונים ומומחים מחוץ לארגון עם התמחותם, טלפונים, כתובות, מתי נוצר קשר לאחרונה וכו'

  • רשימת עם Links למסמכים חשובים ועוד.

כיצד עושים זאת?

כמו מאגר התובנות, גם את הרשימות הטובות ניתן ליישם דרך ה- Excel יש לציין כי מעבר ליכולות הרגילות של ה- Excel ניתן גם להיעזר ביכולות החיפוש של היישום כמו גם קישורים בין גיליונות שונים ויצירת “Macros” .


אופציות נוספות (ולא אחרונות) יכולות להיות:

  • דוגמאות טובות – דוגמאות למסמכים שהוכחו כטובים, בהם ניתן לעשות שימוש חוזר. ניתן באמצעות הוספת הערה לתת טיפים כיצד למלא את המקומות הריקים. ניתן להכין חוזה, הסכם סודיות, מפרט וכיו"ב.

  • דוחות מעקב – דוחות excel או word שבעזרתם ניתן לעקוב בקלות אחר משימות שונות.

  • רשימות תיוג – מוכרות גם בשם check list. ניתן להכין רשימות כאלה ע"מ לסייע בבדיקת מסמכים ארוכים במיוחד. מאפשר קריאה מונחית ומונע שכיחת פרטים חשובים וקריטיים.

  • טפסים – ניתן להכין טפסים כגון טפסי סיכום דיון, סיכום פרויקט, סיכום נסיעה, ולתת להם מאפיינים באופן אוטומטי ע"מ להקל על חיפושם.

  • סידור מסמכים: בארגונים קטנים בהם לא כדאי להכניס תוכנה לניהול מסמכים, ניתן לסדר את עץ התיקיות בהם שמורים מסמכי הארגון בצורה שתאפשר לדעת בקלות איפה לשמור כל מסמך ותקל על חיפושו תוך ניווט בעץ ההיררכי.

  • מאגר טיפים והמלצות: ניתן להקים מאגר של טיפים והמלצות ב – excel תוך אפשרות סינון ע"פ כותרות שונות בהתאם לנושאים הרלוונטיים לכל ארגון.

סקרנו כאן איך ניתן להיעזר בכלים המצויים בכל מחשב לצורך ניהול ידע, תוך שימוש בטכנולוגיה המאפשרת גם שימוש ידני בפתרונות המוצעים. כל ארגון יכול לבחור לו את האמצעים המתאימים לו ולתכנן בחוכמה איך לשלבם בתהליכי העבודה הקיימים. חשוב לציין כי מקומו של ה- outlook לא נפקד מתהליכים אלה – בישום זה ניתן לערוך התאמה מסוימת של המערכת לצרכי המשתמשים כזו שתאפשר זרימת מידע חלקה וקלה למשתמשים וכך יימנע איבוד של מידע חיוני.


Comments


bottom of page