ניתוח (analysis) הינו אחד השלבים החשובים בניהול ביצועים.
ניהול ביצועים עוסק במתודולוגיה התומכת בשיפור תוצאות הארגון לשם מימוש האסטרטגיה הארגונית. תוצאות, כידוע, מושגות על ידי הביצועים הארגוניים, ובכדי לשפרן יש לשפר, בהתאמה, את הביצועים הארגוניים.
כיצד נשפר את הביצועים הארגוניים?
בכדי לספק מענה לשאלה מורכבת זו, יש להתייחס לשלוש שכבות פעולה:
ניטור: היכולת להבין מה קורה כעת או מה קרה בעבר בארגון, לדוגמה, מה היה מחזור המכירות של כל מוצר.
ניתוח: היכולת להבין מדוע מתרחשים או התרחשו מגמות מסוימות ו/או תוצאות מסוימות בארגון, לדוגמה, מדוע היקף המכירות של מוצר X קטן ולא של מוצר Y?
תכנון: יכולת הארגון לחזות מה יקרה ולהתוות דרכי פעולה למימוש התחזית האופטימאלית, לדוגמה, שיפור היקף המכירות הכולל ב20% באמצעות החדרת מוצר נוסף לשוק.
נתמקד בשכבה המרכזית- שלב הניתוח. שלב הניתוח הוא קריטי ביותר: הוא זה המקשר בין הניטור לתכנון, ולמעשה מאפשר לחיזוי להיות ריאלי ומבוסס על עובדות.
מטרת הניתוח הינה, כאמור, להסביר מדוע קרתה ההתרחשות הנתונה בארגון, לדוגמה, מדוע היקף המכירות קטן? מדוע דווקא היקף המכירות קטן במוצר הספציפי?
הבנת נסיבות המצב הארגוני הנתון הנה קריטית לטובת שיפור ביצועים עתידיים, שהרי יקשה עלינו להחכים אם לא נבין היכן טעינו.
הצד החיובי יותר של המטבע הינו הבנת הצורך ללבן את הנסיבות לביצועים ארגוניים יוצאי דופן, לדוגמה, תפוקת העובדים גדלה פי 2 ברבעון מסוים: ניתוח נכון יסייע לנו להבין מדוע קרה הדבר - האם העובדים חוששים מפיטורים ועל כן הונעו להשתפר? אולי הוחלף מנהל שהשכיל לתגמלם באמצעות גילויי הערכה, ואלו הניעו אותם להשתפר? שהרי אותו גורם תומך ערך מוסף עשוי להירתם לטובת תכנון עתידי משופר.
לאחר שהבנו את חשיבות שלב הניתוח, כיצד נוכל לשפר אותו?
וBruno Aziza ו Joey Fitts מציינים בספרם "Drive Business Performance" שלושה עקרונות מנחים המסייעים לחברות לממש תועלות מיכולת הניתוח:
זריזות ארגונית
רלבנטיות
יעילות
הזריזות הארגונית
קריטית להתמודדות עם מציאות משתנה, שכה אופיינית לעולם בו אנו חיים כיום. המציאות המשתנה טומנת בחובה צרכים משתנים, הזדמנויות חדשות ואיומים חדשים. הגלובליזציה רק מעצימה את הצורך להגיב מהר לכל שינוי בכדי להתקדם ואפילו בכדי לשרוד. לצורך כך נדרש:
מעבר מניתוח אנליטי של עובדים בודדים, הנחשבים ל"מומחים" בתחומם, לידע של כלל העובדים ביחידות העסקיות השונות
ניתוח התומך בכל קשת קבלת ההחלטות הארגוניות (אסטרטגיות, טקטיות ותפעוליות)
תמיכת תוכנות אנליטיות ווביות בתהליכי העבודה הארגוניים (כמו מערכות DSS – decision support systems)
הסתייעות בסט כלים נוחים להבנה ולעיבוד קוגניטיבי לצורך תמיכה בפעילות שוטפת (כלים משולבי מכוונים, למשל)
הכרה בערך הנובע מסביבת עבודה משובצת תוכנות אישיות (כמו Excel) תחת מגבלות, כך שלא ייווצר מצב של ביזור יתר של סביבות העבודה.
רלבנטיות הנתונים
המידע והידע קריטית לקבלת ההחלטות ולביצועים הארגוניים הנגזרים ממנה.
רלבנטיות מקלה על ההתמקדות, ובכך מסייעת לעובדים לא להשקיע זמן עבודה יקר בניתוח דו"חות וגרפים לא רלבנטיים. יש צורך לאפשר לעובדים לגשת לתכנים הנדרשים לצורך קבלת החלטות ולצורך ביצוע מטלות שוטפות בהתאם לתפקידם.
כדי להבטיח רלבנטיות מומלץ להשתמש במסננים, וכברירת מחדל להציע גישה למידע מצומצם ככל האפשר (בכדי למנוע "הליכה לאיבוד"). אם המשתמש יבקש להרחיב את יריעת המידע לה הוא זקוק, ניתן לאפשר לו להרחיב את הגישה למאגר הידע.
בעת הצורך ניתן גם ללוות את הגרפים והדו"חות בהמלצות לפעולה, בטיפים ובמערך תובנות.
יעילות
ברמת הביצועים ובמשך ביצוע מטלות שוטפות מתאפשרת באמצעות ניתוח אנליטי מהימן. ניתוח שכזה מאפשר להבין מידע באופן מעמיק יותר, לזהות מגמות באופן מדויק יותר ולפעול מהר יותר.
כלי הניתוח האנליטי צריכים להיות מתוכננים בהתאם:
לאפשר רמות פירוט והתפרשות (Drill) רב מימדיות: מעלה ומטה, לרוחב, לעומק, מענף לענף, וכו'
לאפשר נגישות מהירה לשורש העץ ו/או לנתונים הבסיסיים ביותר, ללא קשר לכמות המידע והנתונים הקיימים בארגון
לתת מענה קל, פשוט, אינטואיטיבי, אינטראקטיבי וגמיש ככל שניתן לצורך המקצועי של העובד
כאמור, דע מאין באת, ויהיה לך קל יותר להחליט להיכן אתה הולך.