"צייר לי כבשה", ביקש הנסיך הקטן מהטייס הטייס צייר כמיטב יכולתו כבשה, אך הציור לא סיפק את הנסיך הקטן: פעם הכבשה נראתה חולה, ופעם זקנה מדי..., רק כשצייר הטייס תיבה והסביר "הכבשה נמצאת בתוך התיבה", אורו פניו של הנסיך, שעתה יכול היה לראותה בדמות הפנטזיה האישית שלו ("הנסיך הקטן"/אנטואן דה סנט אכזופרי). בכל הנוגע לאפיון פורטלים ושאר פתרונות ניהול הידע, אנו יודעים איך זה מתחיל, אבל לא תמיד איך זה ייגמר. פרויקטים כאלו כוללים בד"כ מספר משתתפים רב, החל מהצוות מנהל הפרויקט, ספקי התוכן, המשתמשים, אנשי IT ועוד רבים אחרים.
ממש כמו הנסיך הקטן, כולנו בסך הכול רוצים כבשה. כולנו מדמיינים בדיוק איך היא צריכה להיראות.
הרבה פעמים במהלך האפיון אנחנו מבקשים ממרואיינים לתאר את ה"פנטזיה" שלהם, מה ואיך הם היו רוצים לראות. פנטזיות לא קל להגשים. ואכן, אחד הקשיים בפרויקטים מסוג זה הוא שכל אחד רואה בעיני רוחו את הפיתרון קצת אחרת. וכדי שלא להיקלע לנעלי הטייס מ"הנסיך הקטן", ולהשאיר את הכל בגדר פנטזיה, חשוב שניזום תיאום ציפיות.
בסקירה זו אנו מעוניינים להציע דרך פשוטה יחסית המסייעת לגבש הסכמה לגבי הפיתרון ולוודא שכולנו דוברים אותה שפה: דמו- ציור בעזרת ה-Power Point המאפשר הצצה ראשונית לאופן יישום הפיתרון. ברור לכל כי אין תחליף לאפיון המפורט, אך השימוש בדמו על בסיס האפיון מאפשר Look & Feel ראשוני, ודאי בצורה טובה יותר מאשר האפיון עצמו, וזאת בשל העובדה הפשוטה שתמונה אחת שווה אלף מילים. הדמו אינו מציג את הפיתרון בשלמותו – הוא נותן כיוון ואף מתווה דרך, אך אינו מייצג נאמנה, לא כל שכן בשלמות את הפיתרון העתידי. העיתוי האופטימאלי לשימוש בו, הוא לאחר שהושלמה כתיבת האפיון או שהיא בעיצומה. אנו ממליצים, כמובן, על שימוש בשניים במקביל. חשוב להקפיד ולשקף בדמו את המציאות שסוכם עליה: להקפיד על יישום הקונספט השיווקי, המסגרת הניווטית (כולל עץ תכנים) וחלוקת הנדל"ן הפורטלי. מבחינת תכולת הדמו, אנו ממליצים להדגים בו את דף הבית של הפורטל ועוד 2-3 פריטים מתוך עץ התכנים. חשוב לזכור שהדמו יכול לשמש אותנו גם ככלי שיווקי, ולכן מומלץ להדגים בו לפחות פריט אחד מושך קהל (Killer Application), ומומלץ להציג גם פריט אחד המציג תהליך עבודה, כדי להראות כיצד ה-work flow עתיד להיות מיושם בפורטל. השימוש בדמו עשוי לסייע רבות בקידום הפרויקט: מעבר ל-Look & Feel מאפשר הדמו גם למקד את המרואיינים השונים. פעמים רבות, עם האוכל בא התיאבון, ורק אחרי שנראה למשתמש, כמו גם לספק התוכן, איך "נראה" הפורטל, יורד האסימון וצפים רעיונות רבים נוספים. הדמו משמש פלטפורמה לגיבוש הסכמה על עץ התכנים: בד"כ דיונים לגבי עץ התכנים מלווים בטבלה ארוכה ומסורבלת של Word או Excel, שכמעט תמיד נקטעת באמצע ומישהו הולך בה לאיבוד. בניית עץ התכנים בעזרת יכולות ה-Power Point מאפשרת הצגה יעילה של עץ התכנים, כאשר העיון בו הוא גם מנקודת מבטו של המשתמש. זאת הסיבה שפעמים רבות, אחרי שכבר בנינו את עץ התכנים והסמכנו לגביו עם הלקוח, ערכנו בו שינויים לאחר שהצגנו אותו במסגרת הדמו. הדמו שומר אותנו בתחום המציאות: בכל הנוגע