top of page
  • תמונת הסופר/תנגה ציפמן

תבניות בעולם ניהול הידע – על שום מה?

עודכן: 24 בינו׳ 2023

נכתב בשיתוף עם גל גוטמן


כמו כל מאמר מקצועי נתחיל בהגדרות... ותחילה – מהי תבנית? תבנית היא יחידה בסיסית של ידע (יכולה להיות ויזואלית, התנהגותית, אודיו/אקוסטית או שפתית/סמנטית), אשר מכתיבה את דרך ההסתכלות שלנו על העולם. אנו משתמשים בתבנית ככלי/טכניקה לעיבוד מידע במסגרת תהליכי תפיסה, זכירה, למידה והבנה. ובאותו עניין, קצת תיאוריה.

הראשונים, שהתייחסו למושג התבנית היו אנשי גישת הגשטלט ("תבנית" בשפה הגרמנית) שטענו כי כל יצור חי הפוגש בגירוי או מידע חלקי בעולם ישאף להשלימו על סמך התנסות קודמת עם אותה תבנית שלמה. לדוגמא, אדם המתבונן בכוכבי השמים יראה אותם כתבנית אותה ניתן להשלים וליצור תמונה רחבה יותר- "הדובה הגדולה". הבלשן נועם חומסקי, טען כי יש לנו נטייה מולדת להשתמש בתבניות. חומסקי מצא כי תהליך לימוד השפה ואופן השימוש בה מבוסס על תבניות: המבנה התחבירי של המשפט (גוף + פועל מוטה + שם עצם) נתון מראש כתבנית, והדובר יוצק לתוכה ידע התלוי בשפה וברעיון אותו הוא רוצה להביע. Edward Cell מתאר בספרו " ללמוד איך ללמוד מניסיון" (להרחבה ראו גיליון 2know- 02-07) כיצד תהליך הלמידה מניסיון מתבסס על תבניות. עפ"י Cell , מוחנו עובד באמצעות תבניות. בכל שנייה של זמן, אנו נחשפים לגירויים רבים. על מוחנו לעבד כל אחד ואחד מהם, להחליט את מי לסנן ולמי להגיב ולהחליט על אופן התגובה. הדרך בה אנו מתמודדים עם צורך זה (שהנו פרדוקסאלי ערב ריבוי הגירויים), הנה דרך תבניות. כל גירוי מוכלל, מורדים ממנו פרטים שאינם מסייעים להחליט על אופן הפעולה, ונבחנת התאמתו למאגר התבניות הקיים במוחנו. בהתאם לתבנית המתאימה ביותר, מוחנו בוחר את דרך התגובה הרצויה ופועל ללא צורך בחשיבה ועיבוד נוספים. יצירת תבניות חדשות, או הרחבת קיימות הנה על בסיס אירועים אותם חווינו, שלא התאימו מראש או בדיעבד לתבניות הקיימות.

כעת, לאחר שהכרנו את "שורשי" התבנית, נבחן כיצד משתלבת התבנית בעולם ניהול הידע; אם A= הנטייה המוטבעת בנו מהיותנו בני אדם היא להשתמש בתבניות ו- B = אנו עובדי ידע בעולם ניהול הידע )עפ"י פיטר דרוקר, Management Challenges for the 21 Century ) אזי C = תבניות משתלבות בניהול ידע. עולם ניהול הידע משתמש בתבניות על מנת לקדם שלוש מטרות עיקריות: יצירת ידע מובנה, התמצאות פשוטה של הקורא והבנה סדורה של פריטי מידע.

בואו נמשיך ונבחן מהן היתרונות של שימוש בתבניות בעולם הידע: 1. יצירת ידע מובנה: הנטייה האנושית להשתמש בתבניות באה לידי ביטוי בקלות היחסית בה ניתן ליצור פריט ידע בהינתן בסיס ראשוני וקווים מנחים; זאת, לעומת הקושי ליצור פריט ידע חדש מ"דף לבן" אשר אינו מכיל כל רמזים למבנה ותוכן רצוי. התבנית מציעה פתרון לבעיה זו; היא מספקת רמזים לגבי סוג הידע שיש ליצור ולגבי המבנה הלוגי הנדרש. לשם דוגמא, ניתן להתייחס אל תהליך יצירת נוהל בארגון. תבנית לנוהל תכלול את פרטי הידע העיקריים של הנוהל כגון פתיחה, מטרות, הגדרות וכדומה. התבנית מאפשרת למנסח הנוהל התמקדות בתכנים המרכזיים ומהווה פורמט ידידותי להזנתם. ארגון העושה שימוש בתבניות אלו משיג אחידות בידע המועבר לעובדיו, שפה מקצועית ארגונית משותפת ומקדם יצירת ידע חדש עקב הפיכת תהליך תיעוד הידע על ידי העובד לידידותי ופשוט.

