כבר ב-1931 תיאר הסופר אריך קסטנר טלפון נייד בספרו "שלושים וחמישה במאי". ב - 1973 ביצע מרטין קופר, הנחשב לממציא טכנולוגיית הסלולר, את השיחה הסלולרית הראשונה בעולם, בשדרה השישית בלב מנהטן, לעיניהם המשתאות של העוברים והשבים. בשנת 2001 הופצו לראשונה טלפונים סלולריים בטכנולוגיית דור 3. החל מאמצע עשור זה, גם הפכו הטלפונים החכמים, המשלבים יכולות של טלפון סלולרי עם יכולות מתקדמות של מחשב כף יד, ליותר ויותר נפוצים.
בימים אלו, אורח החיים היומיומי מתנהל תוך שימוש בסמארטפון: פגישות, תורים, שליחת מיילים, מנהלים אנשי קשר, מצלמים ומתעדים, מחפשים מידע, מבצעים פעולות שונות מול בנקים וספקי שרות אחרים דרך אפליקציות שונות ומגוונות ומנהלים את רוב צרכי התקשורת שלנו העסקיים והחברתיים דרכו. כל המידע והשירותים שאנו זקוקים להם נמצאים בדרך כלל במרחק של קליקים ספורים מאתנו בכל מקום ובכל זמן.
גם בארגונים רבים, עומדים לרשות העובדים פלטפורמות שונות לטובת איתור מידע, ביצוע משימות, שיחות ועידה ועוד. כמובן, שאחת הפלטפורמות העיקריות הינה הפורטל הארגוני, או בגרסה המשודרגת שלו הDigital workspaceו . יחד עם זאת רבות מהפלטפורמות הללו מונגשות לעובדים בדסקטופ בלבד וחווית העבודה והנגישות של המידע איננה רציפה וזמינה בכל מקום ובכל זמן.
הרגלי הצריכה והשימוש של עובדים משופעים ומונעים באופן משמעותי על ידי האפשרויות והשירותים הקיימים מחוץ למקום העבודה. לפיכך, העובדים מצפים לחוויה דומה גם בתוך הארגון.
מנתוני דוחות שונים עולה כי קרוב ל- 30% מהארגונים כבר יש פורטל ארגוני במובייל. במידה וגם בארגון שלכם שוקלים הקמת פורטל ארגוני במובייל, כדאי לדון במספר שאלות רגע לפני:
האם פורטל ארגוני במובייל צריך להיות זהה לזה שבדסקטופ? או שיכלול תוכן חדש ואחר? או אולי גם וגם?
מהו הצורך הארגוני העיקרי עבור הפורטל הארגוני במובייל? מה המטרה?
מי האוכלוסיות העיקריות שישתמשו בפורטל הארגוני במובייל? למשל האם קהל היעד הוא אנשי שטח או כלל עובדי הארגון
מה יהיה התפקיד המרכזי של הפורטל הארגוני במובייל? במה הוא יהיה שונה מהפורטל בדסקטופ?
לאיזה מידע ארגוני יש ערך מוסף בהעברתו למובייל?
מה המידע שיהיה שימושי ובעל ערך לרוב העובדים?
מהם הצמתים העיקריים במהלך יום העבודה שבהם העובדים ישתמשו באתר במובייל ? למשל בהפסקת צהריים, ברכבת הביתה וכדומה
מהן אותן משימות יומיומיות שלאפשר את ביצוען במובייל יעזור לעובדים לעשות את עבודתם בצורה טובה יותר?
מהן הפעולות שמאפשר הסמארטפון שניתן לרתום גם לטובת פורטל ארגוני במובייל?
כיצד תדאגו לתוכן יהיה רלוונטי, שייתן מענה לצרכי העובדים כמו גם לצרכים העסקיים?
מהם תהליכי עריכת התוכן האופטימליים עבור פורטל ארגוני במובייל?
התשובות לשאלות אלו יוכלו לסייע לכם בתכנון המתווה ואבני הדרך העיקריות בפרויקט. בהקשר לכך, אציין שלרוב ארגונים מתניעים את פרויקט הפורטל הארגוני במובייל לאחר שכבר קיים פורטל ארגוני עשיר ופעיל בדסקטופ. גישה אחרת מדברת על אסטרטגיית ה Mobile first: דווקא מתחילים את פרויקט הפורטל הארגוני קודם עם אתר רספונסיבי למובייל/ אפליקציה ובשלב הבא מפתחים את הפורטל הארגוני המלא בדסקטופ. הגישה הזו גם מקבלת חיזוק משמעותי בכל הקשור להיבטי עיצוב וUI – להתחיל לתכנן את האתר בהתאמה למובייל ורק לאחר מכן לעצב לדסקטופ.
דרך אגב, אם אין לכם כיום פורטל ארגוני, גישה זו מביאה עמה יתרון משמעותי בכל הנוגע לכמות ההשקעה הנדרשת (לפחות ביחס לפורטל ארגוני בדסקטופ) אל מול היקף ההשפעה המשמעותית בארגון .
בשורה תחתונה, אין ספק שהמובייל הינו כלי בלתי נפרד מחיינו, מהשגרה, וההרגלים שלנו ולכן מומלץ לארגונים לתת את הדעת בנושא גם במרחב הפנים ארגוני ולבחון כיצד ניתן להתחיל לתכנן את הדור הבא של התקשורת הפנים הארגונית בכל מקום ובכל זמן.
מקורות