ההבדל בין תהליך עבודה לתובנה: ניהול ידע במבט מעמיק

ניהול ידע הוא תחום מורכב ורב-גוני, הכולל, בין היתר, שני פורמטים חשובים: תהליכי עבודה ותובנות. לעיתים קרובות עלולים להתבלבל ביניהם, ובמאמר זה ננסה להבהיר את ההבדלים העיקריים בין שני מושגים אלו, ונבחן כיצד הם משתלבים יחד ליצירת ניהול ידע אפקטיבי.

תהליך עבודה: הבסיס

תהליך עבודה הוא למעשה "מתכון" מפורט המסביר כיצד לבצע משימה מסוימת. הוא כולל את השלבים הנדרשים, המשאבים הדרושים והכללים שיש לפעול על פיהם. תהליך עבודה מספק מסגרת מובנית וברורה, המבטיחה עקביות, יעילות ואיכות בביצוע משימות. הוא חשוב לנו ליצירת אחידות ואפילו מצוינות, כפי שמתואר בגישת הניהול שפותחה בחברת טויוטה (The Toyota Way) *.

בעת תיעוד תהליך עבודה מומלץ לפעול על פי השלבים הבאים:

1. לבחור תחום תוכן ספציפי ולהתמקד בו.

2. לבצע תיעוד ראשוני של הידע והמידע.

3. לתקף מול מומחי תוכן.

תובנה: "טיפ מנצח"

אם תהליך העבודה הוא ה"מתכון", התובנה היא "הטיפ המנצח" שהופך את המתכון למושלם – כמו לנעוץ את הקיסם בעוגה לקראת סוף האפייה, כדי לוודא שהיא עסיסית במידה המדויקת. תובנה היא הערך המוסף שהופך את דרכי הפעולה שבהן נוקטים למוצלחות עוד יותר. לכאורה, אפשר לעבוד בלעדיה ופעמים רבות מגלים אותה בדיעבד, למשל כחלק מהפקת לקחים לאחר פרויקט או משימה (ראו מאמר מתיאוריה למעשה- הפרקטיקה שבהפקת לקחים).

תובנה תמיד תהיה קצרה- משפט אחד או שניים, ובנויה ממספר מרכיבים, בהתאם לתורה המקצועית של רום, ביניהם:

• הֶקְשֵׁר- באילו מצבים היא משרתת אותנו?

• התובנה עצמה- מה מומלץ לעשות / ממה מומלץ להימנע?

• הרציונל- מדוע נדרשת התובנה?

• סגירת מעגל- האם התובנה מניעה לפעולה ושינוי?

(ראו מאמר זיקוק תובנות: כללים להפקת ידע משמעותי מהניסיון)

כאשר לומדים תובנה חדשה, לעיתים היא מוטמעת כטיפ בתוך תהליך העבודה עצמו, ואז היא נראית כחלק מובנה מהתהליך. לצד זה, פעמים רבות נרצה לשמור את התובנה כ"ישות עצמאית", להלן מספר דוגמאות:

• לעיתים מדובר במקרה קצה, והכנסת כל מקרי הקצה לתוך התהליך תסרבל אותו מאד

• פעמים רבות תובנה אחת מוכללת ומשרתת יותר מתהליך אחד, ואפילו יותר מהקשר ספציפי, כך שהיא יכולה לחצות תחומים רבים ומגוונים

• בעוד תהליכי עבודה הם בבחינת ״קרא ועשה״, תובנה יכולה לתת כיווני חשיבה מומלצים, אך היא לאו דווקא מחייבת ומנחה לפעולה.

לסיכום

בשילוב המושלם בין תהליכי עבודה מובנים ותובנות מזוקקות טמון המפתח למצוינות ארגונית - כאשר המתכון הבסיסי מועשר בטיפים המנצחים של הניסיון האנושי, נוצרת תשתית ידע חיה ונושמת המניעה חדשנות והתפתחות מתמדת.

[*] Marksberry, P. (2011), "The Toyota Way – a quantitative approach", International Journal of Lean Six Sigma, Vol. 2 No. 2, pp. 132-150. https://doi.org/10.1108/20401461111135028

---

רוצה ללמוד עוד על הפקת לקחים ותובנות?

הנה מספר כתבות שאולי יעניינו אותך:

• טיפים לניהול תהליכי הפקת לקחים

• הפקת לקחים – ניהול מחזור חיי הלקח

• זיקוק תובנות: כללים להפקת ידע משמעותי מהניסיון