זוכרים שפעם בשיעורי היסטוריה לימדו אותנו על יישובי "חומה ומגדל"? יישובים שהוקמו במהירות בין לילה (לרוב במהלך יום אחד) כשחומרי הגלם הוכנו מראש. המגדלים של מפעל "החומה ומגדל" היו מגדלים אותם ניתן היה להקים בקלות ולהרים בקלות.
ולמה אני מחזירה אתכם לימי הבגרות בהיסטוריה? (למי מאתנו שמעדיף להדחיק את הזיכרון הזה...) ומה הקשר בין "חומה ומגדל" לאתר אינטרנט או פורטל ארגוני? או אתר יחידה? או קהילה מקצועית?
שאלה מצוינת!
בדרך כלל, כשמתכננים אתר חדש, מתחילים מאפיון צרכים, רכיבים, UX, עיצוב, מבנים ומטייבים תכנים, מתכננים את החלוקה לקטגוריות ראשיות וקטגוריות משנה ועוד. תהליך דומה מתקיים בדרך כלל עבור כל אתר ארגוני ואורך מספר חודשים רב, ולעיתים אף יותר ובוודאי שאינו מתחרה בשיטה המאפשרת הקמת יישוב בלילה אחד!
עכשיו דמיינו תרחיש אחר. תרחיש שבו מאפיינים ומקימים אתר אחד, מעצבים, מתכננים את פריסות הדפים והתבניות שבו, לוקחים בחשבון את כל ההיבטים שבדרך כלל נרצה שיהיו באתר מבחינה פונקציונלית. מעבר לתכנון התבניות, העיצוב והפונקציונליות, מכינים גם את התוכן מראש. כן, גם את התוכן. תוכן רלוונטי ברמה הכלל ארגונית. כמובן שיש תוכן ייחודי שמשתנה בין יחידות שונות בארגון, אך כשקיים גוף תוכן מעובד ומוכן לשימוש, מחולק ומאורגן לפי קטגוריות עיקריות וכדומה, ניתן בקלות להוסיף אליו את התכנים הייחודיים הנוספים. חשבו על זה לרגע – מה קל יותר? להתחיל לכתוב על דף ריק לחלוטין? או על כזה שכבר יש בו איזושהי מסגרת? או חלוקה לנושאים שרק צריך אולי לעבות קצת, לשנות קצת וכדומה.
כעת, משיש מבנה אתר מוכן, מעוצב, יש ניווט עם קטגוריות ראשיות ומשניות, יש כלים שימושיים, יש מבנה ארגוני, יש דפי תוכן מלאים ומוכנים, למעשה יש לנו חומרי גלם מוכנים מראש ויש לנו "חומה ומגדל"!
השלב האחרון יהיה לתכנן את תהליך ה"פריסה" או ההטמעה בארגון. רק שהפעם, התהליך לא יתחיל מקנבס נקי, או משיחות בנוסח "אנו צריכים רכיב כמו ב..." וכולי. השיח יתחיל ממקום עשיר שבו למעשה ניתן לחוות ולראות אתר ממשי, להדגים פונקציונליות, לעשות שימוש חוזר בתוכן המובנה באתר וכדומה. הלקוחות הפנים ארגוניים ידרשו רק "להשלים" את התמונה ולבצע התאמות לצרכיהם הייחודיים. כפועל יוצא, כמות המשאבים והזמן שידרשו להקמת האתר (הן מצד ה IT והן מצד העסק) יכולה להצטמצם משמעותית - ממספר חודשים למספר שבועות בלבד. הצמצום בכמות ההשקעה והמשאבים, יאפשרו לארגון לתמוך בצורה אפקטיבית ויעילה בצרכי הידע של היחידות השונות בארגון, בייחוד בעולם הדינמי של ימינו - להתחיל ממבנה ראשוני, להקים במהירות, ולאפשר לפתח אותו לאורך זמן בשלבים הבאים.
אם הקימו יישובים שלמים בין לילה, אז אתרים ארגוניים? לא סיפור ! :-)