לעבודה מול אנשי ה-IT. פעמים רבות אנחנו מגלים שמה שדרשנו בשלב האפיון לא ניתן לבצע בשלב היישום, למרות שהסכמנו עליו בפגישות משותפות. הסיבה לכך היא שבהיותנו בני אדם אנו חשופים לאי הבנות, גם אם עשינו כל מה שיכולנו כדי למנוע אותן. השימוש בדמו יכול להמחיש את הפיתרון המבוקש ולהבהיר סוגיות שאינן ברורות/שנויות במחלוקת, במיוחד כאשר מדובר בפריטים קריטיים ומהותיים, שאנו מעוניינים להבטיח את יישומם באופן הנראה לנו. הצגה בעזרת הדמו תמנע מאתנו מצב של ציפיות שווא, שעלול להיווצר במציאות של אנשים שמדברים "שני השפות..." הדמו משמש גם כבוחן מציאות: כפי שציינו קודם, בניית הדמו מבוצעת לאור מה שכתבנו באפיון. מעצם כך, הרי שתהליך בניית הדמו עשוי לשמש לנו תהליך של היזון חוזר, שכן נוכל לראות כמה קל ליישם את העקרונות שציינו באפיון, עד כמה הוא כתוב בצורה ברורה ומקיפה וכו'.שאלות רבות שעלו ונענו במהלך בניית הדמו מצאו דרכן להבהרות בתוך האפיון, וחסכו לנו זמן יקר בהמשך הדרך. ולמרות כל האמור לעיל, הרי שלכל מטבע שני צדדים, ובניהול ידע אל לנו להסתפק בצידו האחד של המטבע. לשימוש בדמו גם מספר חסרונות: ראשית, הצגה "מתקדמת" של תפיסת הפיתרון עלולה לקבע את האנשים השותפים לאפיון – הן בשלב הראיונות והן בשלב האישור. מאחר ומדובר בציור בלבד, הדמו עלול להציב רף ציפיות גבוה מדי שלא ניתן יהיה לממש בפיתוח. בנוסף, עלינו לשמור על עיקרון הנאמנות למקור, ולפעמים חסרים לנו הרבה מאוד פרטים על מנת להשלים את התמונה, ואז אנו עלולים להציג תמונה שאינה משקפת מציאות מלאה וחוטאת לאמת. ואולם, דומה כי החיסרון המשמעותי בדמו הוא התשומות שהוא דורש: ברוב המקרים הכנת הדמו אורכת זמן רב, בממוצע כ-10 שעות, אצל אנשים שאינם מיומנים בשימוש ב-Power Point זה עלול אף לקחת יותר זמן. לא כל פרויקט יכול להכיל כמות שעות שכזו, ולכן מומלץ לבחון האם תוקצב לכך זמן. אם בדיוק אתם באמצע פרויקט ולא שריינתם לכם זמן לכך, כמיטב דרכנו בהפקת לקחים, אנו ממליצים לשריין לכך זמן להבא. בכל מקרה – אם החלטתם שאתם הולכים על דמו, אל תסתפקו בצורתו הפשטנית, נסו לדמות כל האפשר את הפיתרון שהייתם רוצים לראות, כאמור, צמוד לאפיון המפורט. מהבחינה המעשית, אנו ממליצים על שימוש ב-Painter הקיים במסגרת העזרים בכל מחשב המופעל בעזרת Windows. למתקדמים יותר ניתן להשתמש גם ב-Snag-it. שני יישומים אלו מאפשרים עריכה של תמונות, ציורים מורכבים יותר ופחות, התאמות צבעים במסגרות ניווט ועוד. כשאתם בונים את המסגרת הניווטית, הקפידו לבנות אותה כתבנית בסיס, זאת בשביל שלא תדרשו להעתיקה לכל עמוד נוסף שתרצו להדגים, ולמנוע "שיבושים" בדרך, בהיותה אחד מהמרכיבים המהותיים ביותר בדמו. נסכם ונאמר, שכפי שהדגשנו בפתח דברנו, הפיתרונות הטובים ביותר שנוכל למצוא קיימים בפנטזיות שלנו. אם יש לקח שצריך ללמוד מ"הנסיך הקטן", הרי שאנחנו לא רוצים להשאיר זאת לפנטזיות, אלא לנסות להגיע ולהסכמה על מה שכולנו רוצים. הדמו מציע דרך פרקטית ופשוטה יחסית להמחשה ותיאום ציפיות, כשגם לאור החסרונות שפרטנו כאן, דומה כי היתרונות רבים יותר, לכן אנו ממליצים בחום על השימוש בו.