top of page
  • תמונת הסופר/תכרמית שקד

מה בין שימוש בפורומים / קב. דיון כפלטפורמה לשיתוף ידע ובין שימוש לדואר אלקטרוני / טלפון?

  • "למה שאשתמש בקבוצת הדיון כשאני יכול פשוט לשלוח אי מייל?"

  • "אני גם ככה מחובר כל היום לאי מייל וכנ"ל גם חברי לעבודה, מה יצא לי מכך שאשלח שאלה / אציג סוגיה לדיון דווקא בפורום של הקהילה".

  • "הרבה יותר פשוט להרים טלפון – בשניה אני מקבל תשובה".

  • "מה יצא לי מזה שאשיב למישהו בקבוצת הדיון? בין כה וכה אין לי זמן"

נשמע לכם מוכר? נתקלתם בהערות דומות בבואכם להטמיע פורומים / קב' דיון בארגון שלכם, במסגרת קהילה / אינטראנט או פורטל? אם תשובתכם היא כן הטיפ הבא הוא בשבילכם:

אין ספק שבמקרים בהם נדרשת תשובה מיידית ודחופה השימוש בפלטפורמת הדואר האלקטרוני או באמצעות שיחות טלפון יעיל יותר מהשימוש בקבוצות הדיון או בפורומים.

לקבוצות דיון יתרונות רבים החסרים באמצעים אחרים כגון שליחת אי מייל או שיחת טלפון. כידוע לכולנו, קבוצות הדיון מהוות כלי יעיל לשיתוף ידע בארגון, להפצתו וללכידתו ושימורו לטובת אחזור עתידי. אולם כאשר נמצאים בשלב ההטמעה, נתקלים לא אחת בהתנגדויות כפי שצוין לעיל. התנגדויות אלה נובעות מסיבות שונות: חשש משינוי בהרגלים, חשש מטכנולוגיה חדשה, חשש להודות שלא יודעים וכד'.

אז מה עושים? נכנעים? לא מומלץ. רגע לפני שאתם משתכנעים מהמשתמשים נסו לשכנעם ע"י כך שתציגו להם את היתרונות הבאים:

  • הגדלת היקף תשובות ע"י פניה לקהל משיבים רחב: היתרון הבולט בשימוש בפורומים ובקבוצות דיון הוא ביכולת להציג בעיה / שאלה לדיון לקהל רחב של אנשים בארגון ולקבל תגובות מקשת של משתמשים. בדרך זאת ייתכן שהפונה יזכה לקבל תשובות גם מאנשים אחרים אשר בדרך אחרת לא היה יודע כי הם יכולים לתרום לו מהידע שיש להם בתחום ולא היה פונה אליהם. לעומת זאת שליחת אי מייל לאדם ספציפי או לרשימת תפוצה עשויה לגרום ל"פספוס" תשובות טובות. משפט לשכנוע: שליחת תשובתך בפורום תזכה אותך ביותר תשובות מיותר אנשים משחשבת שתוכל לקבל.

  • שבירת מחסומי היסוס או ביישנות: כאשר מוצגת בעיה או שאלה בקבוצות הדיון נחשפים אליה ואל התשובות הניתנות לה אנשים נוספים שייתכן שהבעיה / השאלה המוצגת מעניינת גם אותם. יתכן כי אותם אנשים מהססים לפנות לקבלת סיוע ומענה, אך דרך הפורומים הם יכולים לזכות בתשובה ולהנות משיתוף הידע. כאשר שולחים לרשימת תפוצה לא תמיד כולם מגיבים ב"השב לכל" ואז לא תמיד כל המכותבים מקבלים את כל התשובות ורואים את התמונה המלאה. משפט לשכנוע: חושש לשאול? בדוק בפורום אולי מישהו עשה בשבילך את העבודה.

