רבים מאיתנו נוטים לראות בניהול מסמכים וניהול תוכן כאילו הם שמות נרדפים לאותו הדבר. אולם למעשה מדובר בשני תחומים שונים שלהם הרבה מן המשותף. נעמוד על מספר הבדלים בין ניהול תוכן לניהול מסמכים:
מסמכים הינם מידע מוגדר המאוחסן בקובץ. לעומת זאת תוכן כולל כל פריט הניתן לאחסון בצורה אלקטרונית לרבות פיסות ידע הנשמרות ישירות במאגר התוכן ללא מעטפת מסמך; לרבות מידע ממערכת ERP, מידע ממאגרי נתונים, קבצים, יישומים, דפי WEB, גרפיקה, קוד תוכנה, קטלוג מוצרים, רשימת מצאי, תמונות, אי מיילים ועוד.
ניהול מסמכים כמו גם ניהול התוכן מכיל אספקטים של לכידת המידע, ארגון, שמירה והפצה. אך ניהול תוכן יעיל חייב להכיל היבטים של עדכון ומידע בזמן אמת.
ניהול תכנים מייחד פרק נכבד לתהליך אישורו של התוכן ע"י מנהל תוכן. בניהול מסמכים ישנו תהליך העלאת גרסאות, אך אלו אינם שווים כלל ועיקר.
מקטע או מסמך שלם - בניהול מסמכים אנו שומרים את המסמכים בשלמותם על כל תוכנם. לעומת זאת בניהול התוכן ניתן לשמור מקטע אחד מתוך מסמך שלם או מספר מקטעים שהובאו ממקורות שונים בצורה מאוחדת.
בניהול תכנים קטגוריזציה משמשת בעיקר לנושא הרשאות: נניח שני אנשים מבקשים לראות פריטי "חדשות". שניהם יצפו באותו חלון בפריטי החדשות, כאשר לכל אחד יסוננו פריטי החדשות על פי קטגוריה נושאית המגדירה את תחומי העניין שלהם. ניהול מסמכים כולל היבט של מאפייני מסמך (פרופיל), אך זה משמש בעיקר לחיפוש היזום ע"י המשתמש.
ישנם כלים שהתמחותם העיקרית ניהול מסמכים ואילו אחרים חזקים בניהול התכנים. לפני רכישת מוצר זה או אחר על הארגון לנתח את הצורך המרכזיועל פי זה להעדיף את משפחת המוצרים המתאימה לו.