הספר Building a Second Brain: A proven Method to Organise Your Digital Life and Unlock Your Creative Potential, הינו ספר שנכתב על ידי אדם בשם Tiago Forte בשנת 2022. הספר מציג תיזה מעניינת: יש לנו כל כך הרבה ידע בראש, המייצגים מחשבות, רעיונות, תובנות והרבה יותר מכך. ההיצף של ידע זה אינו ברכה, אלא פוגע ביכולתנו לממש.
ניהול חיצוני של ידע זה על ידי תיעודו באופן חכם הוא כדאי ובעל תועלות מסוכים שונים:
יאפשר למוח לפנות הרבה מקום לפעולות חשיבה מתקדמות (כי אנחנו צריכים סדר וצריכים מקום פנוי)
לזכור ולמצוא יותר טוב פריטי ידע מהעבר (שמירה וחיפוש ממוחשבים)
למדרג את תהליך גיבוש הידע ובכך לשפר אותו
לזקק יותר טוב את הידע המתגבש במוחנו והפרספקטיבה שלנו היחס לידע חיצוני שנתקלים בו (עצם הכתיבה, כמו גם תהליך גיבוש הידע מזקקים אותו)
לראות קשרים חדשים בין פרטי ידע
בזכות כל אלו לא רק לנהל את הידע הזה באופן מיטבי, אם כי גם לפנות מקום במוח למשימה הכל כך חשובה של הגברת היצירתיות.
בספר Forte פורס, מרכיב אחר מרכיב, את השיטה אותה פיתח לבדו מתוך צורך חיים אמיתי. השיטה לא רק נוסתה על עצמו אלא הוא מייעץ על בסיסה לארגונים ומלמד סטודנטים איך לבצע ניהול ידע אישי (Personal Knowledge Management) בדרך זו.
כדי להבין את הרעיון ברמה ראשונית חשבו על התייחסות חדשה: כתיבת פתק = בניית אבן בנין של ידע.
השיטה הנקראת על שם האותיות הראשונות במרכיביה- CODE, כוללת להלן:
וC-Capture: לכידת הידע
וO- Organize: ארגון הידע (ספוילר- מתודה מפתיעה)
וD- Distill: זיקוק הידע
וE- Express: פעולה על הידע
בנוסף לפרקים המתייחסים לכל אחד ממרכיבים אלו, הספר כולל טיפים והמלצות בהקשר ל:
היום שאחרי: התנהלות שוטפת לניהול ידע אישי.
היום שלפני: שלבים למימוש ראשוני.
ואל תתבלבלו- ניהול הידע האישי אינו מונח לניהול הקבצים, אם כי רובד נוסף מעליו, רובד המחשבות, הרעיונות ושאר פריטי הידע שמסתובבים במוחנו לטובת צרכים אישיים אך גם למה שחשוב לנו לצורך העבודה והקריירה.
למי שמתעניין בניהול ידע אישי- בהחלט יש פה רעיון מקורי. גם לאחרים ממליצה לקרוא את הספר כולו.
C-Capture: לכידת הידע
במשפט אחד: מודעות ולכידה של רעיונות הנחשבים בעינינו לבעלי ערך, על בסיס המידע וההתנסויות בהם אנו מתחככים.
סוגי מידע שנרצה לשקול ללכוד:
הארות וציטוטים: מקטעי מידע מספרים, פודקסטים או מאמרים מעוררי השראה, המהדהדים בתוכנו
קישורים: תוכן מעניין שמצאנו ברשת האינטרנט או ברשת פנימית
לקחים: מקורסים, כנסים, פרויקטים או אירועים ותהליכים אחרים
זיכרונות: רגעים ששווה לזכור
סיפורים: שכדאי לחזור אליהם
מחשבות אישיות: שיקוף מציאות, רעיונות שצצו במקלחת ועוד
שאלות: שאלות פתוחות וסוגיות המעסיקות אותנו.
