להלן מס' עצות שלא בהכרח קשורות באופן ישיר למתודות של ניהול ידע, אך ללא ספק יעילות לעובד הידע לא פחות:
עבור רובנו, ערכנו נמדד במה שאנו יודעים ומי שאנו מכירים ולא במה אנו מסוגלים לעשות. יותר ויותר אחריות לרכישת המידע עוברת לעובד והוא פחות יכול להרשות לעצמו להיות תלוי במעביד שלו. אם אנו עושים משהו טוב יותר מאחרים, אנו בדילמה. האם לשתף או לשמור את הידע לעצמנו?
מצד אחד, לשתף וליהנות: שיתוף ידע מגדיל ומרחיב אותו. בתנאים אידיאלים שיתוף יותר מחזק מאשר הורס את מעמדנו. הסבירות שנצליח להעביר את כל מה שאנו יודעים היא נמוכה. ולכן, כל עוד יש תגמול וסיכוי טוב שמקבל הידע יחזור למידע נוסף, שיתוף הידע יכול להועיל לנו ביצירת שמנו כ"מומחה".
מצד שני, לשתף ולשלם את המחיר: בהתאם לקלישאה, ידע הוא כוח. ולכן, אם סביבת העבודה רואה בעובד כנכס לזמן קצר, מומלץ להיזהר בשיתוף הידע היות והוא יחליש ממעמדנו ויחזק את מעמדם של אחרים. שיתוף ידע יכול למנף אותנו אך גם ללכוד אתנו בעמדה של נשיאה באחריות רבה וללא גיבוי. להחביא מה שאנו יודעים זה מתסכל. לכן חשוב למצוא מעסיק שיעודד לחגוג ולא להסתיר יכולותינו.
להלן 3 טיפים כיצד להפוך לעובד ידע טוב יותר:
ללמוד להקשיב
פיתוח יכולת הקשבה מחזק קשרים עם עמיתים ולקוחות. ע"י הקשבה ניתן להראות לבן השיח שאנו מעריכים את דעותיו ובכך לתרום לסביבת עבודה הרמונית.
יש מספר דרכים להראות הקשבה:
קשר עין: להסתכל על בין השיח ולא על דברים אחרים (מחשב, הדלת) נותן תחושת התעניינות בדבריו.
קבלה: הנהון ראש, חיוך ושאילת שאלות במקומות הנכונים עוזרים להראות מעקב אחר השיחה והתעניינות בה.
רישום הערות: נותן תחושה לבן השיח שדבריו חשובים. אולם אל לזה לבוא על חשבון קשר עין.
שיקוף: חזרה על דברי בן השיח או כוונתו מראה קשב הן למילותיו והן למסר שלהן.
הקשבה יכולה להיות אקטיבית (שאילת שאלות ושיקוף) או פסיבית (אי התערבות בדברי בן השיח אך מתן סימני עידוד ע"י סימנים לא מילוליים) . שתי השיטות יעילות אך יש לדעת מתי להשתמש בכל אחת בהתאם לנסיבות. לרוב, הקשבה פסיבית המשולבת עם מעט שיקוף ושאלת שאלות היא היעילה ביותר.
מתן תחושה לבן השיח שדבריו הופנמו עוזרת לו לחוש מוערך. שימו לב לדברים אלו בשיחתכם הבאה, ואל תחששו לבקש ממישהו שאתם סומכים עליו משוב על יכולות ההקשבה שלכם.
איך לנהל פגישה נכון? נתבקשתם להוביל פגישה בפעם הראשונה בחייכם? כך תעשו זאת באפקטיביות:
היזכרו בישיבות טובות ורעות שנכחתם בהן. רשמו דברים שמצאו חן בעיניכם ודברים שלא.
ודאו שלכולם ברורה האג'נדה של הפגישה וכל המידע הנדרש לה.
ודאו שאתם שולטים בחומרים שידונו בפגישה.
אם אתם מכירים את המשתתפים, חשבו כיצד יגיבו לנושאים והכינו מראש מענה עבורם.
אם כל המשתתפים חדשים, "רחרחו" קצת בסביבתם ונסו לתהות על קנקנם.
ודאו שהחלטות מתקבלות ומתועדות.
תכננו את הפגישה כך ש:
יהיה זמן בתחילתה לסבב הצגת משתתפים.
תהיה הפסקת התרעננות (בפגישות מעל לשעה)
יהיו קינוחים, אנשים זוכרים לטובה פגישות שיצאו מהן עם טעם טוב...
השתדלו לסיים את הישיבה לפני הזמן...
השאירו את השיחה בתנועה ואל תיתנו לויכוחים לסטות או להתארך מעבר לרצוי.
אם משתתף בדיון מתקשה להסכים עם הרוב, הציעו להמשיך את השיחה בפרטיות בזמן מתאים יותר.
ככל הניתן השתדלו שכל הנוכחים יחושו שאמרו את שלהם.
איך לעזוב עבודה?
התקבלתם לתפקיד חדש? מצאתם מקום עבודה חדש? מזל טוב!! להלן מספר טיפים לפני שתעזבו את מקום העבודה הישן:
לעולם אל תעזבו עבודה ברוח רעה: אף אחד מאיתנו לא חושב שאולי יצטרך את הקשרים שיצר שוב, אבל אסור לנו לשלול זאת. ודאו שכשאתם עוזבים, שאתם משאירים פתח לחזרה. מי יודע? אולי תצטרכו את זה?
שימו לב מה אתם אומרים: במילות פרידה פומביות או אישיות הימנעו מלומר דברים רעים על החברה או על עובדים אחרים. זה מעמיד את כולם בעמדה לא נוחה ואתם תצטיירו כממורמרים וכפוי טובה. הכי טוב לומר שזה פשוט הזמן לעבור הלאה...
אל תחפפו: עד כמה שזה מפתה לחפף בעבודה בימים האחרונים, זכרו שזה הרושם האחרון שיהיה עליכם. אם תמצאו עצמכם בעתיד עובדים עם אותם אנשים או באותו תפקיד עשויה להיווצר לכם מבוכה רבה. אי תפקוד בימים האחרונים עשוי לפגוע קשות בסיכוייכם לחזור או להתקדם אם התוכניות שלכם לא ילכו בדיוק כפי שתכננתם.
ואם כבר חזרתם לנקודת ההתחלה: ואם בכל זאת מצאתם עצמכם חוזרים שוב לתפקיד הישן, אל תסתכלו על זה כעל צעד אחורה. ראו זאת כהזדמנות נוספת לעשות את התפקיד טוב יותר ובדרך חדשה. בצעו הערכה מחודשת לתפקיד ואפשרויות שבפניכם, נסו לקבוע יעד חדש וכוונו עצמכם למימושו.
ביכולתכם לנצל את הזמן שהייתם מחוץ לחברה לטובתכם: גרמו לחבריכם תחושה שרכשתם גישה חדשה ולמדתם משהו חדש, אולם היזהרו מלתת תחושה שדרכי העבודה הקיימות מיושנות...
בטוח שחלק מהסיבות שגרמו לכם לרצות לעזוב בפעם הקודמת עדיין קיימות. חשבו על דרכים כיצד לפתור אותן כדי למנוע מרירות בהמשך. אם תתקנו את הדברים בהתחלה, תיהנו שוב מתפקידכם ותעשו צעד נוסף לקראת קידמוכם.