ספר זה, The Profit Impact of Business Intelligence נכתב ע"י שני אנשים, כפי הנראה בני זוג- Steve & Nancy Williams בשנת 2007. הספר נולד מתוך עשייה בשטח, ואכן נותן כלים לקידום בינה עסקית בארגונים, בין אם כפעילות חדשה, ובין אם כמיצוי ומינוף מחסני נתונים קיימים.
אגב, רבות מהעצות רלוונטיות בה במידה לעולם ניהול הידע.
הספר נעים לקריאה, חוזר ומבהיר כל נושא מכמה היבטים ותוך מתן דוגמאות.
מפת הספר
לאן פנינו מועדות? כותבי הספר מתארים עתיד בו ההבנה העסקית אחרת, ובה בינה עסקית נמצאת במרכז הפעילות ותומכת ברמה אסטרטגית בארגון וביעדיו. האמנם? הלוואי.
לכל מי שעוסק בבינה עסקית ורוצה לשדרג את יכולותיו- הספר בהחלט מומלץ. קריאה נעימה!
זיהוי ההזדמנויות העסקיות הנכונות
1. עקרונות מתווים:
א. כדי לא לבזבז את ההשקעות העסקיות הקשורות בבינה עסקית, יש להבטיח שהם מקשורים למטרות, ניתוחים, החלטות ופעולות עסקיות מוגדרות היטב.
ב. כדי לקבל החזר השקעה מיטבי כדאי לתכנן ולשזור את ה- ROI של תכנית ה- BI כבר לשלבים הראשונים של העבודה. ממקד ומכוון.
2. זיהוי ההזדמנויות מחייב ניתוח עסקי מקדים :
א. הבנת ההקשר העסקי:
- היעדים העסקיים.
- האסטרטגיה העסקית.
ב.הבנה כיצ ד הארגון מתחרה ופועל:
- ערכים מובילים (מחיר / איכות / בידול וכו').
- תהליכים עסקיים וניהוליים ליבתיים.
ג.הבנה היכן ניתן לייצר ערך עסקי דרך פעילויות בינה עסקית:
- תהליכים ניהוליים: תכנון, תקצוב, ביצועים, מעקב/ הערכה, שיפור תהליכים, ניתוח
עלויות, אופטימיזציה ועוד.
- תהליכים מייצרי הכנסה: סגמנטציית לקוחות, ניהול קמפיינים, ניהול ערוצים, ניהול
מכירות ועוד.
- תהליכים צורכי משאבים: פיתוח מוצר ושירותים, ניהול הזמנות, ייצור / תפעול,
שרשרת אספקה, רכש ועוד.
ד. ניתוח לגבי התהליכים הרלוונטיים בסעיף הקודם כיצד הם תורמים ליעדים ולאסטרטגיה לעיל.
הניתוח נכון שיהיה גם מלמעלה למטה (מהיעדים והאסטרטגיה לתהליכים) וגם בכיוון הפוך (איתור
תהליכים ובחינת תרומתם).
ה. הכנת מפה המתעדפת הזדמנויות בינה עסקית (BI Portfolio) כדלהלן:
סיכון גבוה | סיכון נמוך | השפעה עסקית / רמת סיכון |
סיכון ותגמול גבוהים פרוייקט A | כדאי מאד פרוייקט X פרוייקט Y | השפעה גבוהה |
לא לבצע פרוייקט S פרוייקט Y | נצחונות מהירים פרוייקט M | השפעה נמוכה |
1) יש לבחון מה יסייע להורדת הסיכונים במקומות בהם הסיכון גבוה וההשפעה גבוהה.
2) יש להיזהר שלא להתמקד בעיקר בפרוייקטים בעלי השפעה נמוכה.
3) בכל מקרה אין ללכת לפרוייקטים בעלי השפעה נמוכה וסיכון גבוה.
4) יש להעדיף פורטפוליו מגוון.
התנאים המקדימים בארגון לקידום הצלחה
להלן מספר תנאים מקדימים שהנם כמעט הכרחיים לקידום ההצלחה. יש לשים לב שרוב התנאים המקדימים אינם קשורים כלל למחשוב. הם קשוים להיבטים ארגוניים, תרבותיים ותהליכיים. התנאים הטכנולוגים המקדימים חשובים אף הם, אך הם חוקים מלהיות תנאים בלעדיים, ולא ניתן לצאת למהלך של בינה עסקית תוך הסתמכות על קיום תנאים מקדימים טכנולוגיים בלבד.
ניתוח מוכנות בוחן בכל ארגון את שלושת ההיבטים הבאים:
יכולת הארגון להתיישר לתכנית בינה עסקית ולפקח על יישומה בפועל.
יכולת החברה להשתנות כדי למנף את ביצועיה בזכות פעילות הבינה העסקית.
יכולת המחשוב לממש את התכנית בפועל.
