אחד האתגרים המורכבים עימם צריכים להתמודד כיום ארגונים הוא ניהול יעיל ושיתוף של התוכן הארגוני, שהיקפו הולך וגדל כל הזמן.
תוכן זה מאוחסן על מגוון רחב של פלטפורמות – דפי אינטרנט, אימיילים, תבניות, מסמכים המחוללים ע"י מערכות אירגוניות כגון :OFFICE,CRM, ERP ועוד.
כל זה מקשה על ניהול יעיל ושיתוף של המידע, אחסונו, ארכובו ואחזורו המיידית בעת הצורך.
לכאורה, פלטפורמות פורטל למיניהן (SharePoint ואחרים) נותנים לכך מענה.
אולם, כאשר היקפי המידע גדולים, ו/או הקבצים מורכבים (סרורים, ארכיון, מדיה עשירה), ו/או הצורך משמעותי יותר משיתוף גרידא (ניהול בקרה, תהליכי עבודה ועוד),
נדרש פתרון לשיתוף וניהול, מעבר לפלטפורמה זו.
לשם כך, התפתחו מערכות ה-ECM, מערכות לניהול התוכן הארגוני (Enterprise Content Management) המרכזות את כל תהליך הניהול של התוכן תחת קורת גג אחת.
מערכות אלו מאפשרות מעבר ממצב שבו כמות גדולה של תכנים שונים ומידע מפוזרים בארגון, למצב בו התכנים מקוטלגים וניתן לאתרם בקלות, לעקוב אחר שינויים, הרשאות גישה, ניהול גרסאות, הצפנה ואבטחה של התוכן ועוד.
המערכות כוללות על פי רוב, מודלים שונים המספקים פתרונות לצרכים ייעודיים כגון: OCR לקבצים סרוקים, RM, Mobile, ענן, אינטגרציה לSAP/Share Point, סריקה מסיבית לרבות ברקודים, מנוע תהליכים מתקדם בשילוב חתימה דיגיטלית ועוד.
מכלול הפתרונות המוצעות ע"י מערכות ECM ייעודיות - מהווים פתרון משלים בארגונים, בעידן הפורטלים.
מערכות אלו תומכות בקצב ההולך וגובר של התוכן הארגוני ע"י מנוע אינדוקס מסיבי, שמאפשר אחזור מידי של כל מסמך היסטורי מהמערכת.
לסיכום, הטמעת מערכת ECM בארגון יכולה לסייע ב:
יצירת ממשק אחיד לניהול ושימור התוכן והידע בארגון.
שיפור וייעול תהליכי עבודה בארגון.
חיסכון בזמני אחזור מידע.
חיסכון בעלויות אחסון וגניזת מסמכים.
עמידה התקנים ורגולציות ע"פ דרישות.
בקרת ומעקב שינויים.
תהליך הטמעה קל ומהיר, מוצר מדף שלא מצריך פיתוחים מיוחדים.
ניהול ותחזוקה של המוצר ע"י הלקוח לאחר תהליך ההטמעה.
למרות עידן הפורטלים, מערכות ECM ממשיכות להוות מענה משמעותי לניהול הידע הארגוני.
נכתב ע"י : Marina Sianov SRL מקבוצת Team-Netcom mail: marina@srl.co.il