כאן מתעדים (ידע) בכיף

על יצירתיות וחשיבה מחוץ לקופסה בתהליכי תיעוד ידע

נכתב בשיתוף עם ד״ר מוריה לוי

איזה כיף זה! כמה כולנו אוהבים להכין מסמכים ארוכים ולתייק אותם באינסוף ספריות, נכון? טוב, אולי לא ממש כולנו ואפילו לא קרוב לזה...

קצת יצירתיות וחשיבה מחוץ לקופסה יכולים לבוא לעזרתנו: להפוך תהליכי תיעוד ידע ליותר מהנים, לשפר את הנכונות לתעד ולא פחות חשוב: להגביר את הרצון לקרוא את התוצרים.

הנכונות לתעד

משחוק הוא כלי ארגוני בעל תועלות מרובות. אנחנו יכולים לשלוף אותו מארגז הכלים שלנו בכל פעם שאנחנו רוצים לנער תהליכים, להזרים קצת קסם וחשיבה מחוץ לקופסה. אז איך נוכל להשתמש במשחוק כדי לעודד את הנכונות לתעד?

יש לנו כמה רעיונות:

• תחרות (משחוק): בתהליך של תיעוד נרחב בארגון ניתן לשלב תחרות "המתעד המצטיין", מלווה באסימונים, תמריצי ביניים ופרס שווה דוגמת Kindle למנצח הסופי. 

• סדנאות תיעוד מונחה AI (ידע ותמרוץ): הצעת סדנאות המלמדות איך לעשות שימוש יעיל בכלי בינה מלאכותית, תוך הפעלת חשיבה ביקורתית וכדי לשפר את יכולת וקצב התיעוד. הסדנאות תלווינה בפרויקט תיעוד מעשי הנותן מענה לצרכים מקצועיים, ותוצענה לעובדים רלוונטיים. 

• מפגשי תיעוד בכיף (שיתוף ומחויבות קבועה): נשריין חדר ישיבות בימים ושעות קבועים, ניצור אווירה נעימה: מוזיקה שקטה וכיבוד קל, ונזמין אנשים לתעד בכיף. כך נוכל לקבוע מסגרת של שגרת תיעוד מהנה.

יש עוד המון רעיונות ואפשרויות, רק צריך לחשוב טיפה מחוץ לקופסה... עוד טיפים לשימוש במשחוק בפתרונות ניהול הידע שלכם ניתן לקרוא במאמר "על בינה מלאכותית ומשחוק אנושי".

שיפור וייעול תהליך התיעוד

עידוד הנכונות לתעד הוא התחלה טובה, אך נרצה לשפר גם את איכות הכתיבה וליצור מסמכים מעניינים ומזמינים יותר. גם כאן ניתן להיעזר בבינה מלאכותית, תוך חשיבה ביקורתית, כשאנחנו מובילים את התהליך.

• ראשי פרקים לתיעוד: בקשת עזרה ממנוע הבינה שיציע את ראשי הפרקים ותת הנושאים שנרצה לכסות.

• למידה מהעולם מתהליכים דומים: בקשת עזרה ממנוע הבינה, שיספר מה ניתן לומר על התהליך על בסיס ידע קיים בעולם.

ראשי פרקים ולמידה מאפשרים קפיצת מדרגה, שתסייע למתעד לא להתחיל מ ״גיליון ריק״, ואף לתעדף את מה שהכי חשוב ולא רק למה שנתפס לדעתו ככזה מסיבות אלו ואחרות (למשל, הטיית הזמינות). זו רק הגרסה הראשונה אחריה מתחילה העבודה היצירתית שלנו – לכתוב, לערוך ולדייק.

• שילוב עובד ג'וניור בתהליך -  לא חייבים להסתמך על בינה מלאכותית. יותר יעיל וזול שמומחה יספר על התהליך לעובד מתחיל, שיהיה אחראי לתיעוד בפועל והמומחה יבדוק ויתקן. בנוסף להוזלת התהליך, זה גם ישפר את הידע של הצעירים בארגון.

• שילוב דוגמאות: שילוב דוגמאות מעניינות, ובמידת האפשר מטפורות ודימויים מעולמות תוכן טרנדיים (סטוריטלינג), תשפר את רמת הכתיבה ובהירות המידע. בתנאי כמובן שהמטפורה אכן מתאימה ואינה מאולצת.

יופי, יצרנו מסמך מושלם! אבל מה זה שווה אם אף אחד לא יקרא אותו?

הזמנה לקריאה

את שיפור חוויית הקריאה ניתן להשיג במגוון כלים, גם פה נסתייע בחשיבה יצירתית:

1. נראות המסמך –השקעה בצד הוויזואלי תסייע להפוך את המסמך שלנו למעניין ומזמין יותר ואף תשפר את ההבנה (עיקרון הקידוד הכפול). ניתן לעצב את המסמך בצבעים נעימים לעין, לשלב סרטונים ולהוסיף אייקונים שמלווים את כותרות הפרקים. ניתן לשבץ איור המשתנה מפרק לפרק בהתאם לתוכן (למשל דמות של חיה חמודה ומשעשעת שמבצעת את התהליך המתואר).

    כמה דגשים:

   1. חשוב שנחליט מה הטון העיצובי שלנו; אנחנו רוצים לייצר חוויה קוהרנטית של קריאה ולכן כדאי להיות עקביים.  

   2. לוודא שהסרטונים ויתר האלמנטים קשורים ומשרתים את התוכן.

   3. ניתן להשתמש בתמונות שמטרתן לייצר ״אווירה״- אך גם אז, חייב להיות קשר לתוכן ולרוח המסמך.

2. ריווח: הכי פשוט... הכי עובד. ריווח מתאים בין השורות ובין הפסקאות יוצר ההפוגה קריטית לשיפור הקריאה.

3. כותרות משנה: הוספת כותרות משנה ושבירת הטקסט למקטעי מידע שקל לצרוך - כאלו ש ״עוברים בגרון בקלילות״, מאפשרים לנשום ולחשוב תוך כדי הקריאה. אם ריווח מתייחס להפוגה לעין, הרי שכותרות משנה יוצרות הפוגה מסוג אחר, למוח. 

4. ציטוטים ומשפטי מפתח: הוספת בועיות בצידי העמוד עם חידוד מסרים חשובים תשפר את ההבנה בהווה ואת זכירת המידע בעתיד.

עוד על הפיכת מסמכים לידידותיים ונגישים למשתמשים ניתן לקרוא במאמר "ידע לא ישן בלילה – משמרת הלילה של ניהול הידע"

שורה תחתונה:

כולנו מכירים את הרעיון של שימוש ב - Case Study ככלי לשיפור התיעוד. זהו כלי מצוין, אך הוא רק קצה הקרחון של האפשרויות שעומדות לרשותנו: משחוק, סיפור סיפורים (סטוריטלינג) ואלמנטים נוספים שסקרנו כאן, יסייעו לנו לתעד יותר ויותר טוב, ולאנשים אחרים - לרצות ולקרוא.

אם תיעוד ידע זה הלחם והחמאה של ניהול הידע, אז כדאי שנוסיף קצת דבש מלמעלה. פו הדב בטח לא יתנגד...

---

רוצה ללמוד עוד על שימור ידע מומחים?

הנה מספר כתבות שאולי יעניינו אותך:

• אי המשכיות הידע

• שימור ידע באמצעות כלי בינה מלאכותית יוצרת

• "חרבות ברזל"- אוקטובר 2023- שימור ידע בתקופת מלחמה