להלן המרכיבים העיקריים אותם יש לבחון: יכולת הארגון להתיישר לתכנית בינה עסקית ולפקח על יישומה בפועל: 1. תיאום אסרטטגי בין העבודה העסקית והעבודה המחשובית. 2. יחסי עבודה מצויינים בין היחידות העסקיות והגוף המחשובי. 3. קיום פורטפוליו בינה עסקית מגוון.
קיום תהליכי עבודה סדורים לקבלת החלטות: 4. תרבות ארגונית המעודדת שימוש במידע וידע. 5. שיפור תהליכי מתמיד כתפיסת עבודה ארגונית. אפשרות שילוב הבינה העסקית לתוך תהליכי העבודה ואפילו שינוי תהליכי העבודה כדי שיעבדו נכון יותר, עם הדו"חות והמידע הניתנים. 6. קיום תהליכי עבודה סדורים לקבלת החלטות.
יכולת המחשוב לממש את התכנית בפועל: 7. קיום תשתית טכנולוגית התומכת בכל הרמות העסקיות, לרבות הרמות הניהוליות (ולא רק התפעוליות). 8. קיום מחסן נתונים בעל מוכנות טכנית ותפעולית. 9. מוכנות תשתיתית מחשובית ארגונית: צוות עובדים מתאים; הבנת העסק את תרומת המחשוב. בחינה של מצב הארגון (או תת ארגון) יכולה ללמוד על בעיית מוכנות גם במקרים הבאים: 1. פערים משמעותיים בתוצאות הסעיפים לעיל בין קבוצות שונות בארגון. 2. ציונים נמוכים מאד באחד מהגורמים לעיל. מומלץ במקרה זה כן לקיים פעילות אולם לנהל את הסיכונים. 3. ציונים נמוכים עד בינוניים עם פערים בין הקבוצות. מומלץ במקרה שכזה להעמיק את הבחינה ולחדד את התוצאות.
מתודת פעילות מוצעת
מתודת הפעילות המוצעת כוללת מתודה לרמה העסקית, מתודה לרמת המימוש הטכנולוגי ומתודה לניהול השינוי התרבותי לשימוש במידע:
מתודה עסקית:
הקשר עסקי אסטרטגי: מטרות- הבנת המיקוד החיצוני המשפיע על החברה והאסטרטגיה בה בחר הארגון להתמודד. שיטות- מחקר וניתוח פנימי / חיצוני; ראיונות עם בכירים. תרומה- נקודת מוצא המבטיחה שהבינה העסקית תומכת אסטרטגיה ושיפור רווחים.
אכיטקטורה עסקית: מטרות- הבנת המבנה, התהיכים, המערכות, האנשים והטכנולוכיה באמצעותם משרתים לקוחות. שיטות- מחקר וניתוח פנים ארגוני; ראיונות עם בכירים. תרומה- - נקודת מוצא המבטיחה שהבינה העסקית תומכת אסטרטגיה ושיפור רווחים.
תיחום בינה עסקית: מטרות- הבנה האם המיקוד הנו ארגוני, יחידתי, תהליכי רוחבי, פונקציונאלי או בלתי קשור. שיטות- ראיונות עם המנהלים היוזמים את המהלך. תרומה- מאפשרת הבנת הגבולות לתכנון, פיתוח ויישום הבינה העסקית.
סוגי בינה עסקית: מטרות- הבנת סוגי המידע הקיימים, ניתוחים עסקיים והחלטות שה- BI צריך לתמוך. שיטות- ראיונות עם מנהלים בכירים, מנהלים ועובדי ידע; סקר טקסונומיה. תרומה- הבנה ברורה של גורמי המפתח הקשורים לתכנון, פיתוח ומימוש.
ארכיטקטורת הקשר הבינה העסקית: מטרות- הבנת סביבת המידע הטכנולוגית בתוכה מיושם הפתרון. שיטות- ראיונות; סקרים. תרומה- הערכה ותכנון הגורמים המשפיעים על היוזמה המתוכננת.
ארכיטקטורת הבינה העסקית: מטרות- הבנת הקשרים בין הבינההעסקית ותהליכים העסקיים בהם יתמוך. שיטות- ניתוח הזדמנויות בינה עסקית (מפורט לעיל). תרומה- זיהוי התהליכיל העסקיים שצריכים להשתנות כדי לשפר ביצועים ושאפשרי לנהל מולם שינוי שכזה.
מוכנות בינה עסקית: מטרות- הבנת וניהול הסיכונים. שיטות- הערכת מוכנות של הבינה העסקית (כמפורט לעיל); הערכת מוכנות מחסן הנתונים. תרומה- הורדת חסמים המעכבים רווחיות; הקטנת עלויות הפרוייקט תוך מניעה מהשקעות פחות מתאימות.
זיהוי הזדמויות בינה עסקית: מטרות- הבנה כיצד הבינה העסקית תומכת ברווחיות. שיטות- ניתוח ההזדמנויות הקשורות לבינה העסקית. תרומה- נקודת מוצא המבטיחה שפעילויות הבינה העסקית תומכות אסטרטגיה ושיפור רווחיות. זיהוי יוזמות בינה עסקית ממוקדות.
