הספר, Principles of Knowledge Auditing: Foundations for knowledge management implementation, הוא ספר שנכתב על ידי Patrick Lambe, מוביל ניהול ידע ידוע בסינגפור, ויצא לאור בשנת 2021. כמו בספרים אחרים- גם כאן יש סיפור מעניין מאחורי התגלגלות הספר אלי, אך על כך בפעם אחרת.
הספר דן בתחום חשוב שאין הרבה הנוגעים בו- מבדקי ידע.
אין ספק ש- Lambe חקר את נושא מבדקי הידע מכל כיווני התפתחותו והוא מציע כאן ראייה עם שורשים של התפתחות התחום. ועם זאת, הסיכום להלן, מתמקד בעיקר בהיבטים הפרקטיים של המבדקים.
להלן מפת הספר:
רקע
כלים מעשיים
הספר, מעבר להיות גוף ידע רחב ביותר בכל הקשור למבדקי ידע, כולל בסופו המלצות לסוגי מבדקים שכדאי לקיים בתרחישים שונים.
ספר מעניין ומלמד.
מהם מבדקי ידע
מהו מבדק תיאורי
חקר מידע, שהוכן על ידי גורם אחר, כדי להכריע האם המידע אכן מייצג מצב/הנחות/הצהרות של הגוף הנבדק.
מהו מבדק ידע?
הערכה מדויקת של מה שאנחנו יודעים כעת, כדי להקים את מה שנדרש לטובת המחר.
מבדק ידע הינו מבדק פרספקטיבי (מנקודת מבט):
הוא מבוסס על ההקשר הארגוני ויעדי הארגון.
הוא משלב הסתכלות על הארגון כולו ותוך שכך על הפונקציות המתפקדות בו.
מחפש תובנות והמלצות מעשיות לשיפור ושינוי.
אנחנו מבצעים מבדקי ידע, הערכות ניהול ידע וממפים את הידע שלנו, ככלי לשינוי. תהליכים אלו מהווים חלק ממהלך ארגוני לשפר את הביצועים ו/או התקשורת, דרך ניתוח שיטתי של הידע וזרימתו. בעולם הרחב, מבדקים משמשים למטרות שונות (למשל במבדקי מס), אך בעולם ניהול ידע אנו מתמקדים במבדקים ככלי לשינוי- ההתקדמות מהמצב הקיים למקום טוב יותר. מתודות המבדק ודרכי יישומן תשרתנה צריכות לקחת נתון זה בחשבון, כדי אכן להוביל לשינוי. מבדקי ידע אינם דבר טריוויאלי, היות וההגדרות כמו גם השיטות מרובות, ומבדקים ממוקדי שינוי חשופים לסיכון של פרספקטיבה אישית- תלויי הבנה מהי רשומה תומכת, תלויי יכולת שכנוע ורצון של הבוחן. עלינו, כמבצעי מבדקים אלו, לדאוג להשתמש במתודה ויישום יציבים ומבוססים דיים ולא ליפול למלכודת זו. כדי לנתח מתודות רלוונטיות, מסתייע Lambe בשני בחקר מבדקים בשני תחומים המרכיבים את עולם ניהול הידע: 1) תקשור ארגוני 2) מידע. תחום ניהול הידע צעיר משני התחומים האחרים, אך ברור מעל כל ספק, שהעניין במבדקים בתחום זה גבוה כיום יותר, כפי שיעידו מספר המחקרים העוסקים בתחום זה, לעומת שני המקבילים הקודמים לו.
סוגי מבדקי ידע
מבדקי ידע כוללים סוגים שונים של מבדקים. מיפוי סוגי המבדקים השונים:
1. בוחנים תופעות של:
העדפות אישיות
נכסי ידע
התנהגויות הקשורות בידע
יכולות ניהול ידע
שיטות עבודה של ניהול ידע
תכניות ניהול ידע
2. מדגימים:
מצאי (נכסים, פערים, זרימה, כלים ותהליכים)
הערכת מצב (אל מול צרכים, השוואה לארגונים אחרים, אקלים, תאימות, בשלות, התקדמות, סיכון, התבססות תקן)
סקירה למטרת גילוי ובירור (הסתכלות פנימית/חיצונית, יחיד/קבוצה, תפיסה עצמית שיתופית, תאימות יחידים, תאימות לצרכים)
הצבת יעדים משתפת (אל מול אידאות/מטרות, תפיסה עצמית שיתופית, תאימות יחידים, תאימות לצרכים)
3. מתודות הבחינה:
ניתוח תוכן
קבוצות מיקוד
ראיונות
מפות רשתיות (שיתופיות, זרימת ידע, נכסי ידע)
תצפיות
איסוף סיפורים
סקרים
סדנאות
אין צורך לבחור בסוג יחד. מבדק ידע טוב יהיה שילוב של כמה מרכיבים מהנ״ל. מבדק ידע טוב יבחן שילוב של: 1) הידע- הקיים, הזרימה, צרכים ויעדים 2) ניהול הידע- גורמים מאפשרים, תהליכים, יכולות, ותפוקות.