טיפים:
לא יותר מידי פריטים: רק כאלו שבאמת בעלי ערך בעינינו המעוררים השראה, שימושיים, קשורים בנו
לא ארוך מידי: מקטעים ולא מאמרים
מקורות: שמירת קישור גם למקור המידע, אם רלוונטי
סוג התוכן: בעיקרו טקסטואלי, אך יכול לכלול תמונות, סרטונים או אודיו
טכנולוגיה: שימוש בכלי דיגיטלי שיאפשר שמירת המידע, תיוגו וחיפוש בו (פחות משנה איזה); כאמור, כל אחד מאיתנו ימשיך להשתמש בסביבה נפרדת, וכנראה יותר מאחת, לשמירת מסמכים ונתונים.
O- Organize: ארגון הידע
במשפט אחד: שמירת המידע בדרך שתאפשר שימוש נוח בו.
מתן חשיבות קריטית לדרך ארגון התכנים להבטחת קלות הנגשתם.
המחבר מציע שיטה מקורית למדי לארגון התכנים, השונה מדרך ארגון מסמכים או תפריטי אתר קונבנציונאליים.
השיטה מכונה PARA על שם ראשי התיבות של 4 התיקיות הראשיות שבה:
וP- Projects: פרויקטים פעילים ש בהם אנחנו מעורבים כעת. דוגמות: מעבר דירה, הסבת גרסה
וA- Areas: תחומים תחת אחריותנו (טווח ארוך). דוגמות: הורות, אבטחת מידע
וR- Resources: משאבי מידע שנראים שיכולים להיות רלוונטיים ובעלי ערך, לאו דווקא למשהו מוגדר. דוגמות: פרודוקטיביות אישית, משבר האקלים
וA- Archive: רעיונות ישנים, שאינם משמשים כעל לאף אחד מהשלושה לעיל באופן פעיל. דוגמות: תכנים מכל שלושת הסוגים לעיל שלא נראה שיסייעו בקרוב.
שיטה זו המוצגת לעיל מקדשת את השימושיות של המידע, ולא את סוגו.
מתחתיה תהיינה תת-תיקיות רלוונטיות (אחת לכל פרויקט פעיל, אחת לכל תחום פעילות וכו׳) ומתחת- הפתקיות עצמן. כלומר- יש שלוש רמות שבהם כלל התכנים מאורגנים. וזהו.
טיפים:
טוב דיו: לא לנסות להיות פרפקציוניסטים בדרך ארגון הידע; זהו אמצעי ולא מטרה בפני עצמה
שמות התיקיות: תאימות בטקסונומיה אל מול מערכות ניהול תוכן אחרות בהם עושים שימוש (למסמכים ועוד)
הקבצה נוספת: כאשר רוצים לציין שיש כמה תיקיות בעלות אותו קטגוריה (למשל אישי/מקצועי), אפשר להוסיף את שם הקטגוריה או ראשי תיבות שלה בתחילת כל התיקיות המתייחסות אליה
סדר חשיבה על מיקום פריט ידע בתיקיות: אם לא בטוחים לגבי מיקומו של פריט בוחנים אותו תמיד מלמעלה למטה: פרויקט -> תחום ענין -> משאב -> ארכיון
דינמיות: תכנון התוכן תוך שזוכרים שיש לו סיכוי רב לנוע ממקום למקום, בהתאם למה שמעסיק אותנו יותר בתקופה נתונה. ארכיון אינו לתמיד, וידע בתיקיה אחת יכול בקלות להיות מועבר או מועתק לתיקיה אחרת.
D-Distill: זיקוק הידע
במשפט אחד: סינון, הסרה ודיוק הידע שנשאר בדרך המעמיקה אותו.