תהליכי ליבה עסקיים: מטרות- הבנת התהליכים העסקיים בהם נעשה שימוש ביישום האסטרטגיה הארגונית והמייצרות רווחיות. שיטות- ניתוח ההזדמנויות העסקיות הקשורות לבינה העסקית; ניתוח תהליכים (business process modeling). תרומה- נקודת מוצא המבטיחה שפעילויות הבינה העסקית תומכות אסטרטגיה ושיפור רווחיות. זיהוי יוזמות בינה עסקית ממוקדות.
הגדרת דרישות בינה עסקית: מטרות- הבנת המידע העסקי הממוקד, הניתוחים העסקיים וההחלטות העסקיות שהבינה העסקית תומכת בהם. שיטות- ניתוח דרישות בינה עסקית. תרומה- משלב תהליכים עסקיים ופעילות בינה עסקית מעליהם.
מתודת מימוש (תפורט כאן פחות, שכן עיקרו של הספר ברמה העסקית):
הגדרת מודל הנתונים הלוגי.
הגדרת מודל מחסן הנתונים הלוגי.
הגדרת מודל מחסן הנתונים הפיזי.
תכנון הרכשת הנתונים.
במקביל לשלבים 2-4: אב-טיפוס של Data Mart.
הקמת הסביבה הטכנולוגית.
הדרכה.
מימוש התהליכים העסקיים תוך שימוש בכלי הבינה העסקית.
מתודה לניהול השינוי התרבותי:
ישנן שלוש רמות בתרבות השימוש במידע:
מימוש בינה עסקית ללא שינוי בפרדיגמות השינוי במידע.
ישנן פונקציות ארגוניות וישנם תהליכים ספציפיים שבהם נעשה שימוש בבינה עסקית והפרדיגמות העסקיות נסמכות עליהם.
הארגון מבוסס מידע ומשנה את פרדיגמות השינוי בו כל העת כדי למנף את הצלחתו באמצעות הבינה העסקית.
ניהול השינוי מוצע על בסיס תורתו של John Kotter בעלת שמונת השלבים (החל מיצירת הדחיפות לשינוי ועד מיסוד השינויים כחלק מהתרבות הקבועה).
ובנוסף, כדי להצליח, יש לוודא קיומן של יכולות בינה עסקית ברמת ההשכלה, הכלים, יכולת ההתאמה העסקית, יכולת ניהול השינויים, יכולת ניהול הגרסאות, ניהול הסיכונים ולבסוף- יכולות תשתיתיות.
שגיאות נפוצות בדרך
ישנן מספר שגיאות שנוטים להקל בהם ראש, אולם חשיבות יישומן הנכון קריטי להצלחה:
האמונה כי אפשר לקיים בינה עסקית ללא מובילות ארגונית.
אין קשר מפורש בין האסטרטגיה העסקית ואסטרגיית הבינה העסקית.
חסר ידע איך להגדיר את צורכי הידע העסקיים (דגש על מה העסק צריך).
נמנעים מלשווק את החזון לגבי התרומה הקונקרטית של הבינה העסקית לארגון וחשיבותו לו.
בוחרים פרוייקטים מקריים ולאו דווקא את ההזדמנויות הנכונות.
לא מנהלים ולא מפקחים (governance) את תכנית המימוש כראוי.
מבססים תכנית ניהול ופיקוח על המימוש בשלב האב-טיפוס.
לא ממצבים את הבינה העסקית ברמה אסטרטגית ארגונית.
לא מעמידים מספיק משאבים למימוש אמיתי הנדרש לפרוייקט בינה עסקית.
ארגונים לא מבינים את האבחנה בין מערכות תפעוליות המפותחות כמערכות עצמאיות לבין מערכות בינה עסקית.לכן הם מסיקים כי מערכות בינה עסקית לא חייבות להיות משולבות בתהליכים, לא צריכות להיות משולבות במערכות אחרות ויכולות להתקבל שם החלטות בלתי תלויות (מה שכמובן לא נכון ולא מחזיק בטווח הרחוק).
משתמשים בסביבה טכנולוגית שאינה מתאימה לצורך.
מנתחים, מתכננים ומפתחים בתפיסה של מערכות מידע תפעוליות.
האמונה כי אפשר לקיים בינה עסקית ללא ניהול שינוי הדרגתי מסודר של תרבות השימוש במידע.
לא מממשים שינויים לתהליכים עסקיים בעקבות העמדת כלי הבינה העסקית.
לא מבצעים שינויים ארגוניים נוספים נדרשים כדי לממש סביבה בינה עסקית.
לא יוצרים תמריצים ארגוניים.
לא ממצים את מה שניתן ונכון מהמידע. רשימה ארוכה, וכל סעיף עולם ומלואו. מומלץ להקפיד על כל השלבים ולא לוותר.