הקריטריונים המומלצים לבחירת כלי לחוות ידע
א. אפשרות הכלי לעבוד על מאגר עצמאי מנוהל (ישמש ל- Controlled Documents דוגמת נהלים); יכולתו של הכלי לעבוד גם על ה"קבצים החיים" של הארגון, הנמצאים במקומותיהם הקבועים, ללא צורך להעתיקם כדי להכלילם במאגר הידע (המינוח המקצועי: מאגר לוגי). הנ"ל פותר את בעיית כפל המידע המטרידה כל כך את כולנו.
ב. סוגי מקורות הידע אותם יכול הכלי להכיר. פריטי ידע מאוחסנים על פי רוב, באחד מארבעה סוגי מקורות:
מסמכי רשת (Word, Excel, Adobe Acrobat, PPT,..).
הודעות דואר אלקטרוני.
אתרי אינטרנט (פנימיים וחיצוניים).
מסדי נתונים.
ניתן כמובן להוסיף גם פריטי ידע הקיימים על נייר ובראש, אך לא ברור כמה כלים תומכים במקורות אלו..
ג. שיטות השליפה של מנוע החיפוש. השיטה המקובלת כיום בעולם (אפשר להתרשם ממנועי החיפוש הקיימים באינטרנט) משלבת חיפוש חופשי יחד עם חיפוש המושתת על טקסונומיה ארגונית. טקסונומיה ארגונית הנה צירוף של מאפיינים, חלקם פשוטים וחלקם היררכיים, המשמשים כמסננים (Filters) לחיפוש.
ד. יכולות tagging: אפשרויות הכלי להחליט לבד על ערכי המאפיינים של הטקסונומיה. יכולות אלו מסתמכות על מגוון מנגנונים לרבות:
מיקום מסמכים ברשת.
ערכי שדות במסמכי טפסים ומסמכי תבנית.
הבנה ראשונית של תוכן הפריט (החלטה על ערך מאפיין לפי צרופי מילים הקיימים בו).
הבנה מעמיקה של תוכן הפריט (מנגנוני Artificial Intelligence).
יכולות שילוב של Pull עם Push לדחיפת הודעות על עדכונים בפריט ידע במאגר.
יכולת ניהול קהיליות ידע ויישומי ניהול ידע משלימים (דוגמת FAQ) באותה מערכת.
תמיכה בעברית.
קיימים מספר מותגים הנמכרים בישראל, ומתיימרים להציע פתרון לצרכים אלו. עם אלו ניתן למנות: MS Site Server, ברקת, Commugen, C-4-U, NBX ועוד. פרטים על מותגים אלו- אצל הספקים