שלבי הזיקוק:
פריטי ידע גולמיים
סימון פסקות בעלות ערך
סימון (מרקור) מילים ומשפטים
תמצות הידע- עדיף כמשפט בודד או כ bullet points קצרים
המעבר מכל שלב לשלב הבא לוקח בחשבון רק את השלב שלפניו. לדוגמה, כדי לסמן מילים ומשפטים מעיינים רק בפסקות שסומנו.
טיפים:
מידתיות: זהירות לא לסמן יותר מידי. כלל אצבע 10-20% מהפריט
כוונה: סימון רק כאשר יש יעד ברור למה הפתקית תשמש (איפה נאחסן אותה ולמה)
השקעת יתר: חשיבה מרובה מידי האם לסמן או לא. הסתייעות בכללים שהוזכרו לעיל לסמן מה ששימושי או מעורר השראה.
E-Express: הבעה
במשפט אחד: פעולה אקטיבית על הידע.
פעולה על הידע הינה קריטית להפיכתו לבעל ערך.
שלבים:
היזכרות: חזרה לפריט ידע קיים מהעבר. בין על ידי חיפוש, שיטוט, או תוך כניסה למצב שלווה שיאפשר לנו להיזכר ברעיונות רחוקים
קישור: הסתכלות על אוסף פתקיות ידע וקישורם ככלי לראות את התמונה הרחבה יותר
יצירה: יצירת תמונה אינטגרטיבית
טיפים:
משוב: בקשת וקבלת משוב מאחרים. עדיף באופן מדורג Agile-לא לבשל רעיון עד תום לפני שיתופו עם אחרים
וRemix: שילוב של פתקיות ממקומות שונים יכול להניב ערך משמעותי
היום שאחרי: התנהלות שוטפת לניהול ידע אישי
התנהלות עם ״מוח דיגיטלי״ המשמש כסביבה נוספת ומשלימה:
מצב אפס: שולחן עבודה וראש נקיים (לא להשאיר הרבה פתקיות לא מטופלות)
התנעה: כאשר רוצים להתניע פיתוח של פרויקט/רעיון חדש- שימוש במוח הדיגיטלי ושיטת ה- CODE ככלי מרכזי לפיתוח. המחבר מציע שלוש שיטות טיפוסיות למימוש:
שוטף:
אבני דרך:
השקעת זמן בפיתוח ויצירתיות: אפשרי... לאור הזמן שהתפנה.
היום שלפני: שלבים למימוש ראשוני
שלבים לטבילת אש ראשונה וסיגול תהליך ניהול הידע האישי:
בחירת 2-3 תחומי תוכן שרוצים להתחיל איתם.
החלטה על הפלטפורמה הדיגיטלית בה ינהלו את פתקיות הידע.
החלטה על כלי שיסייע בלכידת הידע הראשונית, למשל סימון מאמרים לקריאה בהמשך.
הקמת תיקיות ה PARA האישית.
זיהוי 12 בעיות אישיות/מקצועיות חשובות.
לכידת הידע שכבר קיים כסימניות (עדיף על ידי אינטגרציה בין כלים, ויישום ממוכן).
אימון ביצירת תמציות ידע ראשוניות (בדרך שהוצעה דרך סימון רב שלבי וסיכום).
התנסות כוללת לפרויקט מסוים.
התקדמות ליצירת הידע (פרק קודם- התנעה) של איסוף ידע חדש לפרויקט.
תזמון מעקבים חודשיים.
הערכה עצמית (דרך שאלון באתר החברה buildingsecondbrain.com/quiz) ושדרוג יכולות.
הצטרפות לקהילת ניהול ידע אישי באחת הרשתות החברתיות.
סיכום:
פעילות ה CODE על שלביה השונים יוצרת ומזקקת את הידע החדש. הצלחתה בעצם הרעיון של שמירת הידע, במתודה המוצעת, ובכך שהיא כוללת איזון בין מרכיבי התבדרות והתכנסות (divergence-convergence) ותנועה מעגלית ביניהם.