2. התמצאות פשוטה: כאב ארגוני המוכר לכולנו הוא שנהלים הכוללים ידע חשוב וליבתי להנחיות ביצוע ופעולה אינם מיושמים עקב אורכם, הקושי להבין את רוח הנוהל ותפיסתו וחוסר היכולת לאתר מידע כמענה לסוגיה ספציפית. לעיתים, הנוהל מותאם לקריאה רציפה כמסמך עם אינדקס מרובה נושאים והעובדים עלולים לא אחת "לאבד ידיים ורגליים" בחיפוש אחר המידע הרלבנטי להם וכתוצאה, להתייאש ולוותר על הקריאה, הלמידה ויישום הידע. ניהול ידע נענה לאתגר באמצעות פיתרון של תבנית חכמה. תבנית חכמה בנויה ממפת שער וגוף. מפת השער מחצינה את פריטי הידע אל קידמת הנוהל ומציגה את תוכן הנוהל בצורה ויזואלית ידידותית עם מראי מקום וקישורים בעזרתם יכול המשתמש להגיע אל הפריטים המורחבים בגוף הנוהל. כמו כן מפת השער מציגה את תרשים הזרימה (Workflow) העומד בבסיס ההנחיות לפעולה של הנוהל. בדרך זו התמצאות המשתמש בנבכי עקרונות הפעולה של הנוהל (שעלול לעתים להיות מורכב ורב מימדי) הינה לא יותר מפתרון תשחץ ידידותי ("עקוב אחרי החיצים...ולמד") גוף הנוהל יכלול את מקטעי הידע המורחבים שהינם ערוכים עפ"י עקרונות המתודולוגיה של ארגון התכנים וכתיבה תמציתית. מקטעי הידע מאפשרים הן קריאה רציפה של הנוהל כמסמך והן התמקדות בחלקים רלוונטיים בהם מעוניינים להעמיק. דרישת קדם לשימוש בתבנית הנו במיפוי כל עולמות התוכן הרלבנטיים למשתמש (לדוגמא כותרות, נושאים, תתי נושאים) הערך המוסף של דרישה הינה באפשרות הניתנת לקורא ממבט ראשון לאמת ולתקף את מיקומו בשביל החיפוש אחר פריט הידע אותו חיפשתי.


3. הבנה סדורה של פריטי ידע: התבנית מאפשרת רמת הבנה מעמיקה יותר של תוכן הנוהל זאת משום שעצם החלוקה לשלבים, רמות, נגזרות ופעולות נדרשות, לוקחת את הקורא צעד קוגניטיבי נוסף קדימה בתהליך הלמידה;. לאחר שנפגש הקורא מספר פעמים עם התוכן המוצג באמצעות התבנית (זוכרים אחידות?), הוא מבין טוב יותר את המשמעויות של הנוהל, כמו גם את ההקשר שבין החלקים השונים של הנוהל. כך קל יותר להבין את התוכן כפועל יוצא של אותו המבנה, ולאחר מכן לאחזר בזיכרון את החלקים הרלוונטיים. באופן זה נחסכים לטווח ארוך משאבים ארגוניים הנדרשים לתהליך ההטמעה והיישום של הידע בשטח היות ונחסכים תהליכים מצד הקורא של למידה מחדש, זיכרון, ושינון של ידע "חדש" עבור כל נוהל בנפרד.

לאחר שעמדנו על יתרונות השימוש בתבנית (חכמה כמובן...) במסגרת ניהול הידע, כיצד ניתן ליצור תבנית? חוקר הלמידה פיאז'ה טען כי תהליך יצירת תבנית כולל שני תהליכים מקבילים: הטמעה והתאמה. בתהליך ההטמעה – תופס האדם גירוי ומפרש אותו בהתאם לידע שכבר רכש לגביו. התבנית נבנית בהתאם לידע שכבר נוצר בארגון בעבר ומתוך נסיון להכלילו תחת מבנה גנרי. פעילות זו תכלול התבוננות בפריטי ידע דומים הקיימים כבר בארגון וניתוחם. במהלך הניתוח תשאלנה שאלות כגון: מהי הקטגוריזציה המקובלת של הפריטים (כותרת, כותרות משנה)? מהם הפרקים המרכזיים? ניתוח הפריטים מאפשר את הכללתם תחת מבנה אחיד ומקטעי ידע מרכזיים בהם ניתן להעזר בעת יצירת פריט ידע חדש. בתהליך ההתאמה - תיעשה הפעולה המשלימה של שינוי תבניות ומבנים קיימים לצורך התקדמות והכלה של מבנים אשר לא נכללו בתבנית המקורית. שינוי התבניות נעשה בהתאם לידע ולניסיון שנרכש בעבר, מרחיב את מאגר הידע הקיים, ויוצר תבנית עדכנית, חדשה ומשופרת. התבנית נבנית ע"י ניתוח רטרואקטיבי של פרטי הידע הקיימים על מנת להעלות אפשרויות לשדרוגם ולשיפורם. לדוגמא, יצירת קישורים למסמכים נוספים המשלימים את מקטעי ידע או לנגזרות אופרציונליות של אותם פריטים. במקרה זה, ניתוח פרטי הידע הקיימים מוביל לא רק להכללתם תחת תבנית אחת אלא לשינוי ויצירת תבנית חכמה מתקדמת יותר.

לסיכום, תבניות משתלבות בכל מרכיבי עולם ניהול הידע: הן מבוססות, נוצרות ומשתפרות על סמך תוכן עולם הידע הארגוני. מתחברות בתהליך העבודה ומייעלות אותו, ניזונות ותומכות בתרבות הארגונית ומיושמות באופן איכותי באמצעות טכנולוגיה פשוטה וידידותית. כמו כן, העובדה כי השימוש בתבניות היא יכולת מולדת המוטבעת בנו מעצם היותנו בני אדם מעודדת אותנו לרתום את הכלי לשימוש בעולם העסקי, על מנת לקדם מטרות ארגוניות. יצירת תבניות חכמות הכוללות מפות שער ומקטעי ידע הנה בעלת השפעה מכרעת על קלות יצירת פריט הידע, על נוחות ההתמצאות בו ועל יכולת ההבנה של העובד את הפריט. יצירת תבנית ידע שכזו נעשית באמצעות ניתוח של פריטי ידע קיימים בארגון, נסיון להכלילם תחת מבנה גנרי ושדרוגם מעבר לקיים היום אל העידן הבא...

Kommentare


bottom of page