מבוסס על מאמרו של האנליסט לאורי מ.אורלוב-פורסטר- פורסם ב-CIO Magazine
ניסיתם פעם להסביר למישהו מה זה ניהול ידע?
כמו שבשנות ה-90 ניהול תהליכים היה קשה להסבר, כך כיום "ניהול ידע" הוא מעורפל וקשה להמשגה. הוא רחב מדי כדי להיות בעל משמעות ספציפית, מקיף מדי כדי לקבוע קריטריונים ברורים להצלחה ונתון ליותר מדי פרשניות כדי שפעילות בתחומו תסתכם בפחות משנה.
יש המשווים את הניסיון לנהל ידע לניסיון למצוא מחט בערימת שחת. מצד אחד ניהול ידע הוא הרצון התמציתי לעשות עבודה טובה יותר ביצירה, איסוף והעברת, מה שעובדים, שותפים ולקוחות יודעים, אך מצד שני, כשצוללים לעובי הקורה, נדמה שחזון תמציתי ונלהב זה חסר את האמצעים שיתרגמוהו למעשי.
לכן, עד שיסוכמו ההגדרות והכללים, אין טעם לארגונים לנסות להתאים את עצמם לז'רגון ולשיטות של ניהול ידע בעיניים עצומות, אלא עליהם לקחת צעד אחורה, לבחון את עצמם ולהבין מה הם צרכיהם.
להלן מוצעות 6 שאלות שימקדו אתכם בזיהוי צרכי ארגונכם ויסייעו בקבלת ההחלטה האם הינכם יכולים להיעזר בשיטות ניהול ידע. נסו לענות לעצמכם על שאלות אלו ותדעו האם ארגונכם זקוק לניהול ידע.
לכל השאלות פתיחה דומה: "האם הארגון צריך להשתפר ב..."
שיתוף פתרונות לבעיות של לקוחות?
ארגונים מנסים להבטיח שפתרונות מוצלחים הניתנים ללקוחות ישמרו ושיעשה בהם שימוש חוזר. שאלו את עצמכם: האם יש לכם צורך לאגור ולמחזר מידע על בעיות ופיתרונות? האם יש צורך בקישור בין בעיות ופתרונות למערכות שירותיות אחרות?
עזרה לצוותים לשתף מידע ועבודה?
בארגונים גדולים יש בד"כ צוותי עבודה מבוזרים, חלקם עצמאיים וחלקם תלויים באחרים. אולם היות וכולם פועלים עבור אותה מטרה (מטרת הארגון), הצלחת הארגון תלויה בד"כ ביכולת השיתוף ביניהם. שאלו את עצמכם: האם בצוותים הקיימים בארגונכם יש צורך בשיתוף ידע, רעיונות, לקחים, עדכונים עם צוותים אחרים? האם יישום סביבה בעלת פלטפורמות שיתוף מבחינה טכנולוגית, תהליכתי ותרבותית תתרום להשגת המטרות הארגוניות?
יצירת קהילות או איתור מומחים בנושאים מסוימים?
בכל ארגון גדול נוצרים מומחים לתחומים שונים בתוכו. אותם מומחים נדרשים ע"י אנשים שונים ובזמנים שונים ולצרכים שונים. בלעדיהם העבודה מתארכת או מסתרבלת ולעיתים התוצר פחות מוצלח. שאלו את עצמכם: האם בארגונכם יש אנשים בעלי התמחויות ספציפיות? האם ביכולתם לצמצם את הזמן של פתרון בעיות, קבלת החלטות, נקיטת פעולה או הנעת פרויקטים עבור אחרים בארגון? האם יהיה ערך ביצירת יכולת מפגש בינם לבין אחרים או בין עצמם?
ניהול מידע לא מובנה?
לפעמים, הידע החשוב נמצא דווקא "בין השורות". יש הבדל בין "לדעת לנהל תהליך" לבין "לדעת לנהל תהליך הכי טוב". שאלו את עצמכם: האם בפעולות שנעשות בארגוננו נדרש ניסיון וותק? האם אנשים אוספים בראשם ידע לא מובנה? האם יהיה ערך לשאוב מאותם אנשים ידע זה ולשלבו בעבודה הפורמאלית?
מתן גישה מותאמת משתמש למידע קיים?
בכל ארגון יש הרבה מאוד ידע, אך לא כולו רלוונטי לכל העובדים, כל עובד זקוק רק לחלק מהידע כדי לבצע את עבודתו. לעיתים מטרת הסינון היא בטחון במידע ולעיתים היא כדי למנוע מהעובד הצפת מידע שתקשה עליו. שאלו את עצמכם: האם עובדי הארגון חשופים להרבה מידע? האם לכולו הם זקוקים? האם העובדים בארגון מבזבזים זמן רב בחיפוש אחר מידע שכבר קיים בארגון?
תיעוד, עיצוב וביצוע תהליכים עסקיים?
כל ארגון מסתכן באיבוד חלק חשוב מהזיכרון הארגוני שלו כשעובדי מפתח, שתהליכי עבודתם לא תועדו, עוזבים. תהליך BPM business process management)) הוא קידוד תהליכי העובדה המבטיח שהניסיון שהארגון צבר לא "יאבד". שאלו את עצמכם: האם הארגון תלוי באנשים ספציפיים שיבצעו את עבודתם? האם יש אנשים ספציפיים שעזיבתם/העדרם יפגע קשה בארגון?
לסיכום, אם במהלך קריאת השאלות הזדהיתם עם האתגרים המוצגים, אם תשובותיכם עזרו לכם לזהות היכן חולשות הארגון שלכם והיכן ביכולתו להשתפר, אז ניהול ידע יכול לשרת אתכם!
כך גם ללא הצורך להבין את כל עקרונות ניהול הידע תוכלו להרוויח פעמיים: גם תסייעו לארגונכם להשתפר וגם תשפרו את הבנתכם בצד התיאורטי.