  • הפיכת הידע לנכס ארגוני המשותף לכל: הפורומים ההולכים וטופחים הופכים למאגר מידע שימושי ומגוון מאין כמותו. לעיתים תוך כדי הדיון נוצר ידע חדש שייתכן ונזדקק לו בעתיד. כאשר הדיון מתנהל בפורומים ניתן לנסח שאלה ותשובה מלאה שתכיל את כל ההיבטים שניתנו בדיון לכדי FAQ ולהפיץ בתור שאלות נפוצות לשימוש בעתיד. כך למעשה הופך הידע לנכס ארגוני ומתאפשרים זרימת ידע ושחזור פתרונות. בשימוש בדוא"ל / טלפון לעומת זאת, גם אם נעשו ברשימת תפוצה / ועידה, לא תמיד ניתן לעקוב אחר כל התשובות שניתנו (ראה סעיף קודם). בנוסף לא תמיד מומחה התוכן או האחראי לניסוח השאלה חשוף ומודע לכל הדיונים שבוצעו באמצעות הדוא"ל. משפט לשכנוע: בפורום שאלת או ענית- לבניית מאגר הידע תרמת ועזרת.

  • יכולת לשאול בלי חשש וזיהוי: השימוש בפורומים מהווה פתרון כאשר יש חסמים למשתמשים להעלות בעיות או לשאול שאלות. באי מייל עשויים לזהותם בעוד בפורומים אפשר להגדיר משתמש כאנונימי או לעשות שימוש בכינויים. פחות מומלץ אבל עדיף אם עוזר להתגבר על הבושה. משפט לשכנוע: רוצה לשאול אך מתבייש? בפורום אתה יכול להתחבא מאחורי כינוי ולזכות בתשובה.

  • כלי להבאת מודעות המנהלים לידע ולמקצועיות שלי: השימוש בפורומים עשוי לשרת לטובה את המשתמשים בהחצנת הידע שלהם והבאתו למודעות של הממונים עליהם. אנשים צנועים, שקטים או סתם מתחבאים מאחורי הקלעים יכולים, ע"י מתן תשובות ושיתוף הידע שלהם בפורומים, להביא למודעות של מנהליהם לגבי יכולתם המקצועית ורמת הידע שלהם. שימוש באי מייל לא בהכרח יביא לאותה תוצאה שכן המנהלים לא בודקים אי מיילים של אחרים ולא חשופים לתשובות שניתנו לשאלות / בעיות שנשלחו במייל. משפט לשכנוע: רוצה לקבל קרדיט על מקצועיותך מבלי להתרברב בפני מנהליך? השב לשאלות המועלות בפורום והקרדיט בדרך אליך...

  • ערוץ תקשורת עם בכירי הארגון: הפורומים עשויים להוות ערוץ תקשורת עם בכירים בארגון. אדם שיש לו שאלה / בעיה, לרוב, עשוי להסס מלהטריד בה דמות בכירה בארגון. אולם, כאשר נשלחת שאלה בפורום, גם אנשים בכירים החברים בפורום ישיבו במידת הצורך, ובכך יוכל משתמש להנות מהידע שתרם הבכיר בעוד שבערוץ תקשורת אחר לא היה נחשף אליו. משפט לשכנוע: רוצה לקבל תשובה מדמות בכירה אך חושש להטרידו? נסה בפורום. אולי יתמזל מזלך...

  • השלמה למפגשים המתקיימים אחת לתקופה: לעיתים קרובות נערכים דיונים אשר מפאת שעון הזמן שאינו עוצר לרגע נקטעים באיבם. לכנס את כל האנשים שוב זה סיפור לא פשוט ועד הדיון הבא המומנטום עלול לחלוף. הפורומים מאפשרים להמשיך את הדיון בדרך של שיתוף רב משתתפים. באי מייל המצב מסובך יותר ולא כל כך יעיל. משפט לשכנוע: הדיון נגדע אך לא מוצה? המשך אותו בפורום והכה בברזל בעודו חם...

השתכנעתם? אז יאללה רוצו לספר לחבר'ה...!!!

Comments


bottom of page