מבוא
ניהול פרויקטים הפך בשנים האחרונות לתחום מרכזי ביותר בעולם העסקים. מנהלי הפרויקטים הם מהאנשים העסוקים ביותר ואלו המרכזים באמתחתם כמויות ידע גדולות במיוחד.
לצערנו, העומס הרב בו נתונים מנהלי הפרויקטים גורם לכך שכל אחד עסוק באיסוף וניתוח המידע הספציפי לו הוא נדרש במסגרת העבודה השוטפת. ההתמקדות ב"חלקת האלוהים הקטנה" מובילה למיעוט בשיתוף ידע בינם לבין עצמם, ובינם לבין שאר הארגון.
כיוון שמנהלי הפרויקטים מהווים צמתי ידע מרכזיים בארגון והמידע בו הם מתעסקים הוא ליבתי, חשוב לשתף במידע זה.
קיימות דרכים שונות לשתף בידע, דרכי השיתוף נגזרות מצרכי הידע. בסקירה זו נציג את צרכי הידע בניהול פרויקטים, פתרונות אפשריים למענה על הצרכים ואתגרים העומדים בפני ניהול ידע בעולם ניהול הפרויקטים.
צרכי ידע בניהול פרויקטים
בעולם ניהול הפרויקטים קיימים מספר צרכים עיקריים:
- מידע עדכני על פרויקט ספציפי
- קבלת תמונה אינטגרטיבית על מספר פרויקטים
- תצוגה ויזואלית של סטטוס התקדמות פרויקט יחיד ומספר פרויקטים
- מקום מוגדר בו ניתן לשאול שאלות ולקבל חוות דעת מעמיתים למקצוע
- התבססות על לקחים שנלמדו בפרויקטים קודמים
- שימוש בתבניות ובפורמטים משותפים
- שימוש בתוצרי פרויקטים מקבילים ובתוצרי פרויקטים עברו, לקיצור וייעול תהליכי עבודה
- שימוש במאגרי ידע לקיצור זמן תיקון תקלות בשלבי הפיתוח
- יכולת מעקב אחר התקדמות שלבי הפרויקט ואיתור חוליות חלשות בתהליך, שלא ביצעו את חלקם
שיתוף בנתונים, מידע וידע והצגתם באופן נוח וברור יותר עשויה לתת מענה לצרכים אלו, או לפחות לחלקם ולשפר פלאים את עבודת מנהלי הפרויקטים. בצורה זו כל הקלפים גלויים על השולחן, סטאטוס ההתקדמות חשוף לעיני כל, השותפים לעבודה נהנים משיתוף בידע , למידה והפריה הדדית ומתקיימת שקיפות בתהליכים.
כמו כן, חשוב לציין שהחצנת ההתקדמות הפרטנית של כל גורם בפרויקט יוצרת מעין תחרות בין כל השותפים, אשר מהווה תמריץ לשיפור.
פתרונות אפשריים למענה על הצרכים
פתרונות אפשריים למענה על הצרכיםקיימים פתרונות שונים אותם אפשר ליישם בכדי לענות על צרכי ניהול הידע שצוינו. את הפתרון יש להתאים לצורך על רוצים לענות.
לוח מחוונים (Dashboard) מציג באופן ויזואלי ומתוחכם מידע ארגוני חיוני במבט חטוף, מעין תעודת זהות מורחבת, ומאפשר בחינה מעמיקה יותר של הנתונים. ה- Dashboard שואב נתונים ממערכות תפעוליות בארגון, מבצע עליהם חישוב או נוסחא, ואת התוצאה מציג בצורה ויזואלית. לדוגמא, לוח מחוונים יכול להציג ב-One stop shop תמונת מצב כוללת על כל הפרויקטים העושים שימוש ברכיב או בטכנולוגיה, מציג את כל התקלות שנרשמו עבור הרכיב או בהקשר של הטכנולוגיה הספציפית, בעיות ידועות וכדומה. המידע המוצג בלוח המחוונים הוא המידע העדכני ביותר, אשר מעניין את העובדים והמנהלים כאחד (לסקירה מגיליון אפריל 2007 על לוח מחוונים).
פתרון זה עונה על הצורך במידע על פרויקט ספציפי, קבלת תמונת מצב אינטגרטיבית על מספר פרויקטים וכן תצוגה ויזואלית של סטטוס התקדמות פרויקט יחיד ומספר פרויקטים.