כלים מעשיים-
מבדקי ידע לניהול ידע ארגוני
טיפולוגיה לביצוע מבדקי ידע: על בסיס מודל של Snowden, Lambe משכלל ומגדיר שישה סוגי ידע:
נתונים ומידע: ארטיפקטים, ידע מוחשי וגלוי
מיומנויות ויכולות: ידע שניתן להדריך ולאמן, ובהמשך למדוד
ידע מתודי: יוריסטיקות, כללי אצבע, דרכי עבודה וידע משתמע נוסף שלא תועד
קשרי עבודה: קשרים ואמון בין אנשים שמאפשר העברה ושיתוף
ניסיון: ידע סמוי בעל ערך שנצבר מההתנסות החוזרת ונשנית, המאפשרת לארגון להתמודד גם עם השגרה וגם עם אתגרים לא צפויים
כישרון טבעי: יכולות ייחודיות שי לפרטים ולא ברי העברה או ללמידה (ניתנים לפיתוח).
סוגי ידע אלו Lambe ממפה כגלגל הידע:
המיומנויות, הניסיון והכישרון- אישיים; הנתונים והמידע, מתודות העבודה והקשרים- שיתופיים.
הניסיון, הכישרון – מייצגים ידע סמוי (tacit) ; הקשרים ומתודות העבודה- ידע משתמע (implicit); והמיומנויות, הנתונים והמידע- מייצגים ידע גלוי (explicit) .
הטיפולוגיה המוצעת על ידו, עומדת לפי ניתוחו במבחן של מבדק ידע טוב: 1) ניתן לצפייה 2) טבעי ביחס למציאות 3) ניתן לפעול על פיו 4) כולל ומקיף 5) מפורט, אך במידה הנכונה.
המלצות ליישום:
הגדירו את קהל היעד, ועיבדו עם בעלי החסות על צרכים בהירים שהובילו למבדק, ומה צפויים ללמוד ממנו.
שלבו 3-5 מתודות בחינה בלתי תלויים (הוכחות עשייה) כמפורט לעיל.
תארו ותקשרו באופן ברור את המודלים הנבחרים לבעל החסות ובעלי ענין- מה ייבדק ומה התרומה המצופה מכל מרכיב. נסו להימנע ממבדקי עלות-תועלת (קשה ולא נכון להתייחס לידע לדעת Lambe כנכס ולמדוד אותו ככזה) וממבדקים מסכמים כוללים.
שימו לב לשפה של המבדק. יכולים להיות קונפליקטים וחוסר עקביות. (Lambe מתנגד בכל מאודו למינוח ״נכסי ידע״ שלדעתו מזיק ולא מדויק).
בצעו את המבדקים בעיקר ברמה של פונקציות וצוותים בתוך הארגון, ופחות ברמה כוללת או ברמה אישית.
שימו לב לשלוש רמות ידע:
ידע ליבתי: מינימום נדרש כדי שהארגון יפעל בתחום התוכן שלו
ידע מתקדם: ידע המסייע לארגון להיות תחרותי
ידע חדשני: ידע המסייע לארגון לחדש ולבדל את עצמו משמעותית ממתחריו.
מדרגו את המורכבות והדרישות.
אם המטרה העיקרית היא חקר- השאירו לעצמכם גמישות, כך שעל סמך ממצאים ראשוניים, תוכלו לכוון את המשך המבדק.
תעדו, תארו והשוו את התוצאות והמתודות עם אלו של מנהלי ידע עמיתים.
נסו לדאוג שההשקעה במבדק תכלול גם מעקב המשך, וכן שהנלמד ישולב בתכנית עבודה ארגונית.
תקן ניהול הידע 30401
מעבר לסקירה של התפתחות התקן והמהומה שהתעוררה סביבו לאחר פרסומו בקרב מובילי הדעה הבינלאומיים, האם ראוי שיהיה תקן, והאם התקן אכן עונה לנדרש, מנתח Lambe את התקן שפותח.
נתחיל מהסוף- לפי הניתוח של Lambe- התקן הצליח.
תובנות מרכזיות:
התקן הוא בתפיסה פרספקטיבית
התקן מבוסס על משפחת התקנים הכוללת של ISO9000 ועל התבנית הניהולית שלה
התקן לא נותן מענה לכל צרכי מבדקי הידע למטרותיהן השונות- ארגון והידע שלו מורכבים מידי לבחינה שכזו; ניהול ידע מורכב מידי
התקן יוצר רושם, בפירוט רשימת הדרישות של מבדק מסכם כולל, מה שהוא לטענתו לא באמת, אלא לכל היותר כלי לבחינת קיום תנאים היגייניים בארגון בהיבטי ניהול ידע
לא חד משמעי וספציפי דיו בדרישותיו: תלוי בוחן- אינטרפרטציה ושיפוט
לא מכוון דיו לשיני ושיפור .0מה שהיינו מצפים ממבדק ידע- ראה הגדרה ראשונית)
חשש ניתוק לגבי היבטים מסוימים (למשל תרבות), של ניתוק בין המדידה למציאות
מעבר להיותו כלי לבחינת תנאי היגיינה, מציע Lambe שימושים נוספים לתקן:
כמכוון לתכנון ויישום ניהול ידע מצטיין, תוך מניעת כשלים ונפילה למוקשים מוכרים.
שפה משותפת
אפשרות מעבר, השוואה ולמידה בין ארגונים והקשרים שונים
אפשרות השוואה בין ספקים
מדד לאיכות ובטיחות בעבודה עם ספקים בעלי תקן
מגדיל רמות הערך המוסף המוצע על ידי אנשי המקצוע.
סיכום
אתגר התקשורת בעולם ניהול הידע משמעותי, בתוך הארגון ומחוצה לו. מבדקי ידע טובים היא דרך מצוינת לתקשורת טובה- לתיאום ציפיות, שיח בשפה משותפת, עיבוד ומעקב ביצועים לאורך זמן, כמו גם למידה והשוואה לאחרים. כדאי להשקיע.