עד לפני שנתיים הגישה הרווחת היתה שיש להשתמש במערכת מרכזית אחת לניהול מסמכים. לא עוד כל אחד שומר את מסמכיו באזורו הוא, אלא כולם משתפים את הידע המתועד, תוך קבלת יכולות ניהול מתקדמות (דוגמת ניהול גרסאות והרצת שאילתות קבועות). כלי אחיד ויחיד. עם השנים אנו נתקלים ביותר ויותר מערכות אפליקטיביות המנהלות מסמכים לצרכים ייעודיים – החל מכלים לניהול תצורה, דרך מערכות לניהול מידע הנדסי וכלה באפליקציות תפעוליות שכוללות נוסף על נתונים כמותיים גם מסמכים ומידע רך מובנה. עם התרבות המערכות נוצרה דילמה. לא עוד כל המסמכים במקום אחד. גישת התשתית הרווחת שהחלה להתפתח עסקה באינטגרציה אחורית- שימוש במאגר המסמכים המרכזים כחווה משותפת ממנה יקרו כל היישומים. הדבר לא היה פשוט שכן לא כל המערכות ידעו ל"דבר" אחת עם השניה ולהסתנכרן עם המאגר הרצוי. יתר על כן, ריבוי המערכות והמאגרים חייב שינוי בתפיסה. בשלב זה רווח הפתרון שהמסמכים נוהלו במערכות השונות והועתקו בנוסף למאגר המרכזי- מערכת ניהול המסמכים. באופן זה, כל משתמש ייעודי שמר את המידע במערכת שלו, אך ניתן היה לאחזר מסמכים מהמערכת המרכזית. פתרון זה התברר שוב כלא מעשי עקב גידול וריבוי המערכות השונות העוסקות במסמכים. לאחרונה החלו צצים פתרונות חלופיים המאפשרים לעבוד בכל מערכת עם מאגר הנתונים והמסמכים שלו תוך יצירת ממשק קדמי שמאפשר קישור למערכות השונות מבלי לנסות ל"עקר" את המערכות או לכופף מערכת אחת כדי להתאימה לשניה. מעבר מאינטגרציה אחורית (Back End) לאינטגרציה קדמית (Front End).
הפתרון מבוסס על שני רכיבים:
סטנדרד אחיד של מערכות WEB המאפשר תפריט משותף בפורטל/ אינטראנט המאפשר גישה היררכית לפריטים השונים ממקום משותף.
מנועי חיפוש משלבים (Federated search) המאפשרים גישה ישירה משותפת. כל זאת תוך שקיפות למשתמש.
תם עידן ההתלבטויות, ניתן ליהנות מריבוי המערכות. כל מערכת מאפשרת ליהנות מהערכים המוספים לנושא עבורו יועדה, אך המשתמש הפשוט יכול לטייל לרוחב המסמכים בלא ידיעה היכן מטייל כעת. שימו לב: עבור מסמכים כלליים שבהם אין יתרון לעבודה עם כלי ניהול ייעודי,מומלץ להמשיך להשתמש במערכת אחת. דרך צלחה!