ידע לא ישן בלילה – משמרת הלילה של ניהול הידע

יצא לכם לעבוד במשמרת לילה? אישית, טחנתי לא מעט משמרות לילה בזמן השירות הצבאי, והגעתי לשיא מפואר ומיוסר של 36 שעות עֵרוּת. תאמינו לי שהמילה עייפות מקבלת משמעויות חדשות.

כשאני חושבת על עובדי רפואה שצריכים לא פעם לעבוד בתנאי עייפות מצטברת, ברצף משמרות עמוס אירועים, במקצוע הלא פחות מקדוש הזה של הצלת חיים, אני נמלאת הערצה, הכרת תודה, אבל גם קצת חשש; אמאל'ה איך הם עושים את זה?

את הילדות שלי מילאו סיפורים של לא פחות מגבורה מאמא שלי, שמילאה שלל תפקידים משמעותיים כאחות. כשהתחלתי לעבוד מול לקוח בתחום הרפואה, הגעתי עם ההערכה העצומה הזאת מהבית ועם תחושת שליחות אמיתית.

אבחנה מדויקת: סיפור מקרה בעבודה עם לקוח

הרי ידוע ומובן שאנחנו צריכים לחשוב מההתחלה על משתמש הקצה שלנו. מה מייחד אותו? מה יקל עליו? במה כדאי שנתמקד? כשמדובר במשתמשים מתחום הרפואה עולה קודם כל העייפות, הלחץ והעומס הבלתי נסבל. כשנדרשנו ליצור נייר עמדה, המחשבה המובילה הייתה איך לפשט את המידע, להנגיש אותו בצורה הנעימה והבהירה ביותר, כך שהוא יקפוץ ממש מול העיניים בדיוק ברגע בו הוא נדרש; גם אם אלו עיניים עייפות במשמרת בלתי נגמרת.

לקרוא פשוט, להבין לעומק

פשוט, בהיר ותמציתי, אוקיי, אך עדיין יש כאן אתגר לא פשוט: כל תחום רפואי הוא עולם ומלואו, ובו אינסוף מידע. נייר עמדה כזה אמור לפשט, לתמצת ולהנגיש, אך הדיוק חשוב. אי אפשר לוותר על מידע או לקצר תהליכים. הכל הכרחי ואף קריטי.

אז איך עושים את זה בצורה היעילה ביותר? הנה מספר טיפים:

1. פירוק הטקסט לפרקים שמייצרים שלבים שונים בתהליך, באופן כרונולוגי של סדר הפעולות הנדרש.

2. הימנעות מחזרתיות וקפיצות של קדימה ואחורה. אם יש מידע שחוזר על עצמו בשלבים שונים בתהליך, ניתן ליצור קישורים בתוך המסמך.

3. חילוץ ידע רלוונטי מתוך טבלאות עמוסות במידע, והצגתו בצורה בהירה ותמציתית ככל האפשר בגוף המסמך. לא לדאוג, הטבלאות לא הולכות לאיבוד - הן מרוכזות בסוף המסמך, ברשימת נספחים.

4. ויזואליות – הפיכת טבלאות או מידע רב על תהליכים מורכבים לתרשימים בהירים ומושכי עין.

5. מתן כותרות לסעיפים או לפרקים ושימוש באייקונים שמקלים על מציאת הפרק הרלוונטי במהירות. לדוגמה:

   השחרור הביתה

   

6. מאחר שרוב הידע הרפואי בעולם מתפרסם באנגלית, מומלץ לתרגם ביטויים וראשי תיבות לשפה המקומית. כדאי להסתייע בבינה מלאכותית כדי להגיע לביטויים מוצלחים שנשמעים טוב ועדיין לדייק ולשמור על רוח המקור. לא לשכוח להפנות תמיד למקור הלועזי.

7. שימוש בבינה מלאכותית לצורך מציאת סלוגנים או חרוזים לכותרות של סעיפים או תהליכים, כדי להפוך אותם ליותר קליטים.

8. יצירת עמוד שער ובו תרשים שמסכם את כל התהליך – מעין פוסטר רפואי שמרכז את כל המידע החשוב ומהווה מפת דרך לנייר העמדה. ניתן לעצב אותו לבד בעזרת בינה מלאכותית וכך לדייק את הפרטים מול הלקוח, ולשלוח אותו לעיצוב רק כשיש גרסה סופית ומאושרת.

מוזמנים לקרוא טיפים נוספים לשילוב בינה מלאכותית בעבודה השוטפת שלנו בכתבה "על בינה מלאכותית ומשחוק אנושי."

הניוזלטר הגמיש

לפעמים במשמרת לילה רגועה יש קצת זמן לישון, או לפחות לנוח ולהתעדכן בניוזלטר...

לאותו לקוח מתחום הרפואה יצרנו ניוזלטר שמתפרסם אחת למספר חודשים (בדרך כלל לקראת כנס מסוים), ובו עדכונים על פי נושא מקצועי. הניוזלטר מפורסם באתר, והעובדים יכולים להתעדכן על פי הנושא הרלוונטי להם ביותר, או לפי פרסום כרונולוגי של הגיליונות. לניוזלטר יש פורמט עם פינות קבועות. עם זאת, הוא פלטפורמה גמישה, שיכולה לארח כל פעם קונספט חדש בהתאם לצרכים העדכניים, וזאת בהשקעה קטנה יחסית.

למשל, גיליון מיוחד שמתאר עבר, הווה ועתיד, כשיש שינויים פרסונליים בהנהלה ורוצים לתת סיכום של פעילות העובד שעוזב, דברי תודה והערכה, ובמקביל גם להציג את חזון ההנהלה החדשה; או גיליון חגיגי לרגל יציאת מספר עגול של גיליונות, או פרק זמן עגול בו הניוזלטר מתפרסם. על אותה פלטפורמה גם פרסמנו גיליון מיוחד של שיתוף חוויות עובדים במצבים לא שגרתיים, כמו מלחמה או מגפה עולמית (זוכרים? הייתה לנו אחת כזאת, לא כל כך מזמן...).

דוגמה נוספת היא גיליון שהתפרסם ובו פוקוס קליל יותר על בני הזוג של העובדים. לגיליון המיוחד יצרנו גם קישור בעיצוב חביב ולא שגרתי באתר הבית.

הניוזלטר הגמיש המוצג כאזור ייעודי באתר, הוא פלטפורמה זמינה ונוחה לתקשר מידע באופן קבוע. כך ניתן להרוויח מכל העולמות - שגרה ופורמט קבוע מצד אחד, לצד גיליונות שוברי שגרה, שמותאמים בקלות יחסית ויוצרים תחושת חדשנות, קשיבות לעובדים ועדכניות.

אם עדיין אין לכם ניוזלטר בארגון, כדאי לכם להשיק אחד כזה. הוא יכול להיות "הבית" שלכם בשגרה וגם מחוצה לה. מזמינה אתכם לקבל קצת טיפים לכתיבה בכלל בכתבה שלי על כתיבה.

ובימים אלו יותר מתמיד, הלוואי שרק ניהול הידע לא ישן בלילה, ושלכולנו יהיו לילות שקטים, רגועים ושלווים!

---

רוצה ללמוד עוד על כתיבה ועריכת תוכן?

הנה מספר כתבות שאולי יעניינו אותך:

• הקסם שבלמידה באמצעות כתיבה

• חשיבה ביקורתית בהזנה ועריכת תוכן

• הנגשת ידע לעיוורים - אתגרים והזדמנויות