פורום (Discussion Group) מאפשר לכל אחד מהמשתמשים להציג שאלה ולהפנות אותה לעמיתים השותפים בפורום. הפתרון מומלץ בעיקר כאשר לא ידוע מי מהעמיתים יודע את התשובה או איפה ניתן למצוא את התשובה. קיימים סוגים שונים של פורומים: פורום פתוח, בו כל אחד מורשה לפרסם שאלה ולפרסם תשובה, פורום סגור בו נדרש אישור לפרסום השאלה ורק גורם מוסמך רשאי לפרסם תשובה וכן אפשרויות נוספת על פני הרצף. ככל שהפורום פתוח יותר, כך נאפשר שיתוף רב יותר, אולם נסתכן בפרסום תשובות שגויות לשאלות.
פתרון זה עונה על הצורך במקום מוגדר בו ניתן לשאול שאלות ולקבל חוות דעת מעמיתים למקצוע, וכן מאפשר למידה מהתנסויות ומלקחים שנלמדו בפרויקטים קודמים במקום "לבזבז" זמן על יצירה מחדש.
מפת מומחים (Experts Map) היא מאגר בו מנהלים את רשימת בעלי הידע והתמחותם. זוהי רשימה מקוונת הכוללת מידע על בעלי התפקידים, היכולות, הכישורים והקשרים ביניהם. מפת המומחים מספקת פרופיל של מומחיות העובד ושטח ההתמחות שלו.
פתרון זה מאפשר שימוש במידע על אנשי מקצוע ובעלי מומחיות בהם נעשה שימוש בפרויקטים קודמים, במקום להתנסות מחדש בספקים שאינם מנוסים.
שיקוף אינטגרטיבי מה- MS Project הוא כלי נוסף להצגת נתונים ומידע מכמה פרויקטים במקביל. מדובר על שאיבת הנתונים מהמערכות התפעוליות והצגתם לאחר ביצוע חישוב מסוים, המספק ערך מוסף למשתמש. האינטגרציה יכולה לבוא לידי ביטוי בהצגה משולבת של מספר פרויקטים, או בהצגת נתונים שמקורם במסכים שונים באותה מערכת תפעולית, או בהצגת נתונים ממספר מערכות תפעוליות.
הפתרון מאפשר קבלת תמונה אינטגרטיבית על מצבם של מספר פרויקטים, בין אם ויזואלית (בשילוב עם לוח מחוונים) ובין אם לאו.
פתרונות אלו, מלבד מתן מענה לצרכים נקודתיים, מהווים כלים המסייעים לעובד במהלך עבודתו השוטפת. העובדה שהם מספקים ערך מוסף, עוזרת להם להעלות את האטרקטיביות של המערכת בעיני המשתמשים.
אתגרים
נחטא לתמונה המלאה אם לא נציין את האתגרים המלווים את ניהול הידע בכל הקשור לעולם ניהול הפרויקטים.
אתגר גדול ומרכזי קשור לעומס העבודה המוטל על מנהלי הפרויקט. היותם צומת ידע מרכזית בארגון נגזרת מהמעורבות שלהם בפרויקטים רבים ושונים. הדבר משפיע על הידע הרב שהם יכולים להציף למערכת, אבל במקביל ממזער את הזמן אותו הם יכולים להשקיע בפרויקט ניהול הידע.
אתגר נוסף הקשור לחוסר הזמן, הוא העובדה שאין לצפות מעובד להזין נתונים ליותר ממערכת אחת. מסיבה זו ועל מנת שהעבודה תתבצע ביעילות המרבית ותימנע הזנה כפולה עד כמה שאפשר, צריך לאפשר שיקוף מידע מהמערכות התפעולית למערכת ניהול הידע. אמנם יצירת הממשק בין המערכות כרוך בעלות כספית, אבל הזנת המידע במקום אחד ושיקופו במקומות הרלוונטיים חוסכת טעויות והקלדה כפולה. השיקוף מאפשר יצירת שולחן עבודה מקצועי אמיתי.
בכדי להתמודד עם אתגרים אלו למנף את ניהול הפרויקטים להצלחה, חשוב שניהול הידע ישתלב באופן מובנה בתהליכי העבודה. שאם לא כך, סביר להניח שלא ניתן יהיה להניע את המהלך, ולא כל שכן לשמר את המערכת חיה ונושמת.
סיכום
עולם ניהול הפרויקט של ימינו משתנה במהירות רבה והידע לו נדרשים העובדים הוא מגוון ורחב. ניהול ידע בכלל, והכלים שציינו בפרט, מאפשרים להחצין ולהנגיש לעובדים נתונים ומידע בצורה מהירה, אינטואיטיבית ופשוטה וכך לסייע לעובדים לבצע את עבודתם בצורה הטובה ביותר. אנו ממליצים על השימוש בכלים אלו בכדי לספק ערך מוסף למשתמשים, אולם חוזרים ומדגישים שכדי להשיג את התוצאה הרצויה והעדכנית ביותר, על ההצגה להיות ברורה ולהתבסס על נתונים אמינים ומדויקים.