שימור ידע- הזדמנות למשהו חדש
- צביה חן
- לפני 3 ימים
- זמן קריאה 2 דקות
תהליך שימור ידע מחייב התייחסות מיוחדת לפן האנושי, בכך טמון קסמו והאתגרים שהוא מציב.
לרוב, תהליך זה מתבצע לעובדים ותיקים בארגון, העתידים לפרוש, ומטרתו לשמור על רציפות העבודה ב"יום שאחרי" פרישתם.
ישנם עובדים המחכים בקוצר רוח למועד הפרישה ובידיהם שלל תוכניות וחלומות להגשים.
רובם, באופן טבעי, חוששים מהשינוי ומהצורך לצקת כעת משמעות מקצועית חדשה בחייהם, ולבנות שגרה שהיתה עד כה, לפחות ברובה, מוכתבת על ידי הארגון בו עבדו.
בכל מקרה, עובדים לפני פרישה נמצאים בתקופה רגישה בחייהם, וכיועצת המלווה אותם בתהליך שימור ידע, עלי לגלות רגישות ואמפתיה באופן מיוחד, וחשיבה מתמדת איך להפוך את התהליך לחוויה נעימה ומעצימה לכל הגורמים המעורבים בתהליך.
בשנה האחרונה, ליוויתי שני פרויקטים של שימור ידע מעט שונים. האחד, ליווי עובד בארגון, שעזב וחזר אחרי כמה שנים לתפקיד חדש לגמרי. מטרת שימור הידע היתה הגדרת תפקיד. השני, ליווי עובד ותיק, העתיד לפרוש בעוד שנים רבות, שהעיד על עצמו כי לא בהכרח יישאר בארגון "עד הפנסיה". מטרת שימור הידע היתה תיעוד כישורי ניהול וחשיבה יצירתית המאפיינים עובד זה.
פרויקטים אלו משקפים את המציאות בעולם העבודה בשנים האחרונות. מציאות שבה לדוגמה: עובדים מחליפים מספר מקומות עבודה במהלך חייהם, לומדים ורוכשים כישורים מקצועיים מגוונים המשמשים אותם לביצוע התפקיד באופן מוצלח וייחודי, חושבים כל הזמן על "הדבר הבא", ועובדים שמגיעים לארגון כדי לבנות תפקיד חדש שלא היה קיים בעבר.
ליווי עובדים אלו בתהליך שימור ידע היה כרוך מבחינתי ביצירת משהו חדש, מעורר השראה, יצירתי, עם סיכוי להמשכיות. בנוסף, התהליך התנהל באווירה חיובית ואופטימיות, כמעט ללא חשש לשתף, ובתחושה שכל הצדדים מרוויחים.
פרויקטים אלו הובילו אותי למחשבה על צורך אפשרי בביצוע התאמות בתחום שימור ידע, ובחינתה לאור התפיסה שמציע סיימון סינק. תפיסה זו כוללת מענה, בחלקו "מסורתי" ובחלקו חדש, על השאלות הבאות:
1. לשם מה?
לדוגמה: מניעת אובדן ידע חשוב, התאמה לעולם העבודה של ימינו שבו עובדים מחליפים מקום עבודה מדי כמה שנים, יצירת תחושות חיוביות ורצון לשיתוף פעולה מצד הגורמים המעורבים בתהליך, הגדלת הסיכוי להמשכיות התהליך, הנגשת הידע והטמעת שימור ידע כחלק משגרת העבודה.
2. מיהם בעלי העניין?
לדוגמה: עובדים עם מומחיות ייחודית שאינם עתידים לפרוש, אולם עם סיכוי לעזיבה, עובדים חדשים בתפקיד חדש לגמרי בארגון.
3. אופן הביצוע
לדוגמה: פיתוח אפליקציה לתיק תפקיד או ניהול מסמכים, כתיבת הגדרת תפקיד בסיוע סוכן בינה מלאכותית, הפקת פודקאסט בתחום המומחיות באמצעות כלי בינה מלאכותית.
4. מה לתעד?
שימור הידע יתמקד כבעבר בנושאים הבאים, לדוגמה: תפיסה מקצועית, תפיסה ניהולית, אסטרטגיות, תהליכי עבודה, דרכים לפתרון בעיות, גילויים מקצועיים, תובנות.
5. מתי ?
לדוגמה: אבני דרך מרכזיות בפרויקט או בחיי העובד, שינויים והתפתחויות בתפקיד, החלפת תפקיד.
סיכום
רבות נכתב על נושא שימור ידע, גם באתר שלנו: Rom Knowledgeware .
כמו כל פתרון ניהול ידע, כך גם שימור ידע, ימשיך להתבסס על שלושה עקרונות יסוד: אנשים, טכנולוגיה, תהליכים.
כל עוד הגורם האנושי מעורב, תהליכי שימור ידע, כמו גם פתרונות ניהול ידע נוספים, ימשיכו להתפתח ויחייבו את העוסקים בניהול ידע, בבחינה תקופתית של הנושאים, ובביצוע התאמות ושינויים בהתאם לרוח התקופה.
תגובות