איזו מערכת טכנולוגית לניהול ידע כדאי לי לרכוש לארגון שלי?
שאלה זו חוזרת אצל לקוחות רבים, הן אצל לקוחות "חדשים" בתחום, העושים את צעדיהם הראשונים בתחום ניהול הידע בארגון שלהם, והן אצל לקוחות "ותיקים", ששוקלים להחליף את המערכת הקיימת בארגונם מסיבות אלו ואחרות.
השאלה חוזרת עוד, הן אצל לקוחות ששמעו על השדרוגים שקיימים אצל אחרים ורוצים לשדרג את שלהם, והן אצל אלו ש"רק" לא מרוצים ממה שיש אצלם כרגע, ומחפשים פתרון חדש. לעיתים, פשוט, "הגיע הזמן" להחליף / לעדכן / לחדש את המערכת הישנה.
איזו מערכת טכנולוגית לניהול ידע כדאי לי לרכוש לארגון שלי?
הם מסתכלים עלי, היועץ, הרי אני הוא זה שמכיר וראה ונגע במערכות שונות בפעולה... שואלים אותי לדעתי - מה יכול להתאים לארגון שלהם? ומה הכי טוב? SharePoint, Kana, KMS LighetHouse, Oracle, Jive, Documentum, , Omer, או מערכת אחרת?
השוק, כידוע, רווי במערכות, פלטפורמות, כלים, בתי תוכנה, אפליקציות – המתמחים בניהול ידע וניהול מסמכים – ובטח יצטרפו לרשימה עוד ועוד כאלה בשנים הקרובות. המערכות הללו, ברובן, כוללות מאפיינים דומים ויכולות דומות לצרכי ניהול הידע של הארגון.
איזו מערכת טכנולוגית לניהול ידע כדאי לי לרכוש לארגון שלי?
אולי, לרגע, נשאל שאלה אחרת לפני שאלה זו.... אולי נשאל: מה צריך לבחון לפני רכש מערכת לניהול ידע? בבואנו לבחון מערכת טכנולוגית לרכישה, עלינו לבחון את הקריטריונים הללו:
מיפוי והגדרת הצורך הארגוני ממערכת לניהול ידע (צרכים, קהלי ידע, סוגי תוכן)
גודל הארגון, קיום תשתיות מתאימות (שרתים, עמדות)
מאפיינים ספציפיים של הארגון (שפות, הרשאות, גיבוי וניהול מסמכים)
תרבות הארגון (מבנה ההיררכיה הארגונית, תהליכי עבודה ונהלי עבודה)
אופי / מסוגלות העובדים (שפה, נגישות, פיסי (למשל טכנאים בשטח)
עלויות המערכת (חד פעמיות ושנתיות) למול תקציב הארגון
מאפיינים ייחודיים של מערכות שונות (בנצ'מרק בין מערכות, סיפורי לקוחות)
* קריטריונים אלו הינם כלליים. יתכנו קריטריונים נוספים / ייחודיים בהתאם לארגון.
והקריטריון החשוב ביותר, לדעתי, בנוסף על אלו, הוא בחינת את היכולת של הארגון / של מנהל הידע ועובדיו להתחייב לפרויקט טווח ארוך - לנהל את השינוי, להשקיע עבודה, זמן וכסף, בהקמה ויישום וניהול של מערכת ניהול ידע ארגונית חדשה, להטמיע אותה ולשלבה בשיטות העבודה הקיימות בארגון. יש לכתוב תכנית עבודה מפורטת ומובנית לניהול הפרויקט, ולבצעה.
ניסיוני האישי מלמד, כי הצלחת פרויקט מסוג זה אינה תלויה במערכת דווקא, אלא בעיקר בתכנית העבודה ובאופן ניהול תהליך השינוי הארגוני.
ועוד מילה לסיום: אם אתם זקוקים ליועץ שילווה אתכם בתהליך, אתם מוזמנים לפנות אלי ואל חבריי ברום. אנחנו נשמח להיות השותפים שלכם ולסייע לכם בתהליך.
בהצלחה.