הסיכון הסמוי: כשהידע הארגוני נמצא מחוץ לארגון

סיכון ידע חיצוני נוצר כאשר ידע חיוני שפותח עבור הארגון בידי ספקים או קבלני משנה אינו מועבר לרשותו באופן שמאפשר שימוש עצמאי. כדי לצמצם תלות, לשמור על רציפות תפעולית ולאפשר תחזוקה ופיתוח בעתיד, יש להגדיר מראש בעלות על הידע, לתעד החלטות ותהליכי עבודה ולקיים העברת ידע מסודרת לאורך ההתקשרות.

ניהול ידע ארגוני שואף לכך שהידע יעמוד לרשות העובדים במקום ובזמן שבהם הוא נדרש.

בדרך להשגת מטרה זו, נתקל הארגון באתגרים רבים, שחלקם מכונים "סיכוני ידע".

סיכון ידע הוא מצב בו ידע שחיוני לפעילות העסקית של הארגון אינו זמין, אינו מתועד, עלול ללכת לאיבוד או שכלל אינו נמצא ברשות הארגון.

כאשר אנו מבצעים תהליכי מיפוי צרכי ידע בארגון, עולים בדרך כלל שני נושאים עיקריים הקשורים לסיכוני ידע.

1. ידע לא נגיש – נובע מהיעדר מתודולוגיה ברורה לשמירה וארגון הידע, מקושי להגיע אליו, או  מפיזורו בין מערכות. בסיכון זה נהוג לטפל על ידי יישום פתרון של ארגון וניהול מסמכים.

2. ידע לא מתועד – ידע שנמצא בראשם של אנשים. לעיתים, עובר כתורה שבעל פה, לעיתים – העובדים עוזבים והידע הולך עימם. הסיכון המרכזי הוא אובדן של ידע ייחודי, שקשה עד בלתי אפשרי לשחזר ללא העובד שמחזיק בידע. בסיכון זה נהוג לטפל על ידי ביצוע תהליכי שימור ידע, שבמסגרתם הידע מתועד ונשאר בארגון.

אולם, קיים נושא נוסף, פחות מדובר ופחות מטופל, אך לא פחות "מסוכן" – ידע ארגוני שאינו ברשות הארגון.

מצב זה מתקיים בעבודה עם חברות חיצוניות וקבלני משנה, שבמהלכה נוצר ידע רב מחוץ לארגון.

היעדר מנגנונים לשיתוף והעברת הידע אל תוך הארגון, טומן בחובו סיכונים רבים, כגון: היעדר בעלות וזכויות על הידע, תלות בגורמים חיצוניים, פגיעה בהמשכיות העסקית, היעדר יכולת לבצע פיתוחים ולטפל בתקלות, זליגת ידע למתחרים, קושי בשימוש חוזר בידע ואפילו אובדן מוחלט של הידע במקרה של הפסקת התקשרות.

מה ניתן לעשות כדי להקטין את הסיכונים?

להלן כמה רעיונות:

סיכון	דרכי הקטנה / מניעה
היעדר בעלות וזכויות על הידע	עיגון זכויות הידע, הקניין הרוחני וזכויות הגישה במסמכי ההתקשרות
תלות בגורמים חיצוניים, פגיעה בהמשכיות העסקית	טיפוח מומחים פנימיים / גורמי גיבוי במקביל לעבודת הגורם החיצוני הגדרת תוצרי ידע מחייבים במסמכי ההתקשרות, כולל פורמט ולו"ז הגשה מעקב אחר העברת תוצרי הידע הנדרשים קליטה שוטפת של הידע שנוצר אצל הספק בהתאם לדרישות במסמכי ההתקשרות התליית תשלום בהעברת תוצרי הידע
היעדר יכולת לבצע פיתוחים ולטפל בתקלות	דרישה לתעד תקלות ודרכי פתרון ביצוע בקרה על תוצרי הידע
זליגת ידע למתחרים	החתמת ספקים על הסכמי סודיות / התחייבות לא להעביר את הידע עירוב גורמי אבטחת מידע והדרכות לבעלי עניין בנושאי אבטחת מידע
קושי בשימוש חוזר בידע	הגדרת סטנדרט ארגוני לתיעוד וארגון הידע הגדרת פורמט ודרך העברת הידע הכנת תשתית תומכת (מבעוד מועד) לקליטת הידע הגדרת גורם אחראי לקליטת הידע ושמירתו בסביבה הארגונית
אובדן מוחלט של הידע במקרה של הפסקת התקשרות	עיגון חוזי של סעיף "הפסקת התקשרות" במסמכי ההתקשרות קבלת הידע באופן שוטף ולא רק בסוף פרויקט בקרה על העברת תוצרי הידע ואיכותם עד לנקודת ההפסקה

לסיכום:

ידע הוא נכס ארגוני, גם כזה שנוצר בחוץ.  מכאן נובע סיכון ייחודי: ידע ארגוני חיוני שאינו נמצא בשליטתו או בהישג ידו של הארגון.

בעולם שבו עבודה עם גורמים חיצוניים היא חלק בלתי נפרד מהעשייה העסקית, חשוב לראות בשימור הידע ובהעברתו לארגון אינטרס ארגוני מובהק.

לשם כך, על הארגון ליצור מנגנונים ותהליכים שיבטיחו את העברת הידע באופן יעיל ואיכותי, את הנגשתו לעובדים ואת היכולת לעשות בו שימוש חוזר גם בעתיד.

---

רוצה ללמוד עוד על סיכוני ידע?

הנה מספר כתבות שאולי יעניינו אותך:

• ללמוד איך ללמוד מניסיון - סיכום ספר

• מנהיגות במבחן. סיכום ספרם של רונלד חפץ ומרטי לינסקי

• הגורמים הדינמיים והרגשיים המשמעותיים להצלחתה של קבוצה לפיתוח ידע