גיבוש קהילה של מובילי ידע: איך להפוך את הידע לכוח פועל בארגון

בימים אלה אנו עוסקים בהקמת קהילת מובילי ידע בארגון גדול. קהילת מובילי ידע היא קבוצת עובדים בארגון, המחזיקים במגוון תפקידים, מצטיינים בידע המקצועי שלהם, אשר נבחרו להיות מובילי ידע, תפקיד אותו ימלאו בנוסף לתפקיד העיקרי שלהם בארגון.

המטרה המרכזית של קהילה מסוג זה היא קידום תרבות ניהול הידע בארגון כולו, באמצעות טיפוח שגרירים של הנושא, הנמצאים בתפקידים שונים ברחבי הארגון. טיפוחם של מובילי הידע כקהילה מסייע לעודד אותם לפעול ברוח מטרה זו. קיום קהילת מובילי ידע יכול להוות מנוף משמעותי וחשוב לניהול הידע בארגון. מובילי הידע עצמם יכולים לשמש מודל לשיתוף ידע, וע"י כך לפתח את התרבות הארגונית כולה בכיוון זה.

לצורך הקמת הקהילה גיבשנו קורס הכשרה קצר ותמציתי, כדי להכיר למשתתפים את עולם ניהול הידע על קצה המזלג, ולספק להם כלים בסיסיים שיסייעו בידם ליזום פעילויות הקשורות בניהול ידע ביחידה בה הם עובדים, לעודד את עמיתיהם לשתף בידע הנצבר אצלם לטובת הידע הארגוני, להתמודד עם התנגדויות אפשריות, ובאופן כללי להטמיע את נושא ניהול הידע בקרב עובדי היחידה שלהם, על-מנת ליצור תרבות ארגונית שצומחת bottom-up. במהלך הקורס חשפנו אותם למגוון נושאים, ביניהם:

• מושגי יסוד בניהול ידע

• פתרונות לשיתוף, שימור, פיתוח והנגשה של ידע

• מיפוי ותיעדוף צרכי הידע בארגון

• פלטפורמות דיגיטליות לניהול ידע

• מענה לצרכי ידע באמצעות בינה מלאכותית

• מוביל ידע יחידתי - תפיסת התפקיד

• שימור ידע

• ניהול השינוי

• קהילות ידע

• תרבות ארגונית

בהמשך לקורס, האתגר המרכזי הוא גיבושם של מובילי הידע כקהילה פעילה. זהו ללא ספק אתגר משמעותי, הכולל התמודדות עם שלל מרכיבים. להלן מספר דוגמאות:

• הטמעת תרבות של שיתוף ידע מחייבת שינוי תודעתי. לרוב, עובדים רגילים לאגור מידע או לפעול כאיים של ידע (Silos). לשכנע אותם לקבל פתיחות, שיתוף פעולה ושיתוף ידע יכול להיות מאתגר מאוד.

• אנשים נוטים להתנגד לשינוי, במיוחד כשהוא משפיע על הרגלי היום-יום או על הפרקטיקות הקיימות שלהם. לסגל התנהגויות חדשות, לדוגמה, שיתוף בתובנות, עשוי להיתקל בהתנגדות.

• מובילי הידע עצמם עסוקים במשימות היומיומיות שלהם, והקצאת זמן לפעילויות הקהילה, השתתפות באירועים או בדיונים על שיתוף ידע עשויה להעמיס עוד יותר על הפעילות השוטפת שלהם, ולגרום להם להסתייגות או להימנעות מפעילויות הקהילה.

• ללא תגמולים מתאימים, עובדים עשויים לא לתת עדיפות להשתתפות בקהילה. הכרה והוקרה על ביצוע פעילויות הקשורות בניהול הידע ביחידה ובארגון כולו יכולים להניע את מובילי הידע לתרום לפעילות.

• פלטפורמות טכנולוגיות לא מתאימות או מיושנות, חוסר בכלים ידידותיים למשתמש יכולים להפריע לזרימת תקשורת ולהקשות על שיתוף הידע בין מובילי הידע עצמם.

• קהילות דורשות טיפוח ותחזוקה תדירים. התמיכה בעניין, הרלוונטיות וההתעניינות לאורך הזמן דורשים מאמץ קבוע והתאמה למציאות, מחד, והקצאת משאבים מתאימים, מאידך.

כדאי לזכור שהתמודדות עם האתגרים הנ"ל כוללת שילוב של תכנון אסטרטגי, תקשורת יעילה ומשוב מתמשך. התמודדות זו, שכרה בצידה, שכן טיפול במכלול האתגרים יכול בהחלט לתרום להצלחת הקהילה, ובכך גם להצלחת הארגון.

להלן מספר טיפים שכדאי להתמקד בהם, כדי להביא את קהילת מובילי הידע לקדמת הבמה בנושא ניהול הידע בארגון:

• לפחות אחת לרבעון, מומלץ לקיים אירועים ופעילויות שמקנות למובילי הידע הזדמנות להכיר זה את זה, ולשדרג את יכולותיהם בנושאים טכניים, כישורים רכים וכלים ניהוליים. במסגרת פעילויות אלה כדאי לשלב הרצאות ותרגולים לפיתוח היכולות המקצועיות בתחום ניהול הידע. מפעם לפעם כדאי לקיים פעילויות אלה מחוץ לארגון, לדוגמה, סיור לימודי או אירוח אצל קהילה מקבילה בארגון אחר. פעילויות מסוג זה יתרמו לפיתוח קשרים בין מובילי הידע, לקידום תקשורת פתוחה ביניהם, ולשיתוף הידע והניסיון שכל אחד מהם צובר הן בעבודתו השוטפת והן כמוביל ידע.

• במקביל לפעילויות משותפות, מומלץ ללוות את מובילי הידע באופן אישי ופרטני, ולסייע להם להתניע, ליזום ולקדם פעילויות ניהול ידע ביחידה בה הם עובדים.

• אפשר להציע לחברי הקהילה ליצור פרויקטים משותפים בתחום ניהול הידע שהארגון כולו יוכל ליהנות מהם. ביצוע פרויקטים משותפים, בהם מספר מובילי ידע יכולים לעבוד יחד, מספק למובילי הידע הזדמנות לשתף ידע, ללמוד אחד מהשני ולפתח ביניהם יחסים טובים.

• לוודא שקיימות עבור הקהילה פלטפורמות לתקשורת ולשיתוף ידע, לדוגמה קבוצות דיון או פורומים מקוונים, שבהם מובילי הידע יכולים לשתף ידע, להעלות שאלות ולקבל תשובות מחברי הקהילה. בנוסף, כדאי להציע למובילי הידע להצטרף לקבוצות מקצועיות ברשתות החברתיות, בהן ניתן לשתף ידע ולהיחשף לחדשות וחידושים בתחום ניהול הידע, אותם יוכלו לחלוק עם חברי הקהילה, וגם עם עמיתיהם האחרים בארגון.

לסיכום, בעזרת קהילת מובילי הידע, אנו מקווים לקדם את תרבות שיתוף הידע בארגון, להגביר את ההשפעה על השטח ולחגוג ביחד הצלחות חדשות.

כל אחד מאיתנו הוא חלק מהשינוי, ויחד אנו בונים עתיד טוב יותר, מבוסס ידע וניהול ידע.

מקורות:

• לומדה לניהול ידע בארגון

• 10 טיפים להקמה וניהול של קהילות מקצועיות

• מוביל קהילת ידע

• ניהול קהילות ידע