יחידות ניהול סיכונים הינן אחת היחידות בעלות האחריות הגבוהה ביותר בכל ארגון. לא פשוט לחזות את כל שיכול לקרות; לא פשט לבחור מבין כל הסיכונים האפשריים איפה לתעדף את המשאבים ולהשקיע בבחינה בפועל; לא פשוט לגרום לכך שהסיכונים יטופלו, ושהארגון אכן במקום טוב יותר מחר. ולקחת אחריות על כל אלו, לא פשוט כלל ועיקר.
ניהול ידע אינו תחליף לטכניקות ניהול הסיכונים הקיימות כיום בארגונים. אולם ניהול ידע יכול לשדרג את הטיפול, וזאת משני טעמים עיקריים:
כי הוא כולל מתודולוגיות עבודה סדורות הבאות מדיסציפלינה משלימה לזו שניהול הסיכונים, ושילובן נותן מבט רחב יותר על עולם ניהול הסיכונים הארגוני.
כי אחד המשאבים המשמעותיים ביותר בכל ארגון בשנים האחרונות, הינו הידע של הארגון. ידע זה קיים בחלקו בראשם של האנשים (סיכון גבוה ביותר!), חלקו פזור אי שם במסמכים שונים אך לא משותף, וחלקו יתכן ומשותף אך לא מונגש באופן נוח דיו, ולכן אנשים לא עושים בו שימוש. ניהול ידע, מטבע הדברים, יודע לסייע בכל אלו, וכולל על כן פתרונות לטיפול בסיכונים רבים, אם כמניעה ואם כדרך טיפול בסיכונים שכבר התגלו.
להלן מספר דוגמאות קונקרטיות לתחומים בהם ניהול הידע יכול לשדרג את עבודת יחידת ניהול הסיכונים:
פיתוח מודלים לניתוח והערכת סיכונים: תחום ניהול הידע כולל עיסוק רב בהבניית ופיתוח ידע ארגוני. מתודולוגיית ניהול ידע מסייעת מתייחסת למקומות בהם קיים ידע בארגון בשטח- בקרב בעלי תפקידים העוסקים בתחום. מכנסים קבוצת חשיבה של בעלי תפקידים אלו, מגוונת ככל האפשר, ומבצעים עימם תהליך של קונספטואליזציה ויצירת מודל המייצג את עיקרי הידע וקשרי הגומלין ביניהן. בהמשך מעמיקים במרכיבי המודל השלם, ולכל אחד, מעבר להעמקה הרגילה, אוספים ומפתחים טיפים והמלצות ליישומו באופן מיטבי. בשלב אחרון יוצרים כלים שיגבירו את רמת השימוש בשטח בידע שפותח.
איתור סיכונים: ישנן מתודולוגיות סדורות רבות להערכת סיכונים. מתודולוגיה זו, הינה שלב מקדמי יותר, המסייעת לאתר את הסיכונים הקשורים באירוע, תהליך או פעילות בארגון. מתודולוגיית ניהול ידע מסייעת: מתודולוגיה המכונה BAR: Before Action Review. מתודולוגיה זו פותחה על בסיס המודל האמריקאי המוכר להפקת לקחים (AAR) ומשלימה אותה בהיערכות לבאות. המתודולוגיה מבוססת על ניתוח הרצוי, הן בהיבט של השגת מטרות הקשורות לתהליך/ פעילות/ אירוע, אך תוך שכך, גם בהקשר לציפיות שלא יופר דבר מכל מה שיש כבר כיום: הלקוח ימשיך להיות שבע רצון, הרגולציות תישמרנה כפי שהיה עד היום וכו'. מתודולוגיה זו כוללת גם שלב של הישענות על ידע העבר, הן כדי להרחיב את בסיס איתור הסיכונים, אך גם כדי לבחון כיצד נכון ביותר להתמודד עם סיכונים אלו.
