שרשרת אספקה הינה מערכת מתואמת של ארגונים, אנשים, פעילויות, מידע ומשאבים המעורבים באספקת מוצר או שירות מהספק עד ללקוח. פעילויות שרשרת אספקה הופכות חומר גלם ורכיבים למוצר מוגמר המסופק ללקוח הקצה.
שרשרת אספקה חולשת על חמש חוליות עיקריות בארגון: הרכש ,ייצור, אחסון, הפצה ותובלה. כל חוליה היא חלק מרכזי שווה בשרשרת האספקה והצלחת שרשרת האספקה מותנה בשלוב החוליות ואינטגרציה ביניהן.
ניהול שרשרת אספקה היא גישה שבה נוקטים ארגונים שהבינו שניהול נכון ופיקוח על שרשרת אספקה יובילו לאופטימיזציה משולבת של כל החוליות בשרשרת שתגרום להעלאת הרווחיות ומיצוב בשוק מול המתחרים.
גישה זו ממחישה, די בפשטות, את ההיבט של תנועת ה"חומרים" הזורמים בשרשרת האספקה, אך היא חסרה היבט נוסף, שהוא תנועה של נתונים ושל מידע שזורמים בשרשרת, בדרך כלל בכיוון ההפוך - מהלקוחות אל הארגון, וממנו אל הספקים, קבלני-המשנה והשותפים העסקיים.
ככל שנתעמק בחקירת תנועות החומרים, הנתונים והמידע בשרשרת האספקה, נלמד שהן כלל אינן ברורות מאליהן. החומרים והמידע עשויים לזרום במקביל (כגון מוצרים עם מסמכים נלווים), או בכיוון מנוגד (מוצרים מול הזמנות). הם עשויים לזרום ממספר מקורות (כגון מקבלני-משנה המספקים מכלולים להרכבה ומספקים המעבירים הצעות מחיר) ולמספר יעדים. הם עשויים לנוע ב"רצף" מחוליה לחוליה בשרשרת, או לדלג על חוליה בשרשרת (כגון במקרה של ספק, שמתקשר ישירות למפיץ לצורך תיאום הובלה).
ידוע בכל ארגון שהידע והמידע הם מהמשאבים החשובים ביותר לארגון, וכדי לנהל שרשרת אספקה נכונה ויעילה יש צורך בשיתופם, שימוש בצורה נכונה בהם והעברתם הלאה. על סמך המידע והידע מנהלי שרשרת אספקה אמורים לקבל החלטות. ג'ק וולץ', המנכ"ל האגדי של General Electric, האמין ברעיון של ארגון ללא גבולות- ארגון שמסלק את כל המחיצות, הקיימות בין הפונקציות השונות: הנדסה, ייצור, שיווק וכל היתר. לדבריו, יש להסיר את הקירות החיצוניים, כדי ליצור מצב שבו ספקים ולקוחות הם חלק מתהליך יחיד. בספר שפרסם , מבטא וולץ' את אמונתו, שרעיון "ללא גבולות" יפתח את הארגון לקליטת הרעיונות והנהלים הטובים ביותר של חברות אחרות. בפסקה, שכותרתה: "למקסם את המוח של הארגון" מציין וולץ', בין השאר, ש"לקחת את הרעיונות הטובים ביותר, ולהפיצם ברבים - זהו הסוד הגדול. אין חשוב מזה".
ניתן לתייג את המידע בשרשרת האספקה לפי מספר ממדים:
לפי השותפים למידע ולידע: פנים ארגוני; ארגון וספקיו- שותפיו-לקוחותיו; חוצה ארגונים (דוגמת ידע בטיחות).
לפי השלב בשרשרת האספקה בו נוצר המידע והידע או השלב שנעשה בו שימוש.
לפי תחום התוכן של המידע והידע.
לפי רמת המידע והידע: מידע פרטני או מידע וידע אגרטיביים שיש לאסוף מכמה מקורות שונים.
לפי סוד המידע והידע: כמותי או איכותני.
