ATP 6- 01.1 Knowledge Management

מסמך ה- ATP 6- 01.1 Knowledge Management, הינו חלק ממסכת הפרסומים של צבא ארה״ב (Army Techniques Publications) הדן בנושא ניהול הידע. המסמך המסוקר ממרץ 2024, מחליף פרסום קודם שיצא בשנת 2015, והוא מנחה מפקדים וצוותיהם לגבי עקרונות מקצועיים, טכניקות ותחומי אחריות בכל הנוגע ליישום ניהול ידע, בגוף המטה השונים בצבא.

סיכום זה אינו מיועד לאנשי הצבא; שומה עליהם לקרוא את ההנחיה על כלל פרטיה ודקדוקיה. הוא מיועד לכל יתר העוסקים בניהול ידע. מעניין לראות כיצד מוצע לקיים פעילות ניהול ידע במטה-ארגון שכזה, וכן, ללמוד ולהשליך מהכתוב, כל ארגון לעצמו, לפי ההקשר והרלוונטיות.

פרק מעניין ביותר בעיניי הוא זה הדן בניהול ידע המקדם את שיתופי הפעולה בין צבא ארה״ב לארגונים משיקים אחרים, בין גופי ביטחון ו Home Security בארה״ב, ובין צבאות אחרים בעולם.

הנושאים המרכזיים המכוסים כוללים:

• מבוא: מונחים, מהות ניהול הידע ובעלי תפקיד

• יישום תהליך ניהול הידע ביחידות

• צרכים ופתרונות בהקשר לניהול הידע בצבא

• ניהול ידע תומך פעילויות

• תחזוקת תוכנית ניהול ידע קיימת

מסמך מלמד; ומרשים לראות כיצד מסמך יחיד מצליח לדבר בו זמנית גם בשפה הצבאית וגם בשפת ניהול הידע.

לידיעה: סיכום זה כולל רק את עיקרי הנושאים ואינו מתיימר לכסות את כלל המסמך ובוודאי לא את כל נספחיו הרבים (מודלים, רשימתו תיוג, תת-פתרונות ייעודיים ועוד).

המסמך עצמו אומנם בלתי מסווג, אך מחייב הרשאות גישה, והגעה דרך מישהו בעל הרשאה. שווה את המאמץ!

מבוא

מונחים מרכזיים

• ידע: מתן משמעות או ערך לפעילות.

• ידע סמוי: ידע בבעלות הפרט. ייחודי, ונלמד מתוך התנסויות, הדרכה, ורשתות עמיתים וחברים.

• ידע גלוי: ידע שמקודד או מתועד באופן רשמי, ומועבר, בין אם באופן דיגיטלי או אחר.

• זרימת ידע: קלות תזוזת ידע בתוך ובין ארגונים.

• ניהול ידע: תהליך המאפשר זרימת ידע כדי לשפר הבנה משותפת, למידה וקבלת החלטות.

מהות ניהול הידע בצבא

• מטרת פעילות ניהול ידע ליצור הבנה משותפת דרך יישור קו ביו אנשים, תהליכים וכלים במבנה ותרבות ארגוניים, כדי להרחיב את השיתופיות והאינטראקציה בין מנהיגים ומונהגים.

• ניהול הידע נושק בתחומים משלימים התומכים את יישומו דוגמת ניהול שינוי, קוגניציה, טכנולוגיות WEB ועוד.

• מסגרת פעילות ניהול הידע בצבא (המופרדת מניהול המידע) משלבת פתרונות מעולם הארגוני (Organizational Science) דוגמת שיתוף ידע, שימור ידע, והעברת ידע; וממדע המערכות (Systems Science) דומת חשיבה מערכתית, ומתודולוגיות שלב-אחר-שלב.

• שיתוף ידע ולמידה מחייבים יצירת סביבה בה אנשים, תהליכים, כלים וארגון מתואמים דרך עקרונות ניהול ידע.

• ניהול ידע אפקטיבי מונע משילוב של תהליכי הבנה, שיתוף, אינטגרציה, קישור, למידה ואמון.

