top of page
  • תמונת הסופר/תסיון הלוי

כמה תובנות על תובנות

כאשר אנו בונים מאגר תובנות אנו עומדים בפני כמה יעדים ואתגרים; ראשית, אנו שואפים ליצור מאגר חי ועדכני שהידע מתווסף ומצטבר בו דרך קבע. שנית, אנו שואפים שהמאגר יהיה שמיש ורלוונטי לעובד בזמן ובמקום המתאימים ושבכל רגע נתון יזכור את קיומו כמאגר שניתן להיוועץ בו. כיצד נתמודד עם אתגרים אלו? להלן כמה תובנות על ניהול מאגר תובנות:


1. אישור תובנות - על מנת שנבטיח מאגר איכותי שבו כל התובנות הינן בעלות ערך מוסף, מעשיות ומוסכמות נוכל להשתמש בשתי דרכים:

א. לאשר את כל התובנות ע"י גורם מרכזי אחד שמונה למנהל המאגר.

ב. להביא את אישור התובנות לדיון צוותי.

באופן טבעי נשתמש בדרך הראשונה כאשר מנהל המאגר מוכר כדמות ברת סמכא וידע רוחבי על פעילות היחידה בכללותה. היתרון בהפעלת טכניקה זו הוא בעיקר חסכון במשאבים ויכולת תוך זמן קצר להכניס תובנה איכותית למאגר.

בדרך השניה נתשמש כאשר:

  • ברצוננו לקבל הסכמה רחבה לגבי התובנות.

  • כאשר נרצה ליצור מחויבות ליישום התובנה ע"י כל הנוגעים בדבר.

  • כאשר נרצה לשכלל את יכולות העובדים. אנו מאמינים כי ע"י קיום דיון צוותי נוכל לשכלל יכולות כגון עיבוד ויצירת ידע, הפיכת הידע מסמוי לגלוי, ניסוחו הממוקד, פיתוח יכולת הכללה (במסגרת הדיון נוכל ללמוד ביחד על כל המקרים לגביהם התובנה עשויה להיות רלוונטית).

אם נביט בשתי הדרכים הנ"ל, נוכל לזהות בנקל את הערך המוסף הרב שניתן להפיק מדיונים צוותיים מעבר לצבירת תובנות. על מנת ליהנות מיתרונות אלו, נמליץ להפעיל שיקול דעת (ולא תמיד לדבוק במה ש"טבעי" לעשות); כך, גם כאשר אכן יש לנו דמות ברת סמכא לקבוע מהי תובנה איכותית, כדאי לנצל את התועלות שיש בדיונים הצוותיים ולהחליט באילו מקרים ולפי אילו קריטריונים ייעשה שימוש בטכניקה זו. (למשל כאשר יש חשש שתובנה מסוימת תעורר חילוקי דעות, כאשר יש סכנה שמצב בלתי רצוי יחזור על עצמו וטרם נמצא פתרון לעקיפתו וכו')


2. תרומה ושימוש בתובנות - מטרתנו היא להגיע למצב שבו העובדים תורמים ידע חדש כדרך משגרת העבודה בארגון. לצורך כך חשבנו תמיד על העוגנים הטבעיים בתהליכי העבודה שבהם ניתן לשלב תרומה ושימוש בתובנות. דוגמא לעוגן כזה: איסוף תובנות בתום מילוי סעיף הפקת לקחים בתבנית התיעוד, שילוב תובנות משמעותיות בתבנית התיעוד. זה אכן הרבה אך לא מספיק. חשוב שכל הזמן "נפעיל את הראש" באיתור עוגנים נוספים על מנת שאכן נצליח לפתח תרבות של ארגון לומד. ניתן למשל לחשוב על שלבי פעילות נוספים כגון ישיבת סיכום פעילות צוות שיפור, אירוע משמעותי שקרה באותה קבוצה מקצועית, דיון בפעילות פרויקטלית ובכל אחד מאלו להוסיף מקום לחשיבה ותיעוד של "לקחים עד כאן". (יש לבחון אפשרות של הצטרפות מומחה התוכן לחלק מפגישות אלו)

בנוסף, ניתן להחליט על טכניקה שתבטיח כי התובנות הקיימות במאגר לא יזנחו. ניתן במסגרת ישיבות צוות לבחור בכל פעם 3 תובנות הקיימות במאגר למעלה מX- זמן ולערוך בעניינן דיון. האם עדיין רלוונטיות? האם עשינו טעויות שיכלו להימנע אם היינו מיישמים את התובנה ונזכרים בה בזמן? האם יש צורך לערוך לגביה עדכון (למשל יכולת הכללתה לעוד מקרים שעליהן לא חשבנו).

חשיבה יצירתית על שילוב מקסימלי של שימוש ויצירת תובנות כחלק משגרת העבודה תביא לכך שהלמידה תהא שוטפת, קבועה ותפיק נכסי ידע רלוונטיים.


3. בכל מאגר תובנות קיימים מאפיינים, אלו עוזרים למשתמש פעמיים. פעם אחת לאחזר את הידע באופן ממוקד בהתאם לצרכיו (למשל לסנן את כל התובנות שעוסקות ברכישת ציוד חדש) פעם שנייה כעזרי חשיבה בתהליך ההכללה (האם התובנה רלוונטית רק לרכישת ציוד חדש או גם לאחזקת הציוד לאחר הרכישה).

בהקשר זה קיימים 2 סוגי מאפיינים: מאפייני תוכן (רלוונטיים לעולם התוכן הספציפי, להלן רכישת ציוד חדש) ומאפיינים מערכתיים (המופיעים בכל מאגר תובנות ללא קשר לתוכנו). דוגמא למאפיינים מערכתיים כאלו: תורם הידע, תאריך תרומת הידע, קישור, תאריך לבחינת עדכניות, רגישות וכו'. ובכן, ברצוננו להציג רעיון למאפיין מערכתי נוסף – כיוון התובנה. כאשר אנו מפיקים תובנות ישנן תובנות שמיועדות לשחזר הצלחה, לחזור על פעילות. בתובנות אלו אנו ממליצים לפעול בדרך X. לעומתן יש תובנות שמכוונות אותנו להימנע מטעות בהן אנו ממליצים להימנע מלפעול בדרך X. בקיצור ניתן לומר כי כל התובנות יהיו מנוסחות כהמלצות "עשה" ו"אל תעשה". אם כך ניתן להשתמש גם במאפיין כללי זה כאמצעי סינון נוסף ע"י ציון כיוונה של כל תובנה ("עשה" או "אל תעשה") סימון זה יגדיל את יכולת האחזור הממוקד של משתמש הקצה. סימון כזה יכול להיעשות ע"י סימונים כגון פרצוף עצוב להמלצת "אל תעשה" ושמח להמלצה "עשה" (כמו בדוגמא שלהלן) , חצים (יורדים או עולים לפי כיוון התובנה) או סימני "+" ו"-".

Comments


bottom of page