המידע והידע בשרשרת האספקה, הנם מכל הסוגים, זורמים בכל הכיוונים, ומשרתים מטרות משנה רבות ושונות, אך בעלי מטרת-על משותפת אחת: התייעלות ומיצוב מול מתחרים וקבלת החלטות. ניהול המידע והידע של שרשרת האספקה מאפשר לארגון לקדם חדשנות ולשפר את יעילות ביצועיו.
להלן מספר כיווני מחשבה לכלים לשיפור זרימת המידע והידע של שרשרת האספקה הארגונית:
אינטגרציה של מערכות המידע בארגון למערכת מרכזית אחת- ERP (Enterprise Resource Planning ). במידת הצורך, קישור לארגונים אחרים באמצעות מערכות מבוססות אינטרנט.
שיתוף ידע (Collaboration) בין הגורמים השונים בשרשרת האספקה, וניצול הידע הקיים אצל לקוחות, עובדים, ספקים, קבלני-משנה ושותפים עסקיים.
שיפור השקיפות (Transparency) של נתונים ושל מידע באמצעות פורטל ארגוני ופורטלים משותפים לספקים, לקבלני-משנה ולשותפים עסקיים. פורטלים אלה מספקים את כל הידע, הדרוש לגורמים השונים בשרשרת האספקה.
שימוש בזירות סחר, המספקות ממשק בין מוכרים לקונים, ושימוש במכרזים אלקטרוניים.
קישור "איי" ידע בארגון הכוללות מידע וידע בנושא שרשרת האספקה, באמצעות מערכות מבוססות אינטראנט בתוך הארגון, ומחוצה לו באמצעות מערכות מבוססות אינטרנט. מיזוג ידע של מומחים מדיסציפלינות שונות להשגת תועלת מערכתית ורישות (Networking) ידע של אנשים בעלי תחומי עניין דומים.
שימור הידע ובקרה על הידע. אפשר למנוע בריחת ידע מהארגון שנגרם למשל, במקרה של אנשים העוזבים את הארגון ו"לוקחים" איתם ידע, באמצעות תיעודו והפיכתו לנחלת הרבים.
הטמעת ניהול הידע בתרבות הארגונית ויישום התפיסה של ארגון לומד. ניתוח מקרים (Case Studies); ניתוח תהליכים (Practices Studies) ; הפקת לקחים ויישומם.
התאמה אישית (Personalization) של המידע הרלבנטי לגורמים השונים בשרשרת האספקה ובהיבט המתאים.
ניתוח ועיבוד מידע וידע הקשור לשרשרת אספקה במערכות בינה עסקית ומערכות תומכות החלטה נוספות.
דוגמאות ספציפיות:
ניהול מלאים- מידע שכולל את אופי וגודל הביקושים, עלויות אחסנה עלות ההזמנות, שיקופי דוחו"ת וניתוחי רגישות, ומאפשר התאמת המלאים לכמות מיטבית.
הובלה/שינוע - מידע המלמד איך נבצע את ההובלה (בים, ביבשה או באוויר) , דרכי האספקה, כלי תחבורה. על מנת לחסוך עלויות הובלה. הובלה/שינוע פנים וחוץ ארגונית. ניתן לשלב במאגר תובנות.
מתקנים – מידע וידע לטובת תכנון מיקום וגודל של מתקני האחסון.
מבצעי שווק/קד"מ – מידע וידע מתי מבצעי השיווק יותר אפקטיבים ואיזה מבצע או קד"מ יעיל יותר – הפקת לקחים ו- best practices.
ייצור- כמה לייצר מכל מוצר היכן להשקיע את רוב המשאבים (מערכות תומכות החלטה ומערכות BI).
לסיכום, ניהול הידע מאפשר לארגון לנצל את הנתונים והמידע לטובתו. בשרשרת אספקה יש נטייה להפריד בין הגורמים ולדון בכל מרכיב לגופו. דווקא בנושא המידע והידע, יש יתרון עסקי לשיתוף: לשיתוף בין הגורמים השונים בארגון, ולשיתוף בין הארגון לספקיו, לשותפיו וללקוחותיו. ככל שנשתף יותר, כך נוכל להגיע לאופטימיזציה כוללת של שרשרת האספקה ולהשגת יתרון תחרותי ותועלת עסקית. ויפה שעה אחת קודם.