• מטרתו המרכזית של ניהול הידע בצבא לתמוך במפקדים ובצוותים במימוש Command and Control (C2).

בעלי תפקידים

בעלי התפקידים העוסקים בניהול ידע חוצה את כלל הצבא:

כללי- מפקדים, ראש המטה (Chief of Staff)- מקביל לחבר הנהלה בעל חסות בארגונים פרטיים (מ.ל.), הצוות, קציני מבצעים, מנהיגים, חיילים, שותפים.

ייעודי- מנהל הידע הכולל (Knowledge Management Officer), קצין ניהול הידע, צוותי משימה לניהול ידע, רפרנטי ניהול ידע, יחידות ניהול ידע, אחראי דיגיטל, מומחה תוכן ועוד.

צוותי ניהול ידע ביחידות ממונים על ידי היחידות ועוברים הדרכה מרכזית המכשירה אותם לתפקידם.

הם פועלים בהתאם לשלבים המתוארים להלן בפרק תהליך היישום ובהתאם לנהלי העבודה לניהול ידע. הם מפתחים ביחידות השונות אסטרטגיה, תוכנית פעולה, נהלים ספציפיים ותוכנית מבצעית (בהתאם ליחידה). הם אחראים למימוש התוכנית המשך קידומה באופן שוטף.

יישום תהליך ניהול הידע ביחידות

תהליך ניהול הידע הינו תהליך מחזורי המותנע בהנחיית מפקד, וכולל חמישה שלבים המושפעים ומשפיעים כולם על הביצועים הארגוניים:

1. הערכה של מצב הידע וניהול הידע ביחידה; פתרונות ניהול ידע אפשריים; תעדוף. דגשים- ההערכה המתוארת מקיפה ביותר; מתייחסת לארגון, אנשים, תהליכים, כלים, וממשקים.

2. גיבוש ועיצוב פתרון ניהול ידע הנותן מענה לפערים; גיבוש ההדרכות המלוות. דגשים- רב שלבי: מתחיל מתפיסה והבנה כיצד נותנת מענה לפערים בכל היבטים; ממשיך בדיוק הבעיה במונחים של הארגון, אנשים, תהליכיו וכליו; ורק אז מוצעת תוכנית פעולה מבוססת ניהול ידע לפתרון.

3. פיתוח הפתרונות לרבות פתרון טכנולוגי, נהלים, וחוקים עסקיים. דגשים- לפני הבנייה בפועל כולל בדיקה לאשרור נוסף של התעדוף, צרכי המידע הקריטיים ומצב היחידה.

4. פיילוט: התנסות ובחינת הפתרון ברמה חלקית, לרבות השפעה על מידת האפקטיביות והביצועים.

5. יישום מלא, כולל פקודות צבאיות ומכתבי מדיניות נלווים; הערכה של אפקטיביות הפתרון. דגשים- תת-שלב חשוב ביישום הינו הסנכרון של כל הגורמים הרלוונטיים בארגון, כדי להבטיח שאכן הפתרון מיושם כנדרש, בזמנים המתוכננים ובהתאם לכוונה המקורית.

הערות:

• לכל שלב ותת שלבים בתוכו המסמך מפרט מה הקלטים, מרכיבי פעילות ופירוט דרכי יישום, וכן תוצרים מצופים.

• במקרים רבים ישולבו מספר פתרונות ניהול ידע במקביל, יש לוודא תיאום ציפיות עם המנהיגים, וידוא תנאים מאפשרים, ובנוסף לניהול המפורט של כל מאמץ, גם ניהול משולב של התקדמות המלמד על התמונה הכוללת.

צרכים ופתרונות בהקשר לניהול הידע ביחידות

פערים טיפוסיים בצבא המתייחסים לניהול הידע כוללים:

1. הצורך: תחזוקה ופעילות לפי נהלים (של ניהול ידע). פתרונות: בהתאם לפער לרבות מינוי בעלי תפקידים, שיפור ניהול התוכן, הוספת/עדכון נהלים, ושימוש בפלטפורמות דיגיטליות תומכות.

