האם וכיצד לשמר ידע של עובדים בשנת שבתון או לימודים?

שימור ידע של עובדים היוצאים לשבתון או ללימודים הוא תהליך מובנה המתעד ומנגיש ידע חיוני לפני ההיעדרות, מעודד תיעוד של תובנות חדשות במהלכה ומשלב אותן בארגון עם החזרה. תכנון התהליך מראש מצמצם סיכוני ידע, מחזק רציפות תפקודית והופך את תקופת הלמידה להזדמנות להעשרת הידע הארגוני.

מי שעוקב אחרינו, נחשף בוודאי לפעילות האינטנסיבית שלנו בתחום שימור ידע, שמעסיק ומטריד ארגונים רבים.

שימור ידע הוא פעילות ארגונית שמטרתה ללמוד מהידע שצברו העובדים ולשפר את הרציפות התפקודית בהיעדרם.

במסגרת הפעילות, הידע מתועד ומונגש לעובדים אחרים, והארגון מצמצם את הסיכון לאובדן ידע.

ברשימת סוגי העובדים שמומלץ לשמר את הידע שלהם נמנים עובדים עוזבים ועובדים מומחים.

עובדים עוזבים הם כאלה שמסיימים את תפקידם, בשל פרישה, עזיבת הארגון או מעבר תפקיד.

תהליך שימור הידע של עובדים אלה הוא בדרך כלל מהיר ופשוט, מצריך זמן השקעה מועט, ויכול להתבצע עצמאית על ידי העובד, או בליווי מינימלי של איש ניהול ידע. מטרתו העיקרית היא לקצר את זמן ההכשרה של המחליף.

מומחים הם עובדים בעלי ידע ייחודי, ותיעוד הידע שלהם הוא תהליך יותר ממושך, יותר מורכב וראוי שיתבצע על ידי איש ניהול ידע מקצועי. מטרתו העיקרית היא "לשחרר" את הארגון מהתלות במומחה, ולאפשר לעובדים נוספים להתמקצע בתחום.

סוג נוסף של עובדים, שלא תמיד מקבל ביטוי בתכנית שימור הידע בארגון, הוא עובדים שיוצאים לשנת שבתון או לימודים.

ראשית, ייתכן שמדובר במומחים, שיציאתם לשנה זו מהווה סיכון לאובדן ידע. שנית, במהלך השנה הם ממשיכים להתפתח, ללמוד ולצבור ידע, שאותו יביאו לארגון בשובם לעבודה.

לגבי עובדים אלה, אנו מציעים מודל שימור ידע המורכב מכמה שלבים:

שלב מקדים – לפני היציאה:

יציאה לשבתון/לימודים היא מהלך מתוכנן, שאינו קורה בהפתעה. לפיכך מומלץ לכלול עובדים שיוצאים לשבתון/לימודים בתכנית השנתית לשימור ידע.

כחלק מן התכנית, יש להחליט מי מהעובדים הללו מוגדר מומחה, ובהתאם לכך, לבצע עימו תהליך שימור ידע של מומחה.

לקראת היציאה, בין אם בוצע תהליך שימור ובין אם לאו, יש לבצע תיאום ציפיות עם העובד באשר לתיעוד ידע במהלך השנה, באמצעות: שיחה משותפת עם המנהל, צפיה בסרטונים והדרכה לגבי אופן התיעוד. ניתן אף ליצור מסמך ריק עם הנחיות וראשי פרקים, שישמש לו כלי עזר לתיעוד.

במהלך שנת השבתון/לימודים:

הציפייה היא שעובד יתעד עצמאית את הידע שהוא צובר במהלך השנה.

כך ישיג הארגון תיעוד ושימור של הידע החדש, והעובד יכול לסגל לעצמו שיטת עבודה של שימור ידע בשגרה.

מה מומלץ לתעד במהלך השנה?

• אם יצא ללימודים – נושאים חדשים שלמד או דברים שהפתיעו

• אם עובד על פרויקט – החלטות, תקלות ומקרים בהם הפעיל שיקול דעת בכל אחת מאבני הדרך בפרויקט

• בכל מקרה – ריכוז מסמכים בספרייה ייעודית, תיעוד מחשבות ורעיונות לעתיד

ניתן ליצור קשר עם העובד מדי פעם, כדי לוודא שמתעד, או להזכיר לו לעשות כן.

לאחר החזרה לעבודה:

פגישת "קליטה" בהשתתפות העובד, המנהל הישיר ואיש ניהול ידע.

בפגישה זו העובד יבצע סקירה של הפעילות שביצע במהלך שנת ההיעדרות, ויציג את החומרים שתיעד.

בפגישה גם מומלץ לקבל החלטה על אופן הנגשת החומרים והאם נדרש לקיים פגישות נוספות בליווי איש ניהול ידע, כדי להעמיק בתיעוד של נושא כלשהו.

לסיכום, תהליך זה מאפשר לארגון להכניס תחת מטריית השימור אוכלוסיית עובדים נוספת, שלא תמיד מקבלת ביטוי בתכניות העבודה לשימור ידע.

ובעיקר, מאפשר לבצע תהליך שימור מובנה ומסודר, המשתלב בשגרת העבודה, מבלי להמתין לרגע האחרון.

---

רוצה ללמוד עוד על שימור ידע מומחים?

הנה מספר כתבות שאולי יעניינו אותך:

• שכחה קולקטיבית

• ערך הידע הסמוי: פרספקטיבה מאוזנת

• שימור ידע באמצעות כלי בינה מלאכותית יוצרת