שימור ידע מומחים: אחד הנכסים המשמעותיים ביותר בכל ארגון הינו המשאב האנושי שבה, ובפרט- המומחים. בעבר, ההישענות על הידע הייתה פחותה, ולכן אובדן ידע מעזיבתם של מומחים לא היה חמור כל כך, כמו שהינו היום, בין אם בעזיבה לארגון אחר, ובין אם בפרישה לגמלאות. מתודולוגיית ניהול ידע שיכולה לסייע היא PTK (Pass The Knowledge) המתמקדת בהקטנת הנזק הארגוני העתידי הנובע מעזיבת מומחים אלו. המתודולוגיה כוללת שלושה שלבים: השלב הראשון עוסק במיפוי נושאי הידע המרכזיים של המומחה ותעדוף הנושאים בהם נכון להשקיע בשימור; השלב השני הינו תהליך סדור מבוסס תבניות לתיעוד והעברת הידע לארגון; ושלב אחרון בשימור זה, הינו גיבוש דרך להנגשת הידע לתוך תהליכי העבודה השוטפים, ושינוי שיטת העבודה כדי שמעתה, עיקר הידע יתועד מלכתחילה תוך כדי היווצרותו.
הפקת לקחים וניהולם: הפקת לקחים קשורה בעולם של אירועים, תהליכים ופעילויות שכבר התבצעו, לעיתים באופן מוצלח יותר, לעיתים פחות. הפקת לקחים עוסקת בניתוח של אלו ולמידה על בסיסם איך נכון להתנהל בעתיד. בעולם ניהול הידע מפעילים מתודולוגיות יעילות ואפקטיביות להפקת לקחים, אך בצידן נותנים דגש ליום שאחרי: מייצרים מאגר של לקחים מזוקקים, לקחים שהכללנו אותם למקומות הקשרים נוספים, אך תוך שכך גם פרטנו אותם והפכנו אותם לקונקרטיים ומעשיים. לקחים אלו משמשים לפעילויות ותהליכי העתיד, ככלי מיידי למניעת סיכונים ושחזור הצלחות. בעולם ניהול הידע לא מסתפקים בהקמת מאגר תובנות מונגש ונוח לשימוש. כמו בשימור ידע מומחים, כך גם כאן, משלבים את הלקחים שנוצרו בסביבת העבודה הארגונית, במגוון טכניקות ניהול ידע מקובלות. מחזור חיים שלם זה של טיפול בלקחים מקטין סיכונים, וגם מסייע בחשיבה על סיכונים אפשריים בתהליכי הניתוח שהוזכרו לעיל.
נהלים ידידותיים: נהלים טובים הינם קריטיים בכל ארגון. הם מגלמים מחד את דרישות הרגולציה, ומאידך את מיטב הידע הארגוני איך נכון לנהוג. ברוב הארגונים לצערנו אנו נתקלים בתופעה של שימוש חלקי ביותר, ותקלות וסקרי סיכון רבים עולים על בעיות שנובעות מהיעדר עבודה לפי נהלים. לצורך זה נשענים שיטת כתיבת נהלים ייחודית בעולם. השיטה מבוססת על מפת ידע המבנה את הנוהל בדרך הפשוטה ביותר לקריאה והתמצאות בעיני המשתמש, ומאפשרת לו בקלות יחסית, לקבל מענה גם לשאלות נקודתיות. כתיבת הנוהל מבוססת על טכניקת כתיבה תמציתית, המקלה גם על רמת ההבנה של הנקרא. שילוב זה של שיפור התמצאות, שיפור הנגשה ושיפור הבנה מסייעים להעלאת רמת השימוש הפוטנציאלית של כל נוהל.
ישנן דוגמאות נוספות לדרכים בהם ניהול הידע פועל בשירות ניהול הסיכונים.
אולם גם כאן, יש להיזהר מלהציף.
המסר המסכם הוא החשוב: ניהול ידע כתוספת לניהול הסיכונים הארגוני כפי שהוא היום- יכול להביא לעליית מדרגה בנושא חשוב ועתיר אחריות זה בארגון. כדאי.