2. הצורך: ניהול זמן ועמידה במקצבי העבודה הנדרשים (״battle rhythm״). פתרונות: התאמה של דרכי ניהול הזמן הכלליים לצרכים ולאופי היחידה הקונקרטית, בגבולות האפשריים.

3. הצורך: ניהול יעיל ואפקטיבי של דיונים ופגישות עבודה. פתרונות: וידוא קיום אג׳נדה, הכנה וקלט מקדימים, הזמנת האנשים המתאימים, שימוש בתבניות והעברה מקדימה למנהיגים המשתתפים של תמצית מנהלים לדיון.

4. הצורך: קיום, תחזוק ושימוש אפקטיבי בדוחות ככלי להבנת מצב, פערים והתקדמות ניהול הידע. פתרונות: שיקוף בדוחות לא רק של שימוש אם כי גם של תהבנה ותאימות להנחיות המפקד; שימוש בסטנדרטים, תבניות, ופורמטים אחידים בדוחות.

5. הצורך: שימוש במערכות טכנולוגיות התומכות את ניהול הידע. פתרונות: הוספת Dashboards ושילוב הידע במערכות התפעוליות הקיימות.

6. הצורך: ניהול תוכן; דיגיטלי ופיזי. פתרונות: דיוק התוכן בהתאם לרלוונטיות; דאגה לנראות, הנגשה, הבנה ואמינות, מיקום, שפה, ניהול הרשאות, ניהול גרסאות, פורמט, שימוש וגם... הוצאה משימוש. ברמת המסמכים יש לדאוג גם למערכת דיגיטלית, טקסונומיה, שיום קבצים, נרדפים, מאפיינים, ונהלים קשורים.

מוצע לבחון היבטים אלו מקרוב כחלק מהערכת ניהול הידע.

ניהול ידע תומך פעילויות

מעבר לניהול הידע השוטף כפי שתואר לעיל, ניהול ידע תומך בשלוש פעילויות מרכזיות המתקיימות בצבא:

למידה ארגונית

המטרה: ארגון לומד- ארגון שמוכן להכיל סיכונים, תוך למידה מכשלים והצלחות

האמצעים (המאפשרים הזדמנות ללמידה פורמלית ושאינה פורמלית):

• מבנה ארגוני שמאפשר זרימת ידע

• פתיחות ושיתופיות

• תרבות למידה

• סטנדרטיזציה

• רעיונות טובים מכל מקום

התשתיות: חזון אסטרטגי; הערכה ותוכנית פעולה; הדרכות.

* הערה: בחינת רמת בשלות הלמידה הארגונית תהיה חלק מהערכת מצב הניהול הידע ופעריו.

מרכיבי ניהול ידע שיהוו חלק מהלמידה הארגונית:

1. הפקות לקחים ו- Best Practices

2. ספרי המשכיות ידע ו- Onboarding

שיתופי פעולה (צבאות וגופים אחרים)

צבא ארה״ב פועל כמעט תמיד תוך שיתופי פעולה- בין הצבאות, עם הממשלה, ועם מדינות אחרות.

כדי לתמוך בשיתופי הפעולה, נדרשים כלים מאפשרים:

1. שיתוף הסטנדרטים

2. נציגים הדדיים

3. הגדרת תהליכי העברת מידע הלוקחים בחשבון את הצרכים מחד, אך גם את סיווג המידע והגבלת המורשים לאלו שאכן בוודאות נדרשים לו

4. תיעוד מידע ושיתופו.

* הערה: גופים שונים בדרך כלל עושים הפרדה אחרת, אם בכלל, בין ניהול ידע וניהול מידע. יש להבין את ההבדלים, כדי למנוע אי הבנות בהקשר זה.

ניהול שינויים

לאור הצורך בהתקדמות, הצבא נמצא במצב מתמיד של שינוי, בין היתר גם ביוזמת פעילויות ניהול הידע. מסגרת ניהול השינויים בצבא כוללת שלושה רבדים:

1. הכוונה: קידום תרבות שמטפחת למנהיגות וניהול מצטיינים.

2. אמצעים:

   1. תקשור חזון משותף ואסטרטגיה ארגונית

   2. אופטימיזציה של התהליכים והמערכות לתמיכה בשינוי; עדכון מבנה ארגוני.

   3. מערב אחר הוצאות; קבלת החלטות מושכלות הלוקחות בחשבון את המשאבים והסיכונים.

3. הערכת ביצועים והשוואתם לאחרים (benchmarking).

פעילות משותפת עם גורמים בצבא השותפים לתהליכי השינוי: מערכת ניהול אסטרטגיה, מרכזי מצוינות, מרכז הפקות לקחים (CALL).

ישנן שלוש תפיסות מרכזיות לניהול שינויים שניתן לשלב:

1. תהליך הובלת שינויים בצבא

2. הנהגה מרמת הביניים

3. וLean Six Sigma

כאשר מיישמים שינויים יש לקחת בחשבון את דינמיקות השינוי המתייחסות ל:

• תרבות

• הובלה והנהגה

• פערים בין דוריים

• טכנולוגיה (והתקדמות טכנולוגית).

תחזוקת תוכנית ניהול ידע קיימת

חלק משמעותי בתפקידם של בעלי התפקידים בניהול הידע הוא להבטיח את המשכיותה של התוכנית והפעילות לאורך זמן. המשכיות זו כוללת שלושה מרכיבים מרכזיים:

1. תחזוקת התוכנית והבטחת ההמשכיות, תוך השוואה (benchmarking) והערכה של מצב התוכנית ובשלות ניהול ידע. מסתמך על מודל של הצבא המבוסס על מודל APQC לבשלות ומכונה- AKMMM: Army Knowledge Management Maturity Model. כולל Dashboard, מתודת מדידה אחידה, תיעוד הפעילויות שבוצעו (השקעות) ותוכנית פעולה.

2. הדרכה ותיעוד של פעילויות ניהול הידע. ההדרכה מבוצעת לכל רמות המפקדים והחיילים הקשורים, ומבוצעים במגוון פורמטים לרבות דרך ארוחות צהרים ייעודיות, קפה ידע, מפגשים וירטואליים, מערכת הלמידה הצבאית, קורסים ועוד.

3. תקשור התוכנית ופעילויות ניהול הידע לבעלי העניין, והנעה (motivation) של האנשים לקחת בה חלק.

   1. תקשור המסרים הנכונים: סיפורי הצלחה, חשיבות ניהול הידע, משובים חיוביים, מדדים המלמדים על השפעה, הפניית זרקור ל אנשים ספציפיים בעלי תרומה לניהול הידע.

   2. ערוצי וכלי תקשור: מידעונים, אינטראנט, הודעות בעת אירועים, הדרכות, מיילים ו- MS-Teams.

   3. תקשור יתרונות ניהול הידע: לרבות פרודוקטיביות, יעילות וחדשנות.

   4. אסטרטגיות חיבור, תמרוץ וקידום מוטיבציה; תגמול.

   5. אסטרטגיות להגברת ההשתתפות בניהול הידע: שילוב בתהליכים, בהגדרת יעדים, בהגדרות תפקיד, וכחלק מתהליכי העבודה היומיומיים.

   6. מנטורינג.

   7. התמודדות עם אתגרים הקשורים בבעלי התפקידים, בנהלים, בביצוע הפונקציונאלי אל מול הנדרש, בניהול ניהול-הידע ועוד.

לסיכום מציע המסמך טכניקות נוספות לטיפוח ותמיכה בקידום ניהול הידע:

• הפיכת ההשתתפות לקלה

• הפיכת ניהול הידע חלק מתהליכי העבודה השוטפים

• פיתוח פתרונות המתייחסים לאתגרים צבאיים קריטיים מתמשכים

• שימוש במתודות משוב אפקטיביות.

בהחלט יש מה ללמוד ממסמך זה; בהחלט למדתי.