להיערך לבאות

אנחנו טובים בלחיות את השגרה. מבצעים את המשימות בלי להרגיש, לעיתים "כמו אוטומט". אני יכולה למצוא את עצמי לא יורדת מהכביש לפגישה עם לקוח, כי אני בנסיעה בכיוון המשרד, וזה כל כך כל כך רגיל. יש חסרונות למצב "האוטומט" שאנחנו נכנסים אליו, אך בהחלט יש גם יתרונות. אני יכולה לפנות קשב מחשבתי לדברים אחרים, וכך להספיק יותר. וכולנו יודעים שהעבודה / מחשבות / דברים שצריך להספיק, לא באמת נגמרים אף פעם. אלא מה? יש גם את ה "לא שגרתי".

ה"לא שגרתי" יכול לכלול מגוון סוגי פעילויות: החל מלהיכנס לפרוייקט חדש, דרך מעבר משרד, פרידה מעובד ועד כתיבת מכרז גדול, מסוג שלא מזדמן לנו בשוטף. הידע הנדרש לצורך ביצוע השגרה צרוב בתוכנו. זה האוטומט אליו התייחסתי. הוא צרוב בנו, ואנו פועלים לפיו. לעומת זאת המצב משתנה כאשר אנו מגיעים ל"לא שגרתי". חלק מהידע אין לנו, וחלק קבור אי שם עמוק בנבכי הזיכרון, ולא בטוח שאנו שולפים אותו בזמן.

בעולם ניהול הידע יש מתודה להיערכות לבאות: BAR. ובשמה המלא- Before Action Review. השם נשמע מעט מוזר, אך לא כן. מדובר במתודה המשלימה את מתודה הפקת הלקחים (After Action Review). אחרי מעשה אנו תמיד חכמים להסביר לעצמנו ולאחרים מה ניתן היה לעשות אחרת. בעולם התוכן הרפואי מכנים זאת "פוסט מורטם" (ניתוח שלאחר המוות); ואילו ה BAR, ההיערכות לקראת פעילויות הינה ה "פרה מורטם". במקום לחכות לשגיאה, בואו נתכנן מראש מה היינו יכולים להגיד אחרי, לו היינו נכשלים, ובהתאם, נבצע את פעילויות המניעה. ואיך נדע מה אופי הכישלון? לא נדע, אך ניערך למספר תרחישים.

המתודה פשוטה. היא כוללת ארבעה שלבים: הגדרת ציפיות; הגדרת כשלים אפשריים; הסתייעות בעבר; והמלצות לעתיד.

אסביר:

אם אני מתכננת לצאת לחופשה ארוכה (חזרתי לאחרונה מחופשה של שבועיים וחצי בצידו השני של העולם), יש לי מספר ציפיות: שהעסק ימשיך להתנהל כאילו הייתי למרות חסרוני; שהילדים בבית יסתדרו; ושאני איהנה. ציפיות צנועות.

מה יכול שלא להצליח? הכשלים האפשריים נגזרים מהגדרת הציפיות: מה יכול "להתקלקל" בעסק? הודעה לא צפויה של לקוח; האטה בפעילות; כניסה של פעילות חדשה לא צפויה המחייבת היערכות גדולה ואולי אפילו את נוכחותי כדי לחתום על ניירות; וכו. מה יכול שלא להצליח בבית? מחלה של ילד; בעיה בבית הספר; געגועים משמעותיים וכו'. וכנ"ל לגבי ההנאה.

אם הייתי מתכננת איחוד של שתי קבוצות פעילות למשל, הייתי רוצה להמשיך להשיג ביצועים עסקיים של כל אחד בנפרד, ואף יותר מכך; הייתי רוצה להמשיך לעמוד בסטנדרטים של התקנים הנדרשים; הייתי רוצה שלא יהיו עיכובים הנגזרים מהמעבר וכו'. גם כאן קל לגזור רשימת כשלים אפשריים, ברגע שהוגדרו הציפיות. מה שחשוב הוא שאכן אגדיר ציפיות מפורטות ולא רק "השגת המטרות עבורם בוצעה הפעילות".

השלב בשלישי קשור בעבר. על סמך ניסיוני, איך טופלו מקרי עבר הדומים או מזכירים את הכשלים האפשריים? מה שהצליח, האם ניתן ליישם גם פה? מה שלא הצליח, האם ניתן למנוע הפעם?

והשלב הרביעי, הנגזר ממנו, הן רשימת המשימות או ההמלצות, מה לעשות עכשיו כדי להצליח לעמוד בציפיות.

לימדתי, לפני כשנה וחצי, את אחד מלקוחותיי להיעזר במתודה זו. בשלב ראשון הוא לא התחבר. "אני מעריך אותך, מוריה", כך אמר, "אך הפעם אין כאן שום דבר שנראה חדש. אנחנו עושים זאת כולנו באופן אינטואיטיבי."

ובכל זאת, שבוע לאחר מכן כשפגשתי אותו הוא היה כולו נרגש. "לא תאמיני" סיפר לי; "מגיעים אלי למפעל קבוצת אורחים חשובים מחו"ל עוד שבוע. הביקור מתוכנן כבר כחצי שנה וחשבנו שהכל מתקתק, ובכל זאת, החלטתי לנסות את השיטה שלך. ישבתי עם עצמי ועם אנשים הקשורים לשיווק, שאלתי את עצמי את השאלות שהגדרת".

"ומה קרה?" תהיתי.

"יצאתי עם 34 משימות לשבוע הקרוב. ביטלתי את כל הפגישות עד הביקור, להוציא הפגישה איתך".

אותו מנהל מפעל הבין שעליו להיערך אחרת בהקשר הביטחוני להגעתם של האורחים, שעליו לתכנן יותר טוב את הסיכון של אי עמידה בלו"ז ועוד.

האם אני משתמשת בשיטה זו בעצמי? אני מאד משתדלת. וכשאני עובדת לפי BAR אכן התכנון משתפר ונראה שהיקף הטעויות קטן.

הבעיה היחידה היא, שהיות ובדיוק כאן לא מדובר בשגרה, לפעמים גם אני שוכחת לשלוף את העט ולהתחיל.

עובדת על